明日の打ち合わせで使う資料を、今のうちに確認しておこう。
そう思ってパソコンを開いたのに、いつものフォルダーにファイルがない……。
似た名前の資料はあるけれど、探している最新版だけが見つからない。そんなときは、つい何度