「安心のための引出し」は非効率の温床

2021.4.29

905pocket

スタッフ5人以下～ひとり社長さんの
小規模事業の片付け改善で
スタッフをやる気にさせ

売り上げUPに繋げる

片付けコンサルタントのブログへ
ありがとうございます

昨日

ご自宅を事務所としてお使いの
「ひとり社長さん」は

書類やデータなどの管理が
煩雑になり易いために

事業への弊害を起こすリスクが高い
というお話をしました。

▼

『自宅を事務所にしている「ひとり社長さん」へ』2021.4.28904pocket スタッフ5人以下～ひとり社長さんの小規模事業の片付け改善でスタッフをやる気にさせ売り上げUPに繋げる片付けコンサルタン…

ameblo.jp

書類（データ）管理における

危機感を感じられない状況は
スタッフさんが5人以下の

少数精鋭の事業所さんでも
目にする事があります。

少数精鋭で

目の前の業務に追われることが

精一杯で

共有のルールを作ったり

共有する時間が持てない状況。

そのために
書類（データ）の管理が

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
◆１：担当者ルールになっている

◆２：最終、社長さんのところに

全てが集約される
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

つまり・・・

社長さんの席（デスク）に
山積み（集約）されるパターンです。

社長さんも
デスクに（書類が）山積のままでは

ーーーーーーーーー
◇仕事ができない

◇重要な書類である
ーーーーーーーーー

故に
紛失を避けるための

一時避難（保存）所として

▲

この様な引き出しを（多い場合は数個）

社長さんのデスク周辺に置かれて
いらっしゃるのを目にします。

いわゆる

『とりあえず‼』というやつですね。

‟ここを探せば良い”

安心の担保
社長さんの自助努力でいらっしゃいます。

ある意味

正解でもあります

しかし
残念ながら決して

推奨できる保管方法ではありません‼

これこそが
時間の無駄使い

勿体無い状況だからです。

実際・・・
いざ探そうとすると

「たしかこの辺に入れたはずだけど、、、
いや絶対ここにしかないし‼」と

目当ての引き出しに無かった場合

引き出し全体を
順番に開けての

自前ガサ入れが始まります。

例え
早く見つけられたとしても

「俺（私）の直感素晴らしい」

なんて喜んでいる場合ではありません。

時間をかけて探せば
発掘はされるでしょう。

そこに入れているのですから！

しかしその自前ガサ入れに

一体どの位の時間を掛けているのでしょう。

「2～3分、5分位かなぁ、、、」

この様にお答えになる方が多いです。

しかしこれは
ご自身の感覚的な時間です。

実際にはその何倍もの時間
間違いなくガサゴソと探しているんです‼️

ちなみに、、、

ファイリングシステム的に
（書類整理）

事務所内における
必要書類の

理想的な検索時間は

どの位でしょうか・・・⁉️

⏳

⏳

⏳

⏳

⌛️

答えは‼️

「30秒」
と言われています。

数分単位かかってしまう状態は
理想的では無いのです。

つまり

慢性的に

非効率的な状況の中で
仕事をしている

という事になるんです。

安心のための引き出しを

無くすことで

ーーーーーーーーーーーーー

✅慢性的な探し物を無くす

✅社長さんの時間を確保する

✅事務効率を3倍にあげる

ーーーーーーーーーーーーー

書類管理の方法があります。