値札やラッピング用の袋などを仕入れるときは，運営側（例えば幼稚園だったら園の先生とか）にお伺いを立ててから購入するのが基本のようです。
私はいまいちその辺が理解できずに，あるもので済ませてしまったのですが，足りなくなったときはどうすればいいんだろう，と一抹の不安を抱えつつ仕事をこなしたことが少し心残りでした。
幼稚園などでは出入りの業者さんが決まっていて，その業者さんを通して一括購入するのが主流のようです。
そういう仕組みがいまいち理解できず，またちゃんと尋ねることをしなかったので，お手伝いしてくださった人たちに少し不便をかけてしまったなあという反省があります。
材料の仕入れなどは，一度しっかりレクチャーを受けておくことをお勧めします。
勝手に買って領収書を取ってくればオッケーというところはそうそう無いようです。