電話秘書ビジネスアシストの秘書Log

電話秘書ビジネスアシストの秘書Log

電話秘書・電話代行専門 株式会社 ビジネスアシスト
171-0014 東京都豊島区池袋2-14-2 JRE池袋二丁目ビル2F
TEL:03-5953-8860 FAX:03-5953-8862
フリーダイヤル:0120-068-688

先日、用事であるお店を利用させていただきました。

 

私は「C」の商品が気になっていて、事前問合せの上でおじゃましましたが、

お店に着いてから案内されるのがなぜか別商品ばかりで目当ての商品について話が向かず…。

失礼ながら「Cについてお聞きしたいのですが…」と申し上げてみたところ、

私が問い合わせた後に売り切れてしまった、とのことえーん

 

それならそれで仕方がないことですが、

だったら最初に言って欲しかったなあ…なんて考えてしまっていると、

「A」と「B」の商品 どちらかではどうか、とご提案いただきました。

 

ご提案くださったお心遣い自体はありがたく思うべきところだったかもしれませんが、

どちらも希望を満たしてくれそうになかったのでお断りしたところ、

では「A」「B」どちらかを選ぶとして、どちらが好ましいでしょうか、とのこと。

 

違和感を感じつつ「どちらも嫌です」と突っぱねるのも申し訳なく…。

では、と「A」を選んでみたところ、購入前提で話を進められてしまいましたので、

そそくさと話を切り上げて退店させていただきました真顔

 

お仕事の世界において、

できる・できない・するべき・するべきではない・押したい・避けたいこと等
提供、提案してくださる側にも様々な事情や背景があるものだとは思いますが、

コミュニケーションをないがしろにされてしまった時、

受け手の感情はこんなに複雑なんだなあと体感いたしました。

 

マイナスな思い出として振り返ってしまうような体験も、

自分の知識として応対、思いやりに反映していきたいです。

 

 

(電話秘書スタッフ 福井)

素敵な表紙に魅かれて手に取った一冊。

今回私がぜひおすすめしたいのは、

古賀 史健さんの『さみしい夜にはペンを持て』です。

 

古賀さんは、ベストセラー『嫌われる勇気』の著者としても知られています。

 

 

「さみしい夜にはペンを持て」古賀史健(ポプラ社)

 

本書の主人公は、海に暮らすタコの中学生「タコジロー」。

 

タコジローはいじわるなクラスメイトとの関係に悩み、

いつものようにバスで学校へ向かいますが、

その日は学校前で降りることができませんでした。

到着したのは終点うみのなか市民公園。

 

そこで出会うのが、不思議な「ヤドカリのおじさん」です。

 

タコジローに「書くことの意味」について問いかけます。

ヤドカリのおじさんとの対話は、

「思う」と「言う」の間にある距離感や、

「話す」と「書く」ことの違いについて深く考えさせます。

 

「話す」と頭の中のことばにならない思いを吐き出してスッキリしますが、

「書く」ことは相談する相手がいなかったり、相談できない内容でも、

自分と対話することで、自分自身を見つめ直せます。

 

 

タコジローはおじさんとの約束で10日間日記を書き続けるのですが、

どんどん先を読みたくなってくる変化も見どころです。

 

さらに、「泳げメロス」や「我が輩はウニである」など、

どこかで聞いたことのあるようなパロディが散りばめられており、

思わず笑みがこぼれる場面も多いです。

魅力的なストーリー展開でぐいぐい引き込まれます。

普段あまり本を読まない方にもおすすめです。

 

 

また、13歳から楽しめるこの作品は、単なる冒険物語ではなく、

自分自身との「人間関係」を築くきっかけを与えてくれます。

 

悩んだとき、迷ったとき、自分の思いを誰にも邪魔されずに

表現できるのが「書くこと」の素晴らしさ。

 

言葉の力を再発見できるこの一冊、ぜひ手に取ってみてください♪

 

 

(電話秘書スタッフ 山口)

年齢を重ねるにつれ睡眠時間の長さが翌日の体調を左右するように感じています驚き

普段の睡眠時間より30分~1時間長く睡眠を取れた翌日は頭も目もスッキリしますが、

逆に短い場合は集中力が切れやすい、眼精疲労が取れないなど、

しっかり睡眠時間を確保することの大切さを実感しています。

 

