こんにちは。福島です。
確定申告の資料整理で、
「交通費をどのように記録するか？」
という質問を時々受けます
新幹線や飛行機でしたら、個別に領収書が出るので問題ありませんが、
近距離移動の鉄道やバスについては、個別に領収書をもらわないので、
どうしたら良いのか？というお話です。
対応方法としては、次のような方法があります。
なお、今回はインボイスについては考慮しないものとします。
１）明細書を作成する
エクセルなどで明細を作成します。
今回と同じテーマをブログに書きましたので、
そちらに作成例の画像をアップしています。
引用元（私の著書）
これって経費になりますか？ - 株式会社 税務経理協会 (zeikei.co.jp)
一から作成するのは面倒なので、
suicaなどの電子マネーをcsvに変換するスマホアプリを使うと便利です。
ちなみに、私は
ICカードリーダー ～Suica 残高チェッカー～
というのを使っています。
上記はアンドロイドなのですが、iPhoneにも似たアプリがあります。
２）きっぷの写真を取る
電子マネーが使えないローカル線などでは、
現金できっぷを買う場面もあるかもしれません。
その場合は、きっぷを買ったときにその写真を撮っておきます。
これなら、乗り終わって切符を回収されても、記録が残ります。
３）チャージ代（の一部）を経費にする
これは、正式な話をすれば問題があるのですが、
上記のように厳密に記録するのが辛い場合は、次善の方法として挙げられます。
ビジネスの規模が小さいうちは、簡便的にチャージ代の記録を残して、
その一部を経費にするのも、何もしないよりは良いです。
ここで「一部」と言っているのは、
チャージ代を仕事での交通費以外に使っていることを想定しています。
もし電子マネーを複数使い分けて、一枚を仕事用とするのであれば、
全額経費にすることが可能です。
私が実際に行っていたり、周りで行われているのは、
大体このような方法です。
もし、これ以外の方法で記録している人がいたら、教えて下さい。