私も、５０年間、アメリカでビジネスをやってきて、
”ミーティング”の是非と、そのやり方を、
その都度その都度、何百回も考えてきましたが、
最初の直感といいますか、、、、、
大昔に感じたことが、やはり、
今のところ、私の感情で、
１） 会議は、あまり、意味がない
２） もしやるのなら、相談や討論ではなく、
結論の同意・賛成・反対を挙手するだけでよい
３） メールでほぼ十分ですし、記録や印刷にも残せます
４） 日本の”ユニクロ”方式―ーーー１５分で最長で、会議室にはイスがない
これもよい方法です
５） その代わり、経営トップ人への、メールでの、
要望、アイディア、などなどは、
”オープン”にし、”キャジュアルにし”
やりやすくするものです
６）メールでの、担当上司へのコミュニケーション、「報・連・相」は、
は、常時
７）メールでの、経営トップからの指示やスローガン・モットーも、常時
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会議のだるさを解消するためのテクノロジーと遊び心
“みんな憂鬱な会議”を今すぐやめるための「5つのアイデア
ウォール・ストリート・ジャーナル（米国）
Text by Ray A. Smith
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誰もが会議を嫌っている。数が多すぎる、長引く、メールで済ませられる、といった理由からだ。しかし、会議は協力してアイデアを前進させる重要な手段だ。では、どうすれば企業は会議をより効果的なものにできるのか。有望なテクノロジーや新たなアイデアが、数年のうちに企業の会議の形を変えそうだ。
ここでは将来的に考えられる新たな5つの会議形態を紹介する。
ハイテク会議
ハイブリッド勤務が定着し、オフィスの会議室には人工知能（AI）やホログラム、仮想現実（VR）などの没入感を実現するテクノロジーが導入され、リモート勤務をする人はオフィス勤務をする同僚と同じ部屋で働いているような感覚を味わえるようになるだろう。
ハイブリッド・ビデオ会議につきまとう問題の一部を新たなテクノロジーが解決する可能性がある。「（画面を）のぞき込んでいても、全員を見ることはできないし、誰が話しているかも分からない」。こう指摘するのは、建築設計とコンサルティングを手掛けるオランダ企業アルカディスの北米ビジネスエリア担当ディレクター、ニレシュ・パーマー氏だ。そのような懸念に対処するため、アルカディスは一部の顧客に新たな戦略を用いている。話し手に自動的にパンする（ピントを合わせる）動作検出カメラだ。
「文字通り1対1で会話することになり、終わったらカメラはパンアウトし、再び部屋全体を映し出す」とパーマー氏は話す。このような新しいテクノロジーには、カメラが話し手にパンするタイミングの調整がややずれるなど、時に技術的な不具合がつきものだ。しかし、パーマー氏によれば、そのようなときは、カメラが自動的にパンアウトして部屋全体の映像に切り替えるという。
同社の顧客の中には、VRを使用して、参加者が別の場所にいても物理的に同じ部屋にいるように感じられるようにしている企業もある。「メガネをかけてソファに座るだけで、皆が会話に参加しているように自分も会話に参加できる」とパーマー氏は言う。
一方、デザインコンサルタントや経営者向けコーチによると、参加者をホログラムで表示する「ホログラフ会議」を提供し始めているIT企業もある。
ウォーク・アンド・トーク
新たな1対1の会議は、職場環境を屋内から屋外へとシフトさせようとしている。歩きながら会話をする「ウォーク・アンド・トーク」は、会議中に画面を見たり、それに気を取られたりする時間や、何もせずに座っている時間を減らすことを狙いとしている。
新型コロナウイルス流行でリモート勤務をしていた際、多くの労働者が日中に屋外で休憩を取ることにありがたみを感じていたことが、この戦略を採り入れるきっかけになった。こう話すのは、ハイキングなどの野外活動用モバイルアプリ「AllTrails（オールトレイルズ）」を開発する企業のロン・シュナイダーマン最高経営責任者（CEO）だ。
オールトレイルズでは、週に一度のウォーク・アンド・トークが積極的に奨励されているとシュナイダーマン氏は言う。多くの人がリモート勤務をする同社では、毎週水曜日にサンフランシスコのオフィスに社員が集まり、画面上ではなく直接つながることを大切にしている。
上司と部下はユニオンスクエアにあるオフィスから中華街、ノースビーチ、エンバーカデロまで歩きながら1対1のミーティングを行っている。一方が遠隔地にいる際には、どこにいようとも2人ともヘッドホンを着けて屋外を散歩することが勧められている、とシュナイダーマン氏は話す。
「英気を養いつつ生産性を確保するいい方法だ」
この会議スタイルは天気予報に左右され、雨や強風で会議が延期になったり、遅れたりすることもある。さらに、歩きながら話をすると、会議のメモを取るのが難しくなることもある。
同社では1対1のミーティングに加え、毎月第1金曜日に州立公園や国立公園、地元の原生地域をハイキングしながらのグループミーティングも行っている。
ウオーク・アンド・トークやハイキング・アンド・トークを実施することで、創造性にあふれる画期的なアイデアから緊密な絆まで、さまざまなものを導き出せる可能性がある、とシュナイダーマン氏は話す。
プレゲーミング
将来、会議の数は減り、時間も短縮されるだろう。それを主にけん引するのは、「プレゲーミング」と呼ばれる企業の新たなコンセプトだ。
予定されている会議の少なくとも1週間前までに、設定された議題について各参加者が自分の考えやアイデア、フィードバックを共有可能なオンライン上のドキュメントに書き込む。そうすることで、企業は会議の数を30％減らすことができる。こう話すのは、経営者向けコーチで作家のキース・フェラッツィ氏だ。
その結果、より多くの社員が自分の考えを表明する機会を得られるという。従来の会議では「部屋の中でとっさに効果的な発言ができない人もいる。女性あるいはマイノリティーであることなどが理由で、声がかき消されてしまう人もいる。理由は何であれ、単純にチャンスを得られない人もいる」とフェラッツィ氏は言う。
プレゲーミングは、全員が自分の考えを自分の名前を添えて文章にしやすいと感じられることが前提だ。そのためには、共有可能なドキュメントに貢献する主なメリットを社員にあらかじめ明確に伝えるようフェラッツィ氏はアドバイスしている。主なメリットとは、会社の重要な意思決定に多様な意見を反映させる機会を増やす、ということだ。
フェラッツィ氏によれば、会議の冒頭に通常行われる義務的な現状報告も不要になるため、時間の節約にもなる。そうした情報をあらかじめ記載した1ページの文書を共有可能なドキュメントに添えておけば、参加者はすぐに本題に入れる。また、ドキュメントで既に意見を述べているため、出席する人も少なくて済むという。
「新たに会議を設けなくても、その会議の中で結論を出せる」
四半期に一度の合宿
直接顔を合わせる会議の頻度を減らし、週に1度や月に1度ではなく3ヵ月に1度にしている企業もある。こうした会議は、通常の会議室で行われる1時間の打ち合わせではなく、ホテルやリゾート、コワーキングスペースなどで複数日にわたって行われ、仕事を通じた絆作りと遊びを兼ねている。
米クラウドストレージ企業ドロップボックスではコロナ以降、「バーチャル・ファースト（優先）」とし、約90％の時間をリモート勤務にしているが、各チームが3ヵ月に1度顔を合わせるようにしている。広報担当者によると、会議は2日から2日半に及び、ワークショップと戦略会議に加え、文化・観光活動も行われる。例えば、サンフランシスコで四半期ごとに実施されるチームミーティングには、中華街のウオーキングツアーやミッション地区の壁画アート巡りが含まれる。
このモデルで問題になりそうなのが、社員の中には仕事以外の目的でさらに同僚と時間を過ごすよりも、会議に行くだけの方がいいと考える人がいる可能性があることだ。ドロップボックスでは、それはさほど障害にはなっていない。リモート勤務制度を担当する「バーチャル・ファースト」チームを世界的に統括するアリソン・ベンド氏はそう話す。
しかし同社は、四半期ごとの集まりに柔軟性を持たせることが重要であることを学んだ。例えば、アクティビティーやプログラムが盛りだくさんの複数日にわたる社外ミーティングではなく、重要なプロジェクトに取り組むことを目的にコワーキングスペースに集まることも可能だという。
この合宿モデルは、ハイブリッド・ビデオ会議をさらに一歩進めつつ、住む場所や働く場所を柔軟に選べるようにしたいという社員の要望を尊重するものだ。ドロップボックスのドリュー・ヒューストンCEOは「社員に何らかの形で直接顔を合わせてもらう必要がある場合もあるが、（会議に出席するためだけに）毎週オフィスに通わせるつもりはない」と話す。
スキルの準備
めったにない対面での話し合いを最大限に活用しようと、会議前の準備にも力が入れられるようになっている。人工知能（AI）を搭載したVRツールを使えば、プレゼンや1対1の厳しい交渉に向けた練習でリアルタイムにフィードバックを受けることができる。
ニューヨーク州ヘムステッドにあるホフストラ大学では、若い労働者たちがこのツールを使用してソフトスキルを磨いている。ホフストラ大学フランク・G・ザーブ・ビジネス大学院のジャネット・A・レナガン院長は「彼らは、つなぎ言葉や話すスピード、抑揚についてフィードバックを得ている」と話す。
ホフストラ大学のVRヘッドセット「メタクエスト2」を装着することで、ユーザーは不機嫌なアバターが演じている成績不振の同僚に対して言いにくいフィードバックを伝える練習をしたり、ホテルの宴会場でのプレゼンや懐疑的な顧客との対面といった他のシナリオを練習したりできる。同校では、オベーション（Ovation）やバーチャルスピーチ（VirtualSpeech）などの企業のソフトウエアを使用している。
そうしたテクノロジーはユーザーの話し方に耳を傾け、要点を言いなさい、「えー」と言うのをやめなさい、「受け入れられない」という言い方は同僚をいらつかせるかもしれない、といったAI生成のフィードバックを返してくれる。プログラムによっては聞き手のタイプを、拍手喝采を送る熱狂的な聴衆のほか、携帯電話を見たり、あくびをしたり、厳しい質問をしたりするビジネススーツ姿のグループなどに変更できるものもある。
こうしたテクノロジーは急速に発展しているため、投資する時期を見極めるのは大変だ、とレナガン氏は指摘する。ホフストラ大学ではソフトウエアのライセンス料に約10万ドルを投じ、学生用にヘッドセットを12台購入した。ユーザーによってはVRで長時間過ごすと目まいを起こす場合があるが、同校のソフトウエアはデスクトップで利用できるという