元SEの起業家向け秘書・パーソナルアシスタント 小田香です
先日の「メール対応の秘訣？」記事に、多くの反響を頂いて・・・とても嬉しいです
ありがとうございました
今回は「受付メールは事前の講座サポート」について、書いてみますね。
(もし、書いてほしい事がありましたら・・・遠慮なくリクエストください
)例えば・・・
１：あるイベントに、張り切ってお申込みをしました
２：振込み先が記入されている自動返信メールが来ました
３：指示に従って、振込みをしました
・・・そこから1週間。
最初のメールは、自動返信。
入金もしたのに、何の反応なし。
言うなれば、今まで主催者・サービス提供者側から
直接送られてくるメールは一切ありません。
「本当に、そのお申込みは受け付けられているのか」
「正しく入金は行われていたのか」
「もしや、これは・・・振り込め詐欺ではないのか？ (大袈裟ですが(笑))」
・・・自分だったら、不安になりませんか？
だんだんと、「参加したい！」という気持ちも萎えて来ませんか
？せめて主催側から一言メールがあれば・・・と思いませんか
？まぁ、これは状況として極端な例ですが
「入金確認のメール」を省略することは、TPOによってままあると思います。
(※入金確認メールを送らない事、手間を省く事がいけないわけではありません※)
但しこの時、受付時のメールに
「申し訳ございませんが、入金確認メールは省略しており
前日の最終案内メールに代えさせていただいております。
ご不明点がございましたら、遠慮なくご連絡下さいませ。」
と書いてあるのと、無いのとでは・・・雲泥の差だと思いませんか？
お客様はお申込みをされてから、参加されるまで
だいたいの場合、そこに「タイムラグ」が生じます。
このタイムラグ、即ち「待ち時間」の間に
どんな気持ちでどのように過ごしていただけるか。
「待たされた」
「よくわからない」
「不安だ・・・」
そんな気持ちで過ごしていたなら、目的の講座自体が楽しくなくなってしまうかもしれません。
お客様から来た質疑応答にお答えする事は勿論なのですが、それ以前の対応の「安心感」
それが講座自体の安心感にも繋がると感じています。
そして、その安心感はやはり「顔が見える」なのですよね。
勿論メールなので顔は見えないのですが(笑)、顔が見えるかのように
相手にこちら側が見えるように、そんな気持ちでメールを作成しています。
不安なくウキウキした気持ちでお客様が当日に臨めること・・・
受付メールは事前の講座サポート、そう思ってくださいね
お読みくださいまして、ありがとうございました