尊称、卑称に注意する

先日受けたお電話の中で、

「先程の者にもう1回お電話を繋いで頂きたいのですが、大丈夫ですか？」

と仰るお客様がいらっしゃいました。

「者」はへりくだった表現ですので、

相手方に使用してしまうのは敬語としては不適当です。

このように相手を敬うための「尊称」と、

自分側をへりくだるための「卑称」がごちゃごちゃになってしまうのは、

気になる方にとっては暴言を受けたに近い衝撃ですらあるかも知れず、

とてもとても危険です

とは言え、もし覚え間違えてしまっていたとしたら認識を改めれば良いですし、

頭の中ではきちんと分かっていたとしても、

疲労などで口や頭が回らず無意識的に言い間違えてしまうことだって

誰にでもありえることだとも、個人的には思います。

もっと極端な話をしてみると、

雰囲気やお人柄で多少の違和感や悪印象を流せてしまう方さえいるかもしれません。

しかし「誰にだってある間違いだから」「雰囲気は良く話せているから」

との理解を、相手に強要するのはもちろん違います！

電話口での悪印象、失敗は形に残るものではございませんが、
だからこそ嫌な印象や妙な引っかかりを残してしまうと、

記憶の中でどんどん悪いように上書きされていくリスクがあると思います。

いつまでもそういった危機感は忘れることのないよう、

気を引き締めて業務にあたってまいります。

（電話秘書スタッフ　福井）

クローズドクエスチョンを活用する

クローズドクエスチョンはイエスかノーの2択のように

限定された選択肢のなかから回答できる質問のことです。

例えば、「昨日はよく眠れましたか？」

「犬と猫のどちらが好きですか？」といった質問です。

回答範囲が制限されるため、相手の意思や状況を

明確にしたい場合に使うとよいとされています。

さらに、クローズドクエスチョンのメリットは3つあります。

1、回答者が答えやすい。

イエスかノー、もしくはこちらから提示した選択肢から回答を得る

質問形式のため、回答者が答えやすく、やりとりがスムーズに進みます。

2、回答をすばやく得られる。

すばやく回答が得られるぶん、

テンポよくやりとりを進めることができます。

3、 会話をつなげやすい。

質問者がその答えをさらに深掘りしたり、

別の質問につなげることで、会話がつなげやすくなります。

このようなメリットがあるので、営業電話か判断するために

クローズドクエスチョンをよく活用しています。

「○○の件は、御社と弊社でお取引はございますでしょうか？」

「いつ頃、○○の件で打合せなさいましたでしょうか？」と聞くと、

「まだお取引はございませんので、新規のご提案です。」

「数年前に打合せをしてから、間が空いてしまったので改めてご提案したい。」

と返ってくることがあります。

営業電話はお断りしていますが、お願いする場合はご連絡しますと伝えたり、

HPのフォームからお送り頂くようご案内することもできます。

みなさんも状況に応じて使ってみてはいかがでしょうか。

（電話秘書スタッフ 田中）

日本の言葉研究所『覚えておきたい 日本の美しい季節の言葉』

４月を迎え、世間もすっかり春の雰囲気ですね！

