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トピックⅡ ここが知りたい！ Ｑ＆Ａ
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Q1．
入社の際、マイナンバーの提出を求めましたが
従業員が提出を拒んだ場合の対応はどうすればよいでしょうか。
A1．
社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは
法律で定められた義務であることを説明して、提出を求めてください。
それでもなお、提出を受けられない場合には
提供を求めた経緯を記録、保存するなどして
単なる事業主の義務違反ではないことを明確に書面で残しておいてください。
また各行政機関には、マイナンバーを記載できない旨を
備考欄に記載して書類を提出してください。
☆ ☆ ☆
Q2．
事業主です。
従業員から本人や家族のマイナンバーを提供してもらいました。
この時の保管方法や、その他気を付けることがあれば教えてください。
A2．
事業主は、従業員に対し、マイナンバーの利用目的を
明らかにする義務があります。
どのような手続きに使うのか、従業員に通知しましょう。
事業所内での保管方法ですが、
・紙などで保管する際、施錠可能な金庫や棚に保管
・デジタルで保管する際、収集したデータを入力保管しパスワードなどをかける
等があります。
紙であっても、デジタルであっても、保管方法を問わず
マイナンバーを扱える人を限定しておくことも必要です。
不要な人がマイナンバーにアクセスできないようにしておきましょう。
また、マイナンバーを破棄する場合には、
「復元不可能な方法」で行われることが必須です。
紙媒体はシュレッダーにかけ、速やかに処分するようにしてください。
またマイナンバーを破棄した記録も必要です。
いつ、どのような方法で破棄したのか、記録を残しておくようにしましょう。
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