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トピックⅠ マイナンバー制の準備を始めましょう ③
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前号までに見てきた通り、
マイナンバーの取り扱いは
厳正にしなければなりません。
では、マイナンバーの管理について
実際のところ事業所内では
どのような点に気を付けるとよいのでしょうか。
今号では、マイナンバーの管理方法及び
注意するポイントを見てみましょう。
■従業員のマイナンバーを保管・廃棄する際のポイント
【保管に関して】
マイナンバーを含む個人情報は、
法に定められた事務を行なう必要がある場合に限り、
保管をし続けることができます。
〈例〉
・翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合
・法令によって一定期間保存が義務付けられている書類
【廃棄に関して】
マイナンバーを含む個人情報は、
必要が無くなった場合や
保存期間を経過した場合は、
速やかに廃棄・削除しなければなりません。
・シュレッダー等を使用して
復元できないように廃棄できる方法を
準備しましょう。
・廃棄・削除することを前提に
書類データのファイリング方法を工夫してみましょう。
・廃棄・削除した記録を保存しておきましょう。
■マイナンバーを安全管理するポイント
『マイナンバー法
（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）』
は、個人情報保護法よりも
厳重な保護措置を取るよう規定されています。
マイナンバーを含む個人情報の取り扱いは、
従来の個人情報よりも厳格に行わなければなりません。
〈情報管理の取組み例〉
・事務の流れを整理して個人情報等の取り扱いを
定める規程等を策定する。
・事務取り扱い担当者を決め、
担当者以外の人がマイナンバーを取り扱うことの無いようにする。
・担当者以外の人から書類、パソコンを覗かれないよう、
座席や棚の配置を工夫する。
・書類の保管棚をカギ付きにする。
・パソコンのウイルス対策ソフトを導入する。
・パソコンのアクセスパスワードを設定する。
・責任ある立場の者が、
特定個人情報等の取扱状況について定期的に点検を行う
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既に情報漏えい対策を行っている事業主様も
多いことと思います。
しかしながら、
従業員等との間の信頼関係構築の観点からも
再点検してみましょう。
内閣官房 社会保障・税番号制度
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/
特定個人情報保護委員会
『特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン』
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/261211guideline2.pdf
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