皆様春はお好きでしょうか、

そして春と聞いてどんなものごとを連想されますでしょうか。

今回はこちらの本をご紹介いたします！

『覚えておきたい 日本の美しい季節の言葉』日本の言葉研究所 著（大和書房）

覚えておきたい 日本の美しい季節の言葉 - 株式会社　大和書房 生活実用書を中心に発行。

近年は異常気象が話題になったりと、

少しずつ季節の表情や体感が変化しているようにも感じますが、

日本は四季のある国です。

この本で紹介されているのは、

そんな四季を感じ表現することに長けた先人たちが残した「季節の言葉」。

響きや語感が美しかったりほっこりするものや、

想像力をかき立てる字面や音をもったもの。

こういった季節の言葉を知るほど言葉の世界が広がり、

日常に彩りや潤いが与えられる…という、

裏表紙の宣伝文やはじめの文章を読んでいるだけでなんだかわくわくいたします

各季節、月ごとに季節の言葉がまとめられている他、

名句、名歌、ことわざなども紹介されています。

未知の知識を吸収するのが楽しいことはもちろんですが、

ああそういえば天気予報とかで聞いたことがあるな、なんて一言や、

百人一首など馴染みのある歌を見かけて、

解説を読みながら改めて語源を学んだり、理解を深めるのもとても楽しい一冊でした。

また、月ごとの異称も個人的に印象的でした！

例えば４月でいいますと和風月名の「卯月」が有名かと思いますが、

「余月」「卯の花月」「花残月」「木葉採月」など

他にもたくさんの異称があるそうで、

日本語の奥深さ、おもしろさに触れたように感じました。

実は春は個人としては苦手意識を持っている季節なのですが、

きれいな言葉に触れ、イメージや語感を味わうところから、

この季節を少しでも楽しんでのどかに過ごしてみたいなあ、と感じました。

（電話秘書スタッフ　福井）

Aちゃんは「日本人」

先日、YouTubeのショート動画を見ていたとき、
職場へもっていくお弁当を紹介している動画が目に留まりました。

現在ヨーロッパに住んでお仕事をなさっている、
日本出身の方のようで、お弁当を職場にもっていったときの
仕事仲間の反応をお話しされていました。

「お弁当を持っていったら『外国人』に驚かれた。」
「『外国人』にはお弁当の習慣がない。」

動画の中で発せられた、このような表現に私は違和感を覚えました。

「外国人」とは、いったい誰のことを指しているのでしょう。

学習塾で勤務していた頃、

当時小学校5年生のAちゃんと出会いました。

Aちゃんは南アジアで生まれ、

生後間もなくご両親とともに日本へ移住してきました。

インターナショナルスクールに通っており、
第一言語は「英語」です。

家庭でも英語でコミュニケーションをとっているようで、
入塾直後は、日本語の読み書きはまったくできず、
日常会話レベルの意思疎通も困難でした。

彼女がもつ特有の気質を一層活かせる場を求めて、
本人とご家族は中高一貫の私立校への進学を希望していました。

先述のように、Aちゃんは生後間もなく日本に移住しているため、
得意の英語を活かせる「帰国子女枠」での受験は叶わず、
大多数の受験生と同様に一般入試の問題を解く力が求められました。

