元SEの起業家向け秘書・パーソナルアシスタント 小田香です
好評いただいている【メール対応の秘訣】シリーズ。
私がメール対応で気を付けているポイントを、記させていただいております
6回目となる今回は「お客様から返信を頂く(状況を明示する)」です。
突然ですが、「相手からの返信を貰いやすくする言葉」知りたくありませんか？
・・・ここでこっそり(？)、その秘訣をお教えいたしますね。
それは・・・ずばり！！
「ご返信をお待ちしております」
と、書く！
それだけです(笑)
侮るなかれ。それだけですが・・・効果は絶大。
「あ、返信を待ってくれているんだな」
「自分から発信するターンなんだな」
「自分のタスクなんだな」
そう、状況や行動を「明示」するだけで、人は動きやすくなるものです。
何より、返信を待ってくれている、そう思うと「返信しなきゃな
」って思いませんか？ここでさらりと【状況や行動を「明示」する】と書きましたが
これはメール対応の際に「相手を不安にさせない」「余計なストレスを与えない」為にも
かなり大切なポイントとなります。
勿論、相手の対応を促すだけではなく、自分の対応を提示するのにも使えますよ。
例えば、何かを調べてからご返信しなければならない場合・・・
「●●についてはお調べいたしますので、少々お待ちください」
などと「今は待ちの状況ですよ」と明示する。
それだけで、相手は「じゃぁ、今は待っていればいいんだな」と分かる。
余計な不安や憶測は、相手にとってストレスでもあり、手間でもあります。
「次なこのような行動をしてくださいね」
「今はこんな状況ですよ」
それが分かるメール対応は、「解りやすいメール対応」にも繋がります
是非お試しくださいね
ご覧くださいまして、ありがとうございました