日本人の平均睡眠時間は世界的に見ても短いことで知られています。
睡眠の大切さはわかっていても理想の睡眠時間を確保するためには

かなり意識して取り組まないと難しいです。

 

しかし、充分な睡眠時間を確保するために趣味などの時間が犠牲になることもあり、

心が豊かになる時間が奪われてしまうようにも感じます。

 

テレワークが増えたことで睡眠時間も増えているようで、

調べてみたところ45%以上の方がテレワーク前より多く確保でるように

なったという結果が出ていました。

それでも半分以上の人は変わっていないのが現状のようです。
 

日本人の平均睡眠時間の短さの原因の1つは、

睡眠に対する意識の低さとも言われています。
あの大谷選手は10時間以上の睡眠を確保されているそうで、

睡眠を大切にしていることで知られています。

 

睡眠時間の確保も健康管理のひとつ。

大谷選手を見習って睡眠に対する意識を上げ、

いつでも万全な状態でお電話をお受けいたします! 

 

 

(電話秘書スタッフ 山本)

 

今年も残りあと2ヶ月となりました。

急に寒さが増してきて、季節の移り変わりを強く感じる今日この頃です。

本当に、時が経つのはあっという間ですね。

 

今年の始めに立てた目標や計画を思い出すと、

「もうあと2ヶ月しかない…!」と少し焦りを感じてしまいます。

でも、だからこそ「まだ2ヶ月もある!」と前向きに考え、

できることを最大限に取り組んでいきたいです。

 

年末をどう過ごすかで、今年を振り返ったときの気持ちが変わってくるはずです。

 

忙しい毎日の中で、つい見落としてしまう

「やりたいこと」や「大切なこと」にもう一度目を向け、

充実した時間を過ごしたいものです。

 

 

私たちも、年末に向けて会員様のお手伝いに全力で取り組んでまいります!

 

お忙しい年末、会員様が本当に専念したいことに集中できるように、

当社のサービスをぜひご活用ください。

私たちがしっかりサポートいたします!

 

今年の締めくくりが皆様にとって素晴らしいものとなるよう、

引き続きサポートさせていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします!

 

 

 

 

(電話秘書スタッフ 金子)

ドラマ「相棒」が好きな方が社内にいるのは、

とても嬉しいことです。

 

同じ作品を愛する人と共感できると、

会話も弾み、ついslackで相棒スタンプを送り合ったり、話題が広がります。

 

 

先日、そんな「相棒」がコラボカフェを行うと知り、10月にさっそく足を運びました。

 

カフェはテレビ朝日の1階に位置しており、

期間限定で「相棒」とのコラボレーションが楽しめる特別な空間になっていました。

 

 

メニューには、カレーやオムライス、パンケーキなどに

相棒のロゴや二人のシルエットが描かれ、

コラボならではの特別な演出が随所に感じられました。

 

店内に入ると、相棒のテーマ曲が心地よく流れ、

周りを見ると女性のお客さんが多く、

皆さん熱心なファンの方ばかりだと感じました。

 

そんな空間でいただいたオムライスと紅茶は絶品でした。

 

特に紅茶は、主人公の杉下 右京さんがドラマで愛用しているティーポットとティーカップで提供されており、

ほんの少し右京さんになった気分を味わうことができました。

 

さらに、カフェの前には右京さんのティーカップとティーポット、

名前の木札やドラマの台本が展示され、

ファン心をくすぐる演出が随所にありました。

 

また、ドクターXのロゴやミュージックステーションのタモリさん人形なども展示されており、

思わず写真を撮って楽しんでしまいました。

 

帰り際には、ショップでお土産を購入して帰路につき、大満足の一日でした。

今シーズンのドラマも毎週欠かさず観るのが楽しみです!

 

 

 

 

(電話秘書スタッフ 田中)

8月28日に開催したクレーム電話応対研修、第2弾です!

