断りの返信メールが上手く書けない！
どうもメールの返信か上手く書けない
特に、断りがうまく書けないことありませんか?
こんにちは、アラカン太郎です。
昨日、いいお天気の中、仲間内でお花見しました。
(どんちゃん騒ぎをするなんて、無粋なことはしません)
早めの昼食を、桜を見ながらいただくというようなお花見だったのですが、こういった会合にいつも欠かさず出席するAさんが昨日も来ていました。
で、何気ない会話を交わしていたのでずか、Aさんから質問を受けました。
Aさん曰く、「最近こういった集まりのお歳層をメールでいただくことが多くなりました。電話と違い、不在で失礼するということもないのでいいのですが、どうしてもお断りをしなくてはならないときの返信メールが上手く書けないのです」と。
まあ、お断りをする返信メールというのは、公私にわたってよくあります。
ということで、今日は上手なお断りの返信メールについてお話しします。
●お断りを伝えるときの、｢決め言葉」をつくっておく
お断りをする返信メールというのは、書く手(入力ですが)が進まないものです。
ドライに断れる勧誘のメールでも、相手に嫌な思い、ましてや恨まれるような断り方はしたくないものです。
相手のことをよく知っていたりすると、特に表現に悩みます。
でも、そなことで時間を無駄にしては、便利なメールが無駄になってしまいます。私の場合は、そんなことにならないように、公私のパターンでお断りの「決め言葉」を予めつくっています。
１ 仕事についてお断りをするとき、できないとき
・「今回の件については、対応が難しいと思います」
・「今回のご依頼にっては、申し訳ございませんが対応できません」
まあ、仕事自体をお断りすることはあまりないのですが(冷汗)、急な打ち合わせやスケジュール変更については、上記のような｢決め言葉｣を使ってお断りすることがあります。
2 プライベートな関係でのお断りすとるき
・「本当に残念ですが、今回は失礼をします」
・「あいにくですが、○○○のため」
(○○○には、お断りする理由を入れます)
といった「決め言葉｣を使ってお断りをします。
ただし、これらのお断りをするときでも、△△△すればできますよというような、補足を付けるようにしています。
●｢決め言葉」は、漢字は少な目の方かいい
面と向かってお断りをするというのは、気まずいところもあますが、顔を見て話しをする分本心は伝えやすいといえます。
これが電話になると、顔が見えないマイナスはありますが、言葉を直接伝えている分メールより即応性があります。
相手の出方に合わせて、話しができますから、お断りの理由についてもリアリティを持って伝えられます。
その点、、メールは文字言葉だけです。
ですから、メールでのお断りの場合、「決め言葉」に漢字がズラズラ並んでいると、なんだか堅苦しいものになります。
例えば、
・「御依頼の件は辞退します。誠に申し訳御座いません」
・「御招待欠席いたします… 誠に失礼致しました」
というようなのは、真摯な気持ちは分かりますが、儀礼的過ぎる感じを受けます。
それよりも、
・「お招きの件、欠席させていただきます。本当にごめんなさい」
と書いた方が、残念な気持ちが素直に伝わると思います。
お断りのメールを書いてみて、ふと入力の手が止まってしまうのは、こういったパソコンの変換による漢字の使い過ぎにあるかもしれません。
メールは、手紙の一種ではありますが、手紙よりは、会話に近いと思います。
どうも断りの返信メールがうまく書けないとお思いの方は、｢話すように書く」ということを心がけるといいかもしれません。
では、今日はここまでです。次回もぜひお越しください。
特に、断りがうまく書けないことありませんか?
こんにちは、アラカン太郎です。
昨日、いいお天気の中、仲間内でお花見しました。
(どんちゃん騒ぎをするなんて、無粋なことはしません)
早めの昼食を、桜を見ながらいただくというようなお花見だったのですが、こういった会合にいつも欠かさず出席するAさんが昨日も来ていました。
で、何気ない会話を交わしていたのでずか、Aさんから質問を受けました。
Aさん曰く、「最近こういった集まりのお歳層をメールでいただくことが多くなりました。電話と違い、不在で失礼するということもないのでいいのですが、どうしてもお断りをしなくてはならないときの返信メールが上手く書けないのです」と。
まあ、お断りをする返信メールというのは、公私にわたってよくあります。
ということで、今日は上手なお断りの返信メールについてお話しします。
●お断りを伝えるときの、｢決め言葉」をつくっておく
お断りをする返信メールというのは、書く手(入力ですが)が進まないものです。
ドライに断れる勧誘のメールでも、相手に嫌な思い、ましてや恨まれるような断り方はしたくないものです。
相手のことをよく知っていたりすると、特に表現に悩みます。
でも、そなことで時間を無駄にしては、便利なメールが無駄になってしまいます。私の場合は、そんなことにならないように、公私のパターンでお断りの「決め言葉」を予めつくっています。
１ 仕事についてお断りをするとき、できないとき
・「今回の件については、対応が難しいと思います」
・「今回のご依頼にっては、申し訳ございませんが対応できません」
まあ、仕事自体をお断りすることはあまりないのですが(冷汗)、急な打ち合わせやスケジュール変更については、上記のような｢決め言葉｣を使ってお断りすることがあります。
2 プライベートな関係でのお断りすとるき
・「本当に残念ですが、今回は失礼をします」
・「あいにくですが、○○○のため」
(○○○には、お断りする理由を入れます)
といった「決め言葉｣を使ってお断りをします。
ただし、これらのお断りをするときでも、△△△すればできますよというような、補足を付けるようにしています。
●｢決め言葉」は、漢字は少な目の方かいい
面と向かってお断りをするというのは、気まずいところもあますが、顔を見て話しをする分本心は伝えやすいといえます。
これが電話になると、顔が見えないマイナスはありますが、言葉を直接伝えている分メールより即応性があります。
相手の出方に合わせて、話しができますから、お断りの理由についてもリアリティを持って伝えられます。
その点、、メールは文字言葉だけです。
ですから、メールでのお断りの場合、「決め言葉」に漢字がズラズラ並んでいると、なんだか堅苦しいものになります。
例えば、
・「御依頼の件は辞退します。誠に申し訳御座いません」
・「御招待欠席いたします… 誠に失礼致しました」
というようなのは、真摯な気持ちは分かりますが、儀礼的過ぎる感じを受けます。
それよりも、
・「お招きの件、欠席させていただきます。本当にごめんなさい」
と書いた方が、残念な気持ちが素直に伝わると思います。
お断りのメールを書いてみて、ふと入力の手が止まってしまうのは、こういったパソコンの変換による漢字の使い過ぎにあるかもしれません。
メールは、手紙の一種ではありますが、手紙よりは、会話に近いと思います。
どうも断りの返信メールがうまく書けないとお思いの方は、｢話すように書く」ということを心がけるといいかもしれません。
では、今日はここまでです。次回もぜひお越しください。