企業の中には、いまだに 「印鑑付きの原紙でなければ正式文書と認めない」 というルールを持ち、見積書や請求書に代表印がなければ受け取らないという大手・中堅企業も少なくありません。
一方で、コロナ禍以前から ペーパーレス化を積極的に進め、生産性を大幅に向上させた企業 もあります。
今後は「変われる企業」と「変われない企業」の二極化がますます進んでいくでしょう。
私は特に 中小企業こそ紙とハンコ文化から脱却し、人件費削減・原価削減・生産性向上を図るべき だと考えています。
１．見積書・請求書をデジタル化するだけで経営は変わる
いまだに大手企業や中堅企業は印鑑＋原紙を求めてきますが、すでに デジタル書式を認める企業 も増えてきています。
国も電子商取引を推進しており、コロナ禍で「ハンコ廃止」を強調した流れも後押しになっています。
取引先によっては原紙対応を続けざるを得ないケースもありますが、自社の内部からでも 少しずつデジタル化を進めることが重要 です。
そこで生まれた余剰時間・余剰人員を 新規ビジネス開拓に振り向ける。これが中小企業の生産性向上のカギです。
２．小さな一歩が企業の大きなデジタル化につながる
デジタル化を始める企業の多くは、最初に 「心情的な抵抗感」 を持ちます。
「こんなに簡単に仕事が終わってしまって、本当に大丈夫なのか？」
そんな戸惑いを感じるのも自然なことです。
でも、それで良いのです。
余計な手間を減らして余剰時間を生み出す → その時間を生産性向上の活動に回す。
これこそが、企業成長を加速させる第一歩です。
３．デジタル化一歩目の成功と失敗例
最近支援した企業では、まず 議事録のデジタル化 から着手しました。
従来は手書きでまとめたものをWordで清書していたのですが、会議中に直接Wordでメモを取らせてみたところ、ブラインドタッチができず、逆に効率が悪化…。
そこで Microsoftの録音→文字起こし機能 を導入し、会議内容を自動で文字化。不要な部分だけ削除して議事録を作成した結果、これまで1時間かかっていた作業が大幅に短縮されました。
失敗を経て最適解を見つけることも、DXの大事なプロセス なのです。
まとめ
デジタル化の推進は、中小企業こそ率先して取り組むべき課題です。
人手不足や原価高騰といった外部環境の逆風を和らげるだけでなく、 新しい成長のチャンス をつかむきっかけにもなります。
「紙とハンコ文化からの小さな脱却」こそ、未来への第一歩です。
本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。