◆Excel管理のメリット・デメリット

業界や業種を問わず、ビジネスでの利用以外でも使い馴染みのある方も多いであろう「MicrosoftExcel」(以下、Excel)。Excelが搭載されていれば、コストがかからず誰でも簡単に利用できます。また、操作方法がわからなかったり、新機能が搭載された際も、インターネットで検索すれば詳細情報が解説されたページを検索しやすく、すぐに情報が取得できます。
ビジネスの現場では、タスク管理や台帳管理等のために活用するケースも多く、誰でも扱いやすいツールといった印象です。だからこそ、各々が独自に管理すると情報の統制化が難しくなり、本来は表計算ソフトであるExcelがデータベースの蓄積や管理などの目的で利用されていると効率が悪くなることがあります。

【メリット】
①導入しやすく使いやすい
②コストの削減ができる
③柔軟な機能・操作で作りこみができる

【デメリット】
①編集・更新が非効率
②属人化しやすく、メンテナンスが困難
③大人数で管理する際の履歴・権限設定が困難

業務内容の規模によってはExcelで十分に管理できる業務もあるでしょう。列を追加することで簡単に管理したい項目を増やしたり、柔軟に操作できる点はやはりExcelの魅力です。しかし、Excelで管理することで時間がかかる場合や非効率さを感じる場合は、Excelでは管理しきれない業務といって良いかもしれません。

◆Excel管理の代替え手段

Excel管理を見直す際は、代替手段となるシステムやツールの導入が効果的です。Excel管理からシステム管理に移行することで、Excelでは実現できなかった一元化管理やデータ管理、効率化を実現できます。管理したい業務に応じて、既存のパッケージシステムやスクラッチ開発等、システムの選択肢も多く、目的を実現できるシステムを選定して導入できれば、Excelからの脱却も見えてくると思います。
事前にまとめておきたいポイントは、現在の業務の流れを可視化し、システムにどのような機能があると良いか、を事前に明確にする事が重要です。システム導入時は現在の業務を見直す良い機会となりますので、まずはExcel管理の不都合の原因と解消方法を確認しましょう。

◆業務システム開発・再構築はお任せください！

Excelからの脱却だけでなく、目に見えない業務課題を見つけ、それを解決できるシステムを導入できれば、その効果は大きいでしょう。
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Excelからの脱却でIT化推進の第一歩を