皆さんの会社には、まだ手書き業務が残っていませんか？
中小企業を支援していると、今でも帳票を手書きしている現場を目にして驚くことがあります。パソコンは社員一人ひとりが持っているのに、です。社労士の先生からも「そろそろ手書き業務を撤廃してデジタル化すべき」と指摘されるケースも多いと聞きます。
とはいえ、長年続けてきた手書き業務をデジタル化することに抵抗を感じる従業員が多いのも事実。その抵抗感が障害となり、なかなかデジタル化が進まないのです。
手書きを続ける限界とは？
間違えたときに二重取り消し線を引いて直したり、最初から書き直したりしていませんか？
これは製造業でいう「戻り作業」にあたり、生産効率を大きく落とします。転記ミスによるやり直しは時間ロスとなり、残業代＝コスト増につながります。
一方で、WordやExcelでフォーマットを作れば、入力ミスもBackspaceやDeleteキーで一瞬で修正可能。作成時間の短縮、戻り作業の削減、結果としてコスト削減につながります。
デジタル化を進めるステップ
では、なぜ進まないのか。最大の理由は「従業員の抵抗感」です。これを乗り越えるために、次のステップを意識すると効果的です。
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まず一人に使わせる
「勤怠入力」「経費精算」「日報」など、シンプルで成果がすぐ見える業務から導入。成功体験を積ませることが第一歩です。 -
少しずつ広げる
使える人が増えると、手書き派との効率の差が明らかになります。その差が自然と導入を後押しします。 -
経営者が率先して使う
経営者自身がツールを使い「やってみたら意外と楽だ」と示すことで、社員の心理的なハードルは一気に下がります。
小さな一歩でも、実際に「便利になった」と体験することが、デジタル化推進のカギです。
本日もありがとうございました。