036_Excelの正体とは、、、、

この度の熊本および九州での震災で被害にあわれた皆様へ、心よりお見舞い申し上げます。

残業戦士の皆様、残業戦乙女の皆様、
こんばんは。Excel愛人Amandaです。

今日は、根本のお話をします。
アタクシは今は派遣社員で働いておりますが、以前はパソコン教室のインストラクターをやっていました。
いまでもありがたいことに、時折セミナーをやらせていただいています。

アタクシのセミナーに来る人は、
大体がExcelが嫌い、Excelが怖いという人ばかりです。

お気持ちわかります。
以前はアタクシもそんなでした。

Excelが本当にキライ、本当にヤダ、難しい、変になっちゃったっ！どうしよう～！！！
ってテンパって、先輩や上司に怒られて、ほんとーーーーーーーーーに！Excelが大の苦手でした。

今はExcelなしでは生きられないほどExcelがだーーーーーーーーーいすき！

そんな私がインストラクターをしていた際に、
Excelトラウマからお客様を解放して、Excelの仕組みを最速で理解していただくためにどうしたらいいか、ずーーっと考えてました。

やっと最近、自分なりにExcelを一言で表現できるようになりました。

アタクシ、Excel愛人が見出した【Excelとは何か？】への答え。

それは、、、、


Excelとは巨大な表である。以上。

です。

ただのでかい表の一部で、関数やら、グラフやらを作っているんです。
表を効率よく使えるツールが満載なんです。

難しいとか、わかんないとか思う人は、Excelが何か特別なソフトのように思っているのかもしれません。

ただの表です！表！

表は怖くありません。難しくもありません。
表を作って、便利に使うだけ。
それがExcel。

世界で一番、ツンとしているけどわかりやすく、優しいソフトです。
表ってわかりやすいものでしょ？
時刻表が文章だったらわかりにくいし、
通信簿が文章だったら、得意科目も苦手科目もわからない。

表は優しく簡単で明確かつ、フェアな結果を見せてくれる。

だからExcelはすごく優しいんですよ。
ツンデレイケメン男子を扱うと思って、Excelに触ってみてくださいっ（笑）。

残業戦士・戦乙女の皆様のExcelトラウマがすこしでも和らぎますように、、、。

では今日はこの辺で。アデュー！

035_できる男はExcelでものを考える（その3）

残業戦士の皆様、残業戦乙女のみなさま、こんばんは。
春ですね。桜も咲き、春爛漫ですがいかがお過ごしかしら？
残業のデスクからの夜桜見物時は今年までにしましょうね。

さて、つたない文章で書き綴ってきた「できる男はExcelでものを考える」というAmanda的「Excel的思考術」ですが、

ちゃんと伝わっているのかが、
ちょっと、


アタクシ、



自信がなくってよ、、、、。


なんでこれを書こうかと思ったのは、
物事は文章よりも表の方がわかりやすい！とアタクシは思っているのです。
そして、何かとビジネスでは理解しにくいものが多い！！！
「甲は乙を～」で始まる契約文書、相手に何をしてほしいかがわかりにくい書類、結局徳なんだか損なんだかわからない通信機器の契約など、、、、。

わかんねぇんだよ！！！
といいたくなることばかりなのです。そもそもAmandaは頭が悪いからね～。

しかしながら、わかりにくいのは誰のため？不明確な情報提供は何の目的で？
私は、「わかりにくさにビジネス価値はなし」と考えています。
だって、誰が喜ぶの？理解に時間を要するもの、相手に誤解を与えるものはつまり、それだけ相手の時間を奪うことでしょ？だから表で考える思考をお勧めしているワケ。

表で物事を表現できると、みんながわかりやすくなる！
「わかりやすい」は最高の社会貢献よっ！！

ってなわけで前置きが長くなったけど、

今回は「情報の一元管理」についてです。
プロジェクト的な仕事は、タスク管理と同様に情報の管理も大事なワケ。
やるべきことと、情報はなるべく近しい距離にあった方がいい！

どういうことかというと、、、
プロジェクトが進むほど、各タスクに対して回答が出てきたりするでしょ？
あとは参考資料なども発生する。
そして、各種業者さんとのやり取りも発生する。

こんなとき、どうやって情報を一元化するか？
例えば、下図の例でいうと2行目のタスクである「印刷業者の選定」には、印刷業者のホームページにすぐアクセスできたら便利！

そんな時は、E2のセルをクリックして、
その業者のハイパーリンクを設定すると便利です。
※ハイパーリンクとは、クリックすると自動的に関連パージにジャンプする仕組みのこと

ハイパーリンクの設定方法は、
ハイパーリンクを設定したセル（今回はE2）を選択した状態で、
「挿入」タブの中にある「ハイパーリンクボタンを押します。

そうすると,
ハイパーリンクが挿入されます。

今回は架空のアドレスなので、クリックしてもホームページにジャンプはできませんが、
実在するホームページをアドレス欄に記入すると、１クリックでホームページを開くことができます。