中学受験をしたことがない人でも、
Aちゃんの置かれた状況の困難さは、想像に難くないでしょう。

小学校1年生のテキストから学習を始め、
わからない単語は英語に置き換えながら

工夫を凝らして指導にあたり、半年が経過するころには、

5年生のテキストの内容も概ね理解できるようになっていました。

Aちゃんは、将来日本で就職し、

日本で生活を続けたいと望んでいました。

そして、日本に移住後に生まれた妹と

日本語で会話できるようになりたい、と話していました。

（妹は日本で生まれ育ち、第一言語は日本語です。
英語は簡単な単語しかわからないとのことでした。）

Aちゃんの受験を前に、私は塾を離れたため、
彼女の進学を見届けることはできませんでした。

しかし、受験の結果以上に、

どうかAちゃんが彼女自身の特性を伸び伸びと発揮し、
愉しく日々を過ごしていてほしいなと願っています。

電話応対していると、日本語に不慣れなご様子の方からの
お電話をお受けすることもめずらしくありません。

電話越しですから、身振り手振りを交えることもできず、
お聞き取りすることが困難なときもあります。

そのような場面でも、なるべく簡単な単語や表現を用いて、
誤解なく意思疎通できるよう工夫して応対しています。

職場や自宅近くのコンビニやスーパーでも、
日本語のネイティブスピーカーではない店員さんを
見かけることが多くなったと感じます。

「日本語でコミュニケーションが取れるようになりたい」
と話すAちゃんの姿が思い出されて、
私は安易に「外国人」という表現は口にできません。

言葉は私たちの考え方や価値観を映し出すものです。

電話秘書スタッフの一員として、
誰よりも言葉を大切にする人でありたいと思っています。

（電話秘書スタッフ 中村）

私の秘密兵器 「エアマッサージャー」

皆様、季節の変わり目ですが、お体の調子はいかがでしょうか。

私はデスクワークのせいか

足の血流が悪さが気になっていました。

このままほっておくと、足がゾウのようにむくんでしまったり

さらに悪化すると、足の甲が紫色になってしまうと思い

エアマッサージャーを使い始めました！

もともと、足の悪い母の為に購入したのですが、

着脱式が大変そうなので、母には新しい健康器具を購入して

私がエアマッサージャーを譲り受けました。

こちらの機器のよいところを3つ紹介すると

1マジックテープで止めることにより、圧を調整できるところ

2.つま先につけられる、足裏用アタッチメントがあること

3.あたためも可能。モードや強さも3種類あること

毎日使用することで

足のむくみや、血流の悪さも改善されたように感じます。

マッサージしている間ももちろん気持ち良いのですが

脱いだ後、足が開放される開放感も最高です。

スノーボードをされている方でしたらご存じだと思うのですが

スノーブーツを脱いだ後の開放感に似ています。

体に良いと思い購入した私の秘密兵器はまだあります。

また折りを見てご紹介したいと思います

（電話秘書スタッフ 井上）

春バテにご注意

4月といえばいろいろと新しいことがスタートする時期ですね

出勤中の電車内には初々しい学生や、

まだスーツに着られている新社会人の方が多く、

心の中で小さなエールをつい送ってしまいます

あたたかい日差しと涼しい風で環境も良く、

年度始まりということで気合いを入れ直して

何かに取り組み始める方もいらっしゃると思います。

そんなときほど「春バテ」にご注意ください

春バテとは、春先特有の気候変化や生活リズムの変化によって

引き起こされる体調不良の総称です。

春は1年のうちでも寒暖差が大きく、

体が気温の変化に対応しようと交感神経を活発に働かせます。

この交感神経の働きで体の緊張状態が続くと、自律神経が乱れ、

春バテの症状が起きやすくなります

「がんばろう！」と思うと、がんばってる間は問題ありませんが、

かえって心や体が疲れてしまうことがあります。

せっかくやる気がみなぎっても体調を崩してしまっては意味がありませんね。

何をするにも無理はしすぎず、

ほっと一息つくことも大事にしてがんばっていきたいですね

（秘書スタッフ 森本）

池袋の名店ご紹介

私が入社したての頃に先輩スタッフから、

美味しいベトナムのフォーのお店があると教えていただき、

かれこれ10年以上ランチに通っているお店があります。

それは、ベトナム料理店 PHOVIETさんです。

ベトナム料理店PHOVIET

ランチどきはとても混んでいる大人気店です。

お店のスタッフの方はおそらく全員ベトナムの方で、

現地の雰囲気溢れる店内で本場ベトナムの味を

楽しむことができます。

コロナ禍でしばらくお店に行けず、

久々にランチに行ったときは

「久しぶり！元気だった？」

と声をかけていただき

嬉しかったことを覚えています^^

私はこちらのお店でフォーにはまり

ベトナムにフォーを食べに行きました

新しく入社したスタッフに

美味しいランチのお店を聞かれた際に

紹介するお店の1つです！

池袋にお越しの際は、

