◆業務効率化とシステムの関係

業務効率化のための手段として挙げられる「システム導入」
今や、業務効率化をスムーズに進めるために、システムの導入は必要不可欠ではないでしょうか。企業が業務効率化を推し進める理由は、労働力の向上、属人化の脱却、ヒューマンエラー防止等、業務に対して無駄な部分を削減・なくすことが背景にあるといわれています。それに加え、労働力人口は今後ますます減少すると想定されており、限られた人材は、必要な部門に割り当てて活用していかなければなりません。業務を見直しシステムで代用できれば、人的コストが削減できます。無駄な業務や効率が悪い仕事があれば排除し、自社の主力業務に人的リソースを集中的に投入していくことで、企業が提供する商品・サービスの質が向上できると考えられます。また、昨今では企業に対し、働き方の多様性や快適に仕事ができる環境の整備が求められていることもあり、ITツールやシステムの力なくして業務効率化は実現できないといえそうです。

◆業務効率化を目的としたシステム

ひとえにシステムといっても、システムの導入方法や利用方法、また、管理できる業務の内容まで様々です。目的に合わないシステムを導入してしまえば適切な効果が得られません。
自社が解決したい課題と、どのようなシステムやツールを導入すれば課題が解消されるのか、よく検討する必要があります。
そこで、業務効率化に繋がりやすいシステムの種類を紹介してみましょう。

【コミュニケーション・チャットツール】
コミュニケーションの主軸となっていたメールから、やり取りするのに効率が良いチャットを活用することで、作業時間の短縮や無駄な時間の削減に繋がります。ビジネスの利用に特化したサービスも多く、すでに導入している企業も多いツールではないでしょうか。

【オンライン会議サービス】
「Zoom」「MicrosoftTeams」「GoogleMeet」など、遠隔地にいてもオンライン上で会議や打合せに参加できるサービスは、コロナ禍で利用が拡大しています。移動時間の短縮や参加者の日時調整が容易になるため、業務にかける時間を増やすことができます。

【ワークフローシステム】
社内の申請～承認にかかる一連の流れをシステム上で対応・管理ができるシステムです。システム上で完結できれば申請から承認まで迅速に行うことができるため、「印鑑を押すために出社する」「申請書に記入して上司に渡す」などといった無駄な時間は排除することができるでしょう。

【SFA(営業支援システム)・CRM(顧客管理システム)】
SFAは、顧客との商談から受注までの進捗状況を可視化し、管理・共有することができます。CRMは、顧客の属性や商品・サービスの注文履歴、問い合わせ履歴などのデータを蓄積、管理することに特化しています。いずれも、システムの導入によって効率化が見込めます。

この他にも、ビジネスにおいて業務効率化に繋がる多くのITツールやシステムがあります。自社の特殊性が強い業務や他社との差別化となる業務のシステム化を検討する場合は、自社専用のシステムをオーダーで開発している企業もあるでしょう。製品化されていないシステムについても、新たにシステムを開発することで業務効率化を実現できるかもしれません。

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業務効率化に貢献できるシステム