当ソフトはデーターベースの種類に入る訳ですが、データーベースの基本は変数と収納場所です。
例えば人名や日付などそれぞれ違いますから、違う収納場所に入ります。
日付は日付変数として日付と名付けた収納場所に保存され、いわゆるマシン語から通常の数値に戻されて収納されます。
一度収納されると勝手に消える事は有りません。
変数と言っても、いろんな変数が有り、グローバル変数と呼ばれるものはいくつレコードが作られても、1つだけしか収納できません。
例えば「事業者名」などはグローバル変数に該当します。
グローバル変数は常に同じ値を維持しているので、全てのレコードに同じ値を表示します。
データーベースの基本はこの変数と、変数をひとまとめにした複数レコードで構成されます。
人名は1人に１つですから、レコード内の人名フィールドには1つだけ人名が収納されます。
同様に、他のデータもそれぞれの指定場所に保存されます。
データは各自が打ち込んだ値、日付のようにPCから参照するもの、変数同士を計算式で結合して収納するもの、特定の条件下で他のフィールドを参照して収納するものなどが有ります。
当ソフトのメイン機能は、基本データベースで入力された値を、新規レコードが作成される時だけにコピー参照する事で、同じ事を入力する手間を省ける点に有ります。
逆に後から元データを変更してもレコード内の値は変わりません。それは「新規レコード作成時にのみコピーする事」という命令をスクリプト(プログラム)で書いてあるからです。
ですから記入ミスで新規作成した自動転記された内容を変更したい場合は、一旦そのレコードを削除して、改めて「新規作成」すれば、後から変更した内容を参照して転記されます。
では、なぜ最初の新規作成レコードしか反映されないのか？
それは1人の人に対して複数の同じ値が作られる可能性があるからです。
支援計画や支援課題は定期的に変更されますから、その履歴を5年間残しておかなくてはいけません。
印刷して残している人もいれば、データーベースにのみ残している人もいるわけで、支援計画の中で人物検索すれば、同じ人の支援計画が旧いものから新しいものまで表示されます。
もしも1人に１つのレコードしか保存できなかったら、その都度上書きされて古いデータは消えてしまいます。
その為にこのソフト内では複数のデーターベースを組み合わせて、それぞれ独立させてデータを管理して、必要な時だけ(新規作成)データを参照して転記する様に作っています。
それがインポートやエクスポートの際に面倒な要因でもあるのですが、1人に１つのレコードだけならデータベースも１つで良いのですが、上記のように1人に複数の書式が複数作成される為、複数のデーターベースで構成しています。
従って、故意に削除しない限りはデーターベース内にデータは残っています。
ただそのままでは長期使用していると、離職する職員や利用者も出てきますから、そうした人のデータがいつも表示されてたらややこうしいですよね。
その為に、非表示設定チェックボタンを配置したり、利用期間が超えた場合は自動的に非表示にする機能を搭載しています。
先日も書きましたが、「利用者データが消える」とはそういう意味で、実際には保存されています。非表示レコードを表示にすれば表示されます。
ここでポイントなのですが、利用者名を登録していくと、先に記載したように利用を辞めた人や職員などの名前がプルダウンメニューに表示されます。
ただそのままでは非常に使いにくくなりますから、ここがポイントなのですが、プルダウンメニュー内で「編集」と表示されてるデータフィールドにはカスタムデータが入力できます。
人名を新規登録するのと同じ要領で、以下のように入力しておけば直ぐに利用者や職員名が選べます。
例
編集をクリック
人名
人名
ーーーーーーーー
以下 離職者
人名
人名
上記のように並べ替えて置くことが出来ます。
記号も使えますので、区切り線で区切って、コピペして移動させれば良いだけです。
この方法は特に支援記録を更新するする際に便利です。
以前は辞めた人の氏名をプルダウンメニューから削除していたのですが、データは残っているので、実際には消した訳では無いのですが、後でその人のデータが必要になる場合がありますから、上記のように並べ替えて置けば、在籍者のデータを入力する際に邪魔になりません。
こうした応用も出来ますのでお試しください。
但し、自動転記フィールドは編集不可ですので、「編集」と表示しているプルダウンメニューでのみ使える方法です。
再度書いておきますが、自動転記は最初の新規作成時にのみ自動参照して転記しますので、後から元データを変更した場合は、「新規作成」で参照させてくだされば新しいデータに反映されます。
逆性は有りませんので、作成された側のデータをいくら変更しても元データは変わりません。
この点のみよくご理解いただいた上でご活用ください。
びーねっと・ピュアシルバー工房ソフト開発部