５％！ 事実だけでないメール

こんにちは、

ベンテツです。



前回メールの品格について話をさせていただきましたが、今回もメールについて

追加でお話をさせていただきたいと思います。



やたら長くて役に立たないメールがあるという話でしたが、長くても短すぎても、

品格を疑われることはあります。



今回は短いほうのメールについて取り上げたいと思います。



短くて的確で、何をいいたいのかすぐにわかるというのは理想です。


そのようなメールになっているか、もしくはメールでなくてもいいかもしれません。



ちょっとした報告であっても品格が現れてしまいます。



私の場合はというと、下位５％にいたことを考えると、当然ながらうまくできていたとは

思えません。



質問に対してもうまく反応できませんでした。



それでも注意してくれるほうはいいほうで、だんだん注意もされなくなります。


やっぱり自覚しないとなかなか改善できない部分でしょう。




メールが短すぎる最も多い例が、「転送します」というメールです。


転送するのはいいのですが、受け取った人はどうすればいいのでしょうか。



元もメールに内容はあるということですが、もともとあなたに送られてきているのですから、

転送した相手には、少なくともその主旨を理解してもらうようする必要があるでしょう。


転送しますのひとことでは、どうとでもとれるので、ある意味逃げています。


あなたがどう思ったのか、どうしようと思ったのか、送った相手にどうして欲しいのか、

分かるようにする義務があるでしょう。




このようなメールが出てしまう背景として、明確な理由があります。


それは開放度の問題です。


受け取った人の中で、感度がある人はすぐにわかってしまいますので、注意が必要です。



開放できていません。


閉鎖されています。




要は、自分だけがわかっていることに気づいていないことが問題です。


自分だけがよく知っているので、人にも分かってもらえると思い込んでいるのです。




伝える以上は、分かってもらわないと意味がありません。


分かりにくいメールを送る人は、送ったのに忘れてるのはそっちが悪い、

と大抵言っています。



だけど、分かりにくいメールなので、滞っているのは当たり前です。


その問題に全く気づいていないという人が本当に多いのです。


もちろん、私もやってしまいます。でも少なくはなってきていますが。





相手の気持ちになって書くことは前回も話してきました。


そしてそれに加えて、相手の行動を促すことまでも考えたいですよね。


ただ事実を伝えるのではなく、

相手がどう行動を起こすまで考えて、的確に、簡潔に伝える、

そんなことができるようになりたいですね。






それでは、
今日はこのへんで、
またまた、、、、、、、。