打ち合わせ議事録ってなんなんですか？
リノベーション工事内容に関して何度も打ち合わせを持ちますがその時に担当の方は議事録というかメモを取リます。あるいは図面に変更箇所を入れています。それらの写しをその場でもらってますか？
注文住宅やマンションのリノベーションなどは実質的には形がないものを購入することになりますので、信用の積み重ねで信頼することで成立するプロジェクトだと言えます。あえて、プロジェクトと読んでいるのは１０００万円を超える買い物ですからそれはやはりプロジェクトと考えて当然だと思います。
打ち合わせで決まった事が間違ってはいけないので確認作業は大切だと言えます。しかし、この確認作業というものがどちらのためになされているのかで内容は１８０度違うことになります。本来、議事録はお客様のためにあるのでしょうが、現実には事業者サイドのためにあるようになっています。
通常ゼネコンの議事録は打ち合わせの最後に施主の承認のサインをもらいます。そのため言った言わないはないようになっています。しかし、ハウスメーカーやリノベーション業者の中の一部の人たちの議事録のような備忘録は、自分たちの保全とお客様を自分たちの思う方向へ誘導するためのツールとして利用されています。
備忘録の記載事項は、皆さんが語ったことは全く記載されず、彼らの都合の良いことや言葉尻を捉えた内容の備忘録になっています。例えば、LIXILやPanasonicなどのショールームに行ったあとの評価などがわかりやすい例になります。ショールームを見学した後に営業の方から「ご覧になられtどうでしたか？」と聞かれるとどうしても「いいですね」とまずは答えがちです。そのコメントを記載しているのです。続いてたとえ皆さんが「でも私たちの考えているテイストと違う」と話していたとしてもその発言は記載されていません。
議事録の代わりになるものは
基本的に私たちは行き違いや言った言わないの話でお客様に不信感を持たれたくないので情報は関係者でいつも共有しています。正しく伝わらないで複数の関係者が関わるプロジェクトが当初の目的通りに進むことはまずないと言えます。そこで私たちはプロジェクトを進めるに当たっては情報の一元管理行っています。具体的にはSNSを活用して関係者でグループを作成し情報交換や意思の確認を行い、クラウドサービスを使ってデータは共有保存をかけて関係者はいつでも確認できるようにしています。
このような情報の共有化を行うと、言った言わないは起こらないです。加えて関係者特に施主である皆さんの考えは確認できますのでズレは生じません。例えば、ミーティングで話をするときに日本人は決定や意思表示を前提として話をすることが少なく、多くの場合が「そうですね」のような曖昧で結論が出ているかどうかわからないような発言をする事が日本人の特徴としてあります。言った方は「私の意見は同意してもらえた」と思っていたにもかかわらず聞いている方は「あくまでも意見を聞いただけで同意はしていない」と感じているような事があるかもしれません。
しかし、テキスト文字で書かれたものは同意か不同意かがわからないようになることはありません。「こうしてほしい」と記載すれば「了解です」か「できません」しか答えはありません。わからないと「どういうことですか？」との確認することができます。設備関連の器具に関しても型番を含めてホームページなどのアドレスを共有することで正しく情報は繋がります。
しかし、多くのはハウスメーカーや大手不動産会社ではSNSを仕事で使用することは禁じられているところが多い事や禁じられていなくとも情報の共有の必要性を感じないために使用される例は稀です。皆さんの求めているような個性的なリノベーションや注文住宅を建築したい場合にはやはりSNSやクラウドサービスの活用は重要な事だと言えます。
さて自分たちの思いを実現するためのリノベーションや注文住宅をお考えの方はこちらにどうぞ。
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