さて、今度は掲載要望商品一覧をほかの部署からもらいました。
これも、ワンクリックで開けたら超便利！

もちろん、ハイパーリンクでパソコン内のデータを一瞬で呼び出すこともできます。
先ほどと同様に「挿入」タブから「ハイパーリンク」ボタンをクリックします。
先ほどもみました「ハイパーリンク挿入」ウィンドウが表示されたら、「検索先」ボックスの下向き三角ボタンをクリックし、

対象のファイル（ハイパーリンクさせたいファイル）を選択し、OKボタンを押す。

そうすると、ワンクリックで掲載要望商品一覧が開けちゃいます！

いかがかしら。

Excel的思考術とは、
・まず、表形式で物事を考えること
・タスクを書き出すこと
・タスクを分類する
・状況を書きこめる欄を設けて進捗を明確にする
・情報を一つのデータに集約し、詳細へアクセスしやすい環境を作る

という感じね。

長期的なお仕事は、こんな風に管理し始めてから、アタクシは超楽になったわっ！
しかも、このExcelがプロジェクトのコックピットみたいになるから、報告や引継ぎもラク～！

頭の中で悶々と文章で考えたり、進捗状況を口頭で報告するなんて、ナンセンスってものよ。
表で考える！表で！！！！

仕事のポイントをしっかりつかみ、明確な指示を出し、わかりやすく報告する、
それがデキる男の仕事の流儀！

Excelと一緒に、デキる男・デキる女を目指して、来年の桜の季節は早退して青空の下でお花見しましょ！

ではでは、アデュー！

034_できる男はExcelでものを考える（その２）

残業戦士の皆様、残業戦乙女のみなさま、こんばんは。Excel愛人Amandaです。

さて、「できる男はExcelでものを考える（その２）」です。

前回では
・仕事の内容を書き出す
・仕事内容を表にする
・区分分けをする
・フィルタにを設定し、区分内容を抽出する

ということをやってみました。
表にすると複雑な内容も一望しやすく、区分分けをすると作業の目的が明確になることがわかっていただけたかな、と思います。
前回の記事はコチラから。


では今回はタスク管理をしていきますよ。

↑
こんな顔しないでねっ！！！


ちなみに【タスク管理】ってお言葉はご存知かしら？
タスクとは…
・他者から命じられたこと
・自分が課したやるべきこと
それらを管理することです。

つまり、「あれやったっけ？これどうなってたっけ？」をExcelで解決します！！

前回、作った表を見てみましょう。

1行目に黄色で塗った見出し部分にご注目！
A1に「状況」って見出しがありますよね？

プロジェクト的な仕事において、事の進捗状況を理解していないとのちに大きな混乱を招きかねません。

だからこそ、「状況」を理解するために、「状況」を書き込むマス目が必要ってワケ。
なんでA1に入れたかっていうと、
「内容」が終わっているのか、進行中なのかがすぐわかる位置に置いた方が、
未解決の案件に目が届きやすいでしょ？

では、具体的にどんなふうにどうすればいいのか？
「確認済み」のものをA列に記載してみましょう。

うん、タスクに対して確認したのかどうかがわかったぞ。


で、問題なのは、
確認したほうよりも確認していないほうを明確にするには、どうすればいいでしょう？

やはりフィルターを使いましょう！
確認していないものをフィルターで抽出する場合には、、、、
A1のセルのフィルター（下向き三角のボタン）を押すと、このA列には「確認済み」と「空白のセル」の2種類が格納されています。
「確認済み」じゃないタスクとは、「空白セル」になるわけです。

ここで操作の注意です！！！
一度、「すべて選択」のチェックマークを外して、「空白セル」のみチェックしましょう！！！

そうすると、、、
「確認済み」以外のデータ、
すなわちまだ確認していないデータのみが一覧化されます。

さらに！「区分」のフィルターにと一緒に使うとこんなことができます！
例えば、「区分」が「掲載商品選定」でまだ未確認のものを抽出する場合、
B1のフィルターから「掲載商品選定」を抽出すると、

「未確認」かつ「掲載商品選定」のタスクのみ抽出されました。

プロジェクト的な仕事は一つ一つを丁寧に終わらすのではなく、物事が同時に進行しているので、状況や進捗を把握することがほんとーーーーーーーーーに大切なんですね！！！
だからこそ、Excelでタスク管理をしましょう！

できていること、やるべきことが明確であれば、迷わない！！

さて、次回は
「できる男はExcelでものを考える（その３）」では、「情報の一元化」をテーマに知恵をシェアいたします～。

今夜はこの辺で、アデュー！