独身時代、色々な業種を経験したけど、とある会社の事務職ですごーーーく効率の悪い仕事をしているところがあって。
ふと思い出したので書いてみる。
そこは中小企業で事務員が4名ほど。
かっこいい(?)仕事を独占したい先輩がいて、「私は請求書担当！」のような感じで、他の人には保証書作成などの細々した営業さんのフォローしかさせないような体制になってた。
だから、例えばその先輩がお休みの間に急遽作らなくてはいけない請求書が上がってきたりすると他の人は❓❓になってしまってミスも多々あった記憶が。
それは書くと長くなってしまうから割愛しますが。
その先輩、営業さんへの連絡メールの書き方まで指定してきて、
「件名はお疲れ様ですと入れてね、本文にはおはようございますだよ」とか言ってくるのよ。
メールの内容は様々で
顧客からのクレームだったり
顧客との予定詳細だったり、
会議の連絡だったり。
ただ、営業さんも外回りしているからそんなに頻繁に命掛けてメールチェックする時間も無いから
連絡ミスというか確認ミスも多くて、
「重要なメールしたので確認してください！」って電話をしたり…wwww
「お疲れ様です」なんて件名に入っていたら
優先順位もわからずそりゃ見落としもあるでしょうに…と思い、私はこっそり無視して
「◯様からご契約の電話(対応済み)」
「◯日の◯様の予定変更」
「◯日の会議資料(確認願い)」
「【至急】◯様からクレーム(対応願い)」等すぐ開くべきメール、見落としても今日中に確認してもらえれば良いメール等営業さんに優先順位をつけてもらう為にひたすら指導は無視。笑
そうしたら営業さんから件名に挨拶は要らない、統一してほしいと申し出があり、晴れて件名に要件を入れられるようになったのです。笑
良かった良かった。
と思ったのだけど、やはりその謎の先輩、
件名にまるで本文?のような要件が掴めない内容を入れているwww
「◯様から連絡ありました」
「◯日予定入りました」
「会議の件」等…
本文開かなきゃ分からないシステムw
なんかさ！
◯様からどんな連絡あったの？
吉報？クレーム？何よ？
営業さんから連絡しなきゃいけないの？事務で対応済みなの？どうなのよ？
◯日の件、、1日何件もあるけど誰の何！？
◯日予定入りましたってだから何！？
って思うじゃん？笑
私なら思うのよ。
忙しい時に本文全部読むなんて面倒だし、
空き時間にメール確認するなら取捨選択したいわけよ、絶対に。
なんか本当に頭悪いというか要領悪いタイプなんだろうなぁ〜と呆れてしまったというかなんというか。
そんな人とも上手くやらなくてはいけないし、
逃げ場がないのが中小企業なんだけどね。
結局その先輩は「私だけ忙しい！」と愚痴を言いながら辞めていってしまった。
別に仕事量そんなに多くはなかったというか、仕事量に対して事務員は充分足りていたと思うんだけどね。
いろんな人がいるよね。笑