アップルハウスは毎月25日が給与の支給日
給与計算にかかる一連の業務を外部委託している会社も多いようだが
アップルハウスでは経理部員の私と社長の2人で行っている
以前は給与計算が終わると明細を印刷し
三つ折りにし
封筒詰めし
全員に配布していた
作業は小学生でもできる単純作業だけれど
給与に関することなので
他のスタッフに頼むこともできず・・・
一人で150人分近くの明細を
封筒詰めするだけで半日近くかかっていた
給与ソフト会社の正規の封筒を使えば
楽なのだが市販の封筒の何倍もするので使用せず
市販の封筒の窓にはうまく合うように
毎回手作業で印字位置を調整していた
店頭スタッフへの配布は
流通センターから店舗への定期便の中に同梱していたが
出荷日とのタイミングが悪いと
支給日に間に合わない場合もあった
数日遅れても構わないという場合は
厚意に甘えさせてもらっていたが
できるだけ早く確認したいというスタッフもいて
別便で送ることもあった
当社は女性社員が9割以上を占めているので
結婚後も旧姓で仕事をしている社員が多い
給与関係の書類は本名で処理するので 複数の部署とスタッフの手を経由するうちに
「これは誰ですか?」と混乱を生じてしまうこともあった
そんなわけで
数年前から給与明細をメール添付で配布するように変更した
給与計算が終わればボタン一つで配布まで完了する
上記諸々の問題が一挙に解決し 手間のかかる作業から解放された
(明細を紛失してしまったから再発行して欲しいという依頼もほぼなくなった)
いろいろなことが紙からデジタルに変わり 困ることもあるのも事実だ
特に昨年10月に始まったインボイス制度と 今年1月から始まった電子帳票保存法
長い目で見れば楽になる制度なのかもしれないが
過渡期の今は逆に経理事務作業は劇的に増えている
そうしたなか
給与計算においてはデジタル化の恩恵を受けて大変助かっている