追記掲載しましたの
まずは、フォーマルなお手紙のフォーマットを使える必要があります
OET Writing レターフォーマット
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10/02/2014
Dr. L Roberts
Admitting Officer
Newtown Hospital
1 Main Street
Newtown
QLD 4200
Dear Dr. Roberts,
Re: Mrs. May Hong
◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
Yours sincerely,
Dr. Ahmed
Chief radiographer
City Town Hospital
6 Garden Court
Clearwater
QLD 4201
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上から順に
①手紙を書いた日付
②受取人の氏名・住所
③受取人名
④お手紙タイトル
⑤お手紙本文
⑥結語
⑦差出人の名前・住所
、、、となります
各項目は、１行のブランクで仕切られています
全て 左揃えでOK
フォーマルなお手紙のフォーマットは 様々な形式があり、「この形式でないとダメ」ということは ありません。
人によっては、①と②が 逆な場合もありますが、どちらでも 正解です。
いちばん大切なのは、自分が手紙を書く際に 毎回同じフォーマットを使用することです
そうすることで、フォーマットエラーを 少なくすることができます
①手紙を書いた日付（差し出し日）
日付は 10/02/2014 の DD/MM/YYYYフォーマットが おススメ
もちろん、10 February, 2014 又は 10th February, 2014の形式でも構いませんが、スペルミスを少なくするために 数字を使用したほうが良いと思います。
お手紙を書いていると、本文中にも 日付を記載しなければならない場合があると思います。
例えば、紹介先の医者への手紙ならば、紹介患者さんが病院に来られた日付や、患者さんの誕生日などですね。
気をつけなければならない点は、手紙で使用する日付フォーマットは すべて同じものを使用すること。
例えば、差し出し日が DD/MM/YYYYフォーマットならば、本文中も DD/MM/YYYYフォーマット または DD/MMで表記。
手紙に記す日付は、タスクまたは資料に含まれている場合は 指定の日付を使用します
特に 記載指定がない場合は、試験の日付(実際に手紙を書いている日の日付)を記載します
②受取人の氏名・住所
この欄へは、受取人と、その人の役職、住所を記入
受取人が
医者 → Dr．◯◯◯◯◯
男性 → Mr．◯◯◯◯◯
女性→ Ms．◯◯◯◯◯
注意すべき点は、Dr,Mr,Msに続く「．」を忘れないこと
Dr,Mr,Msは 略語なので、Dr．、Mr．、Ms．とします。
以前は、既婚女性へはMrs、未婚女性はMissを使用していましたが、現在はほとんど使用しません
女性だけ 未婚・既婚によって敬称が変わるのは 差別だという見方があるからです。
ちなみに 18歳より下の方の名前を記す場合は、敬称無しで 名前だけでOK
しかし、18歳以下の方の場合は、親が受取人になる場合大
患者さんなど、個人が受取人の場合は、名前と住所のみが 一般的です
Mr. Roy McDonald,
2 North Street
Spring Hill
QLD 4010
受取人の役職・勤務先がタスクや資料にに記載されている場合は、これらも明記します
Dr. Roy McDonald
Orthopaedic surgeon
Mater Private Hospital
1 Central Street
Carrara
QLD 4211
受取人特定の役職となる場合、名前なしで 役職から記入します
Registered Nurse
Spring Aged Care Center
1 South Street
Spring Wood
QLD 4005
…のようにね
③受取人名
あらためて 受取人の名前を明記
Dear Dr. Willson,
のように、Dear ＋ 敬称 ＋ 苗字 ＋ ,
最後のカンマを忘れないように！
受取人の名前が分からない場合は、
Dear Sir/Madam,
とします。
受取人の名前は分からないけど 役職を知っている場合は、役職を記載
Dear Doctor,
Dear Nurse,
のようにね。
④お手紙タイトル
Re:に続き、お手紙のタイトルを書きます
因みに、Re:は、「〜について」という意味ですね
⑤お手紙本文
始めのパラグラフには、お手紙を書いている理由を記します
パラグラフ2から、本題を詳細に記載します。
最後のパラグラフには、締めくくりの一文が来ます。
パラグラフの数には 制限はありませんが、お手紙本が 200文字前後になる必要があります
⑥結語
Yours sincerely, の一文でOK
最後のカンマを忘れないように
Sincerely yours,
Sincerely,
でも 大丈夫です。
Yours sincerely,
の方が、スタンダードですね。
IELTSの場合は、スタンダードでは無い単語・ちょっと小難しい単語や言い回しを使用する事で 点数が伸びますが、OETは スタンダードな形式でOKです
⑦差出人の名前・住所
タスクや資料に 差出人の名前・役職・住所が記載されている場合は、指定されている名前・役職・住所を記載します
もし、記載指定がない場合は、自分の名前と 役職を記載します