資料 SS 230401行政文書の管理に関するガイドライン #thk6481
https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/kanri-gl.pdf
「 #議事の記録の定義 」「 記載事項＝発言者名 発言内容 」
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（１４） 230401行政文書の管理に関するガイドライン
管理に関するガイドライン＜１３ｐ＞
＜別表第１の業務に係る文書作成＞
○ 公文書等の管理に関する法律施行令（平成22 年政令第250 号。以下「施行令」という。）別表においては、一連の業務プロセスに係る文書が同一の保存期間で保存されるよう、法第４条各号により作成が義務付けられている文書など、各行政機関に共通する業務等に関し、当該業務プロセスに係る文書を類型化（ガイドライン別表第１において具体例を記載）した上で、その保存期間基準を定めている。
各行政機関においては、ガイドライン別表第１に、各行政機関の事務及び事業の性質、内容等に応じた当該行政機関を通じた保存期間基準を加えて、規則の別表第１とするものとするとされており（21 頁参照）、第３－２－(1)では、規則の別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の行政文書の類型を参酌（併せて、文書管理者が作成する標準文書保存期間基準（以下「保存期間表」という。）を参酌。
当該業務の経緯に応じて、同表に列挙された行政文書の類型が当てはまらない場合もあり得ることから「参酌」としている。）して、文書を作成することを明確にしている。
○ なお、審議会等や懇談会等については、法第１条の目的の達成に資するため、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、開催日時、開催場所、出席者、議題、発言者及び発言内容を記載した議事の記録を作成するものとする。
▼ 「 記事の記録の定義 」＝「 発言者及び発言内容を記載した文書 」
＝＞上記＜別表第１の業務に係る文書作成＞とは、以下の通り。
管理に関するガイドライン＜６１ｐ＞からの表のことである。
「 個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯の１１ 」
＝＞「 個人の権利義務の得喪及びその経緯 」
＝＞ ＜７２ｐ＞「 ⑸不服申立てに関する審議会等における検討その他の重要な経緯 」
＝＞「 ②審議会等文書（十四の項ロ） 」
＝＞「 ・議事の記録・配付資料 ・・ 」
▼ 「議事の記録」は、作成義務のある文書である。
管理に関するガイドライン＜１５ｐ＞
＜適切・効率的な文書作成＞
○ 行政機関間の打合せ等の記録の正確性を確保するに当たっては、各行政機関において、現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにするという法の目的に照らし、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、文書を作成することが前提である。
管理に関するガイドライン＜１５ｐ＞から＜１６ｐ＞まで
＜取得＞
○ 文書の取得については、各行政機関の実情に応じ、適宜定めるものとするが、以下のことに留意する必要がある。
○ 「行政文書」の要件である「取得」の時点は、行政機関の職員が実質的に取得した時点で判断されるものであり、必ずしも、受領印の押印や文書管理システムへの登録などの手続的な要件を満たした段階ではない。しかしながら、その一方で、適正な文書管理を確保する観点（例えば、許認可等の申請書は、行政手続法（平成５年法律第88 号）第７条を踏まえ遅滞なく処理する必要がある。）から、受領印の押印や文書管理システムへの登録などの受付手続については、適切に行う必要がある。
○ 文書の受付については、各府省統一の基準として、「一元的な文書管理システムの導入に伴う文書管理規則等の改正のガイドライン」（平成20 年３月31 日文書管理業務・システム最適化関係府省連絡会議申合せ）があり、外部から文書を受け付ける場合には、部署ごとの文書受付簿や受領印ではなく、原則として文書管理システムにおいて、件名、差出人、宛先等を登録することとされている。
○ 他の行政機関等から取得した文書は、必要に応じ、関係各課への配布や供覧を行うことが想定されるが、この場合、当該行政機関の中で、責任をもって正本・原本を管理する文書管理者を明確にするものとする。
○ 委託事業に関し、説明責務を果たすために必要な文書（例：報告書に記載された推計に使用されたデータ）については、仕様書に明記するなどして、委託元の行政機関において適切に取得し、行政文書として適切に管理することが必要である。
管理に関するガイドライン＜２０ｐ＞
＜分類の意義・方法＞
・・・
○ 規則の別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌（併せて、文書管理者が
作成する保存期間表を参酌）して分類する。
管理に関するガイドライン＜２３ｐ＞
＜保存期間基準＞
○ 法第４条において、「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう」文書を作成しなければならないとされており、同条に基づき作成された行政文書について、適切な保存期間を設定する必要がある。このため、ガイドライン別表第１においては、法第４条の趣旨を踏まえ施行令別表に掲げられた行政文書の類型について、その業務の区分及び文書の具体例並びにこれに対応する保存期間を示している。
例えば、「行政手続法第２条第３号の許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書」とは、許認可等の決定に至る過程を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、対応する業務の区分である「許認可等に関する重要な経緯」を記録した文書を指し、この保存期間について「許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後５年」としている。
○ 各行政機関においては、ガイドライン別表第１に、各行政機関の事務及び事業のセスに係る文書を類型化して記載するものとする。
性質、内容等に応じた当該行政機関を通じた保存期間基準を加えて、規則の別表第１とするものとする。当該行政機関を通じた保存期間基準は、原則として業務プロセスに係る文書を類型化して記載するものとする。
管理に関するガイドライン＜２７ｐ＞
＜行政文書ファイル管理簿の調製・公表＞
○ 総括文書管理者は、当該行政機関における行政文書ファイル管理簿を文書管理システムで調製し、あらかじめ定めた事務所及びインターネットで公表する。
○ 「あらかじめ定めた事務所」とは、行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成11 年法律第42 号）に基づく開示請求の提出先とされている機関の事務所を想定しており、本省庁のみならず、地方支分部局等の開示請求の提出先も含む。
管理に関するガイドライン＜３８ｐ＞
＜行政文書ファイル管理簿の様式＞
○ 行政文書ファイル管理簿の様式例は、次のとおりである。
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以上