 

2024年11月20日開催

WEBセミナー

「第2回 業界初!創業25年の電話秘書が直伝!クレームの初動に必要な心構え&神テク」

 

このセミナーのポイントは

「初動」

です。

 

ビジネスアシストは電話代行・電話秘書ですので、

交渉や営業をしていただくご担当の方に「つなげる」立場です。

よってクレームを解決するわけではありません。

そしてそもそもが、クレーム電話応対は承っておりません。

 

それでも企業や組織のお電話を受ければ

ご不満をおっしゃる方からのお電話は必ず入るものでしょう。

それを私たちの橋渡しによって、会員様からご連絡していただく段階では

お客様のお怒りもおさまりスムーズにお話がすんだ、

ということも少なくないのです。

 

ただ一方では……正直を申しますと、ときには、お客様のご満足のいく回答ができず

すっきりしない結果に終わってしまったこともあります……。
 

そのような経験から身につけたテクニックを

お持ち帰りいただける機会にしたいと思っています。

日々のお仕事に、どうぞご活用ください!

 

※前回の様子はこちら

 

 

 

(電話秘書スタッフ 永井)

電話秘書をご利用いただくにあたり、

「代行とお客様が気づいてしまわないか?」といったご心配は、よくお伺いします。

 

ビジネスアシストでは、25年間で培ったノウハウをもとに、

様々な状況を想定し柔軟に対応しています。

そのため、お客様が代行であると気づくことはほとんどありません。

 

一方で、時には会員様から「初めから電話代行と案内してほしい」という

ご要望をいただくこともございます。

 

私どもでは、代行と案内する場合に以下のようなパターンで対応しています。

  1. 社名と一緒に名乗る
     「株式会社○○コールセンターでございます」
     「○○法律事務所、電話秘書センターでございます」

  2. 基本応対の中に組み込む
     「ただいま代行でお受けしておりますので、折り返しご連絡いたします」
     「コールセンターに繋がっておりますので、お問い合わせフォームよりご用件をお送りください」

  3. 特定の用件のみ代行案内をする
     ・エンドユーザーのみ代行案内
     ・IRのお問い合わせのみ代行案内

以上が代表的な例です。

 

代行案内を行う場合のメリットとしては、

「ご用件を伺い、担当者から折り返しご連絡する」とご案内できるため、

すぐに具体的な回答ができない場合でも、お客様の不満が少なく済む点が挙げられます。

 

もちろんデメリットもあり、第三者に個人情報を伝えたくないと感じられる場合は、

電話番号やご用件をお伺いできないことがございます。

 

そのようなデメリットも十分に把握したうえで、

お客様に快くご対応いただけるよう、丁寧に対応しております。

 

代行案内の有無に関わらず、どうぞ安心してお任せくださいませキラキラ

 
(電話秘書スタッフ 野田) 

当社では「イータイピング」というWEBサイトを使い

タイピング選手権を実施しています。

 

 


この選手権では、タイピングの速さと正確さを競い、

個人戦と団体戦の両方を行います。

 

タイピングが早くなり、入力ミスが減ることで、

業務の効率化はもちろん、チームの結束力向上にもつながります。

 

タイピングを早く、正確にするポイント

  • 指のポジションをホームポジションに戻すことを意識する
  • 目的を持って継続的に練習する
  • ミスを減らすことを意識する
  • 苦手な指の動きやキーを正確に打てるようにする

 

私たちは業務上、キーボードでのタイピングが欠かせませんが、

このような選手権があることでモチベーションも高まります。

 

会員様に、迅速かつ正確なご報告ができるよう、

これからも努力を重ねてまいります!

 

 

 

 

 

(電話秘書スタッフ 井上)

皆さん、「マルハラスメント」って知っていますか?