ぜひ行かれてみてはいかがでしょうか！

（電話秘書スタッフ 山本）

弁護士業務に役立つDXとして

電話秘書代行業界に身をおく人ならば、誰もが痛感していることだと思いますが…

士業事務所様の電話応対は難しいです！

業界については素人なのに、専門的なお電話が

かかってくるのですから当然です。

中でも弁護士事務所様へのお電話は、裁判所からの事務連絡など、

専門的かつ長い内容のお電話が多いものです。

加えて、依頼人の方からの深刻なご相談や相手方からの確認のような、

お電話くださる方の感情の比重が高いケースもあります。

そんなお電話にビジネスアシストでは

「会員様を思いやり、お客様をおもてなしする」

という価値観は変わらず、

専門用語の聞き取りや業界特有のやり取りに

違和感なく対応できるプランとして

【弁護士・法律事務所専用プラン】をご提供し

320所を超える弁護士の先生方にご利用いただいています。

そしてこのたび、弁護士ドットコム様発行

『弁護士ドットコムタイムズ』3月号にて、

ビジネスアシストの電話秘書代行サービスが掲載されました✨

弁護士ドットコム様は日本最大級の弁護士・法律ポータルサイトの運営会社。

弁護士事務所の方も、弁護士に依頼する方も、

弁護士業務に関わる全ての方が知っているサイトです。

今回掲載されたのは特集記事

「弁護士の業務に役立つDX特集」

法律事務所のデジタル化や業務効率化を支援する

最新ツール・サービスが紹介されています。

ビジネスアシストでご提供しているのは

まさに、業務効率化を促進するサービスです。

弁護士ドットコム様もおすすめくださる

ビジネスアシストの電話秘書代行サービス、ぜひご活用ください

プレスリリース

弁護士の業務効率化を実現！ビジネスアシストの「電話代行秘書サービス」、法律事務所の利用実績320所突破＆年間10万コール対応

（電話秘書スタッフ　永井）

好きなもの、大切なもの

皆様、好きなもの、大切なものはありますか？

私は今まで家族や、仕事の事で悩んだりした事もあるのですが

好きなもの、大切なものがあることで、のりこえられたと感じています。

3つあげるとすると、私は、家族、太鼓、花です。

好きなものでも、いきづまることがあるので

3つ位あると、なんとかなります

人間関係で悩んだとき

仕事が思うようにできないとき

家族のことが心配なとき

そんなときに、好きなものがある所に行くと安心します。

大切な人のことを考えたり、守りたいと思うと、人は強くなります。

好きなものや大切なものは、人それぞれですね

その時の自分の気持ちや、年齢、時代によっても違うのかもしれません。

私は不器用で、壁にぶつかる時も多々あるのですが

年齢を重ねるにつれて、好きなもの、大切なものがあること大切さ

がわかるようになりました。

これから先も、長い人生いろいろなことがあると思いますが

好きなもの、大切なものがあることを忘れず、人生を楽しみたいと思います！

（電話秘書スタッフ 井上）

サービス接遇検定1級に合格

昨年11月に筆記試験、今年2月に面接試験を受験し、

無事にサービス接遇実務検定1級に合格しました。

サービス接遇検定 | ビジネス系検定

昨年、1級を取得した秘書検定に比べると、ややマイナーな検定のようで、

情報があまり出回っていない印象があります。
 

これから受験を考えている方の参考になればと思い、本検定についてご紹介します。
 

■筆記試験
ホテル、レストラン、クリニックなどのシチュエーションにおいて、
・お客様から求められる対応
・後輩指導
・経営者の目線に立った接客
といった内容を、全問記述式で回答します。

一般常識やマナーの問題も出題されます。

■面接試験
面接官が演じるお客様に対して
「テレセールス」と「セールストーク」の二つの課題を行います。
・テレセールス

面接前に課題として出された商品の特徴を覚え、
お電話でお問い合わせくださった場面を想定し商品の説明をします。
・セールストーク
お客様がご来店した場面で商品をおすすめし接客をします。

課題の商品はスカーフやカーディガン等、アパレル系が多いようです。

面接試験はとにかく緊張せずに

リラックスして笑顔を忘れないことが大切です。

緊張していることが伝わると最後の面接官からの評価で

「緊張なさってますね」なんて突っ込まれることもあるとか…

ファミレスに行けば、タブレットで注文し、

ロボットが料理を運び、セルフレジで会計をする、

そんな時代に「接客の検定なんて無意味では？」

と思う方もいらっしゃるかもしれません。
 

しかし、だからこそ 「生身の人間による接客は特別で贅沢なもの」 

という付加価値が生まれるのではないでしょうか。
 

良いサービスとは？ お客様が望む接客とは？
改めて考え直すきっかけとして、

サービス接遇実務検定はとても勉強になりました。

お客様と対面することはありませんが電話秘書も立派なサービス業。

検定で得た知識を生かして会員様をサポートいたします！

（電話秘書スタッフ 橋本）