仕事と作業の違い
基本的なことですが「仕事」とは「作業」とは異なります。確かに体を動かすような仕事では、この二つにあまり違いはないように感じます。でもそのような仕事でも「仕事」と「作業」には違いがあります。
一般論として「仕事」の一部が「作業」になります。しかし。ソフトが中心になってきている現代社会では「仕事」と「作業」は別のカテゴリーになります。「仕事」とはクリエイティブなもので、「ゴール」が存在しません。しかし、「作業」は標準化されたもので「ゴール」が明確に存在します。例えば、請求を郵送するための「作業」は明確なゴールがあります。
「作業」は標準化できるため、「作業」を分析をすることで自分より下位の職制の社員に振ることができます。例えば、請求書の郵送の例では「紙」で送る意味があるのかを考えます。考えてみると不要です。そこで、「弊社は今後郵送での請求書はお送り致しません。メールでPDF化されたものを担当よりお送りいたいますのでご理解ご協力のほどお願いいたします」とお客様にメールしたら標準化された「作業」すらなくなります。
基本的に「作業」という仕事は合理化省力が可能なもです。しかし、クリエイティブな「仕事」はなかなか合理化はできないと考えられています。しかし、それって本当なのでしょうか？
仕事を作業にする
実はクリエイティブと考えられる狭義の「仕事」は、中間管理職が生き残るために必要なもので存在意義が疑われるものもあります。中間管理職は存在を維持するために、この「仕事」を削減することは消極的になります。そのため、この狭義の「仕事」は現在も生き残っています。あるいは、一旦排除しても似たような仕事が違った形でゾンビのように生き返ってくる場合もあります。
本当に「仕事」って削減できないのでしょうか？削減できるものは、いくらでもあると思います。削減方法は、狭義の「仕事」を分析して「作業」化可能なものをピックアップして「作業化」して「仕事」を減らすのです。
今やっている仕事は必要なものだと考えていると思います。しかし、それはそうあって欲しいという思いからであって、本質的には必要なものであることを感じていることってありませんか。
まずみなさんの仕事を一度24時間円グラフにして何に対してどの位の時間を使ったのかを調べてみたらどうでしょうか。まずは自分の行動を客観的に分析すべきです。多分、パソコンに向かって作業している時間が一番多いでしょう。そしてその中身はメールの返事が中心で、その後は意味もないネットサーフィンでの検索ではないでしょうか。
このメールの返事を「作業」化することで仕事を減らすことができるのではないですか？「えっメールを減らすなんてできません！」と思われるでしょう。
私の接したことのある大企業の管理職の方々は夏休みなどの長期休暇明けに会うと、「メールが1000通溜まっていて」や「2日会社を開けたらメールが100通溜まって」などと愚痴っていました。
こんな話をすることが恥ずかしいことだと気が付いていないことにびっくりします。だって、1000通溜まっていても業務に支障がなかったのでしょう？だったら、そんなメールってジャンクメールじゃ、あなたの存在意義はなかったというないですか。そんな事をよく人に言えるなと思いますが、こんな考え方って変ですかね？
あるいは営業の方が「最近のお客様はネットからの問い合わせなので、メールでの追客が大変で」とよく話されるのを耳にします。そこで「メールだけで案内まで誘導するんだ」と質問すると「そうなんですよ〜」と面倒くさそうに答えられます。
そこで私が「だったらメールの発信者ってあなたでなくっても大丈夫なんだ？」と質問すると、「現実にはそうですね」との返事がほとんです。
この二つの例で分かりませんか？「実はメールってあなたがしないといけない仕事でない」ってことに。確かに「営業」での追客のためにはメールを粗雑に扱ってはだめです。でもあなたが書かないといけないのか？は別の話でしょう。
1000通メールは部下や関係者が「エクスキューズ」のための「証拠」としてのメールなので無視しても問題は起こりません。なので、このメールにあなたが反応する必要はありません。
谷崎潤一郎は「文章読本」の中で、ビジネス文章は小説である必要があると説きました。理由は、小説では極限まで切り取った文章が人の気持ちを動かす。ビジネス文章は感情的なものは切り取り必要な事実だけを伝えることが目的なので、小説と同じで小説はビジネス文章の参考になると説いている。
この話の本質は、ビジネス文章は難しいと言うことも伝えています。そこで、小説家でもない一般人が毎日メールの文章を考えるって時間の無駄だと思いませんか？要は、テンプレートのメールの文章を作って、みなさんはそのテンプレートをもとに個別の事象を入力して終わりすればメールの文章を考える必要はなくなりますよね。
テンプレートの文章は、社員が今まで送っていたメールから、社員にテーマを与えてそれにあったもので自分なりにいい出来だと思われるものを提供させます。出てきたメールの文章を社員で協議して出来のいいものをピックアップしてテンプレートとして配ればいいのです。
これで、メールを書くという「仕事」を「作業」に変える事ができます。
作業は満足感をあたる
「仕事」を「作業化」することのメリットは心理的な面でもあります。「作業」は単純なものが多いのが基本です。そして「ゴール」があるのが「作業」の特徴ですので、実は作業に入ると脳は満足感に関するモードに変わります。
単純作業は辛いことなので「何か目的を持って達成感を持つようにするようにしないと作業は終わらない」と脳は考えます。例えば1000枚の紙を折ろうとすると100単位の山にして「あと500」とかいった感じで本来の「ゴール」とは違った身近な「ゴール」を設定し「作業」を楽しくしようとます。
この身近な「ゴール」に着くたび「よくやった」という感情が生まれ、脳内ではそれに伴い報酬系のホルモンが分泌されます。単純作業はこうして快感を伴いようになっていくのです。そして本物の「ゴール」になると今まで以上の達成感を感じて至福の感情になるように脳は指示を出すのです。
似たような例は学校でマラソンの練習と称して長距離走をやらされた時に感じたとこはありませんでしたか？
この満足感が「仕事」をしたという気持ちになってしまうのが「作業」の問題点なのです。だから「作業」的な「仕事」はできるだけ排除しないといけないのです。
仕事を作業に変えるとどうなる
実際にオフィスの仲介をしている友人にこのメールの対応のことのアドバイスしたことがあります。メールで悩まされていたらしく、メールの簡単な作り方を知って友人は仕事の量が2割減ったといってました。
そんな友人にもっと仕事を減らす方法があると教えてあげました。それはショートメールの使い方です。電話に出られない時にかかってきたの電話の対応方法です。多くのみなさんは、急いでショートメールで電話に出られない旨を打ちます。
これも無駄でしょう？「電話に出れない旨」の文書と「何分後に電話する旨」を辞書登録しておけば文章を打つ必要はなくなるでしょう？それを教えてあげました。今は実行しているので、これでも仕事量が猛烈に減ったといってます。
要は仕事が増えるも減るも仕事に対する向かい方の問題です。
次回からは、最近多い「部下の使い方に関するブログ」を始めたいと思います。
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