 

「マルハラスメント」とは、メッセージの文末に句読点(。)がついていることで、

若い世代が距離感を感じたり、冷たさや怖さを感じることを指します。

 

少し意外ですよね。

 

例えば、LINEのやり取りで見てみましょう。

部下:「明日の会議の資料を出しました!これで問題ないでしょうか?」

上司:「ありがとう。数字の部分が少しずれているから直しておいて。」

部下:「すみませんでした…数字直しました!」

上司:「了解しました。」

 

この「了解しました。」の句読点がちょっと冷たく感じられるかもしれません。

 

普段は仲が良くてカジュアルな会話が多いのに、

いきなり句読点がつくだけで少し構えてしまうことも。

 

また、絵文字や!が並ぶ中で急に句読点だけになると、

「あれ?」と思うことがあるかもしれませんね(笑)

 

句読点がつくと、会話を早く終わらせたい感じが伝わって、

距離感を感じることがあるそうです。

 

こんな投稿もありました。

 『「了解しました。」←マルハラ

「了解しました(^o^)」←おじさん構文
「了解しました~ニコニコ」←おばさん構文

「了解しました」←なんか冷たい

「了解しました!」←「!」こわい

..........何が正解なんだよ...........』

 

同じ言葉なのに文末に付ける絵文字や記号で

こんなに種類があるのは面白いですね笑い泣き

 

また、メールでよく見る絵文字や独特な片仮名を使うのが

「おじさん構文」と言われます。

 

実は若い世代の間で「おじさん構文を真似しよう!」というブームもあったんです(笑)

 

さて、「句読点を付けること」が「マルハラ」になるかどうか、皆さんはどう感じますか?

 

「ハラスメント」というのは、相手が迷惑に感じる行為全般のことを指します。

例えば、職場で権力や立場を利用した嫌がらせを「パワーハラスメント(パワハラ)」

と言います。

 

厚生労働省もパワハラに関する資料を出しているので、調べてみるのも良いかもしれません。

 

マルハラも同様に、相手が「冷たい」「怖い」と感じたら

ハラスメントの一種になる可能性があります。

ちょっとした違いですが、相手の受け取り方を考えることが大事ですね。

 

私たち秘書スタッフも、さすがに言葉遣いには特に気を配っています。

社内の人でも相手にとって不快にならないよう、常に気をつけていきましょう。

 

これからも、お互いが気持ちよく感じるような応対を心がけていきましょう。

 

 

(電話秘書スタッフ 阿部)

私たちの会員様は、各分野で幅広くご活躍されており、

そのお話を伺うたびに心が温かくなります。

 

会員様が提供されるサービスが、

多くの方々に喜ばれ、感謝の気持ちが伝わってくることを実感しています。

 

お客様から「ありがとう」と感謝の言葉をいただくと、

私たち電話秘書スタッフ一同も心から嬉しくなります。

私たちは、そんな会員様の活動を陰ながらサポートできることに誇りを感じております。


日常生活の中でも、ご活躍を目にすることがあります。
こちらは最近起きた出来事です。


■会員様の写真スタジオで、知人が写真撮影をしていた
知人がSNSにあげていた家族写真に、
会員様のスタジオのロゴが入っていました。
写真の仕上がりだけでなく、会員様の気遣いも素晴らしかったとの事キラキラ
笑顔いっぱいの写真から、幸せをお裾分けしてもらいました!

■会員様が関わったプロジェクトに、友人が参加していた
とある施設の展示プロジェクトで、

翻訳事業をされている会員様と、
友人が一緒にお仕事をしていたことが分かりました。
家族で訪れたことがある施設ということもあり、様々な偶然に驚きました!
会員様の活躍はもちろん、友人の活躍も嬉しかったです音譜

■会員様の商品を使っている方を見かけた
仕事のお昼休憩中にレジに並んでいたところ、

目の前の女性が会員様のブランドのお財布を使っていました。
HPで何度も目にしているお財布でしたが、実物はさらに素敵・・・お願い
午後の仕事のモチベーションが上がりました!

 

 

こうした会員様のご活躍が、

日常の中でさりげなくも確かに感じられることは、

私たちにとって大きな喜びです。

 

そして、会員様が多くの人々を幸せにしている様子を目にすることで、

私たちの仕事に対する誇りや、

さらなるモチベーションにも繋がっています。

 

これからも会員様がより輝き、

多くの方々に喜ばれる存在であり続けられるよう、

私たち電話秘書スタッフは誠心誠意サポートさせていただきます。

 

どうぞ引き続き、ご活躍を心より応援しております。

 

 

(電話秘書スタッフ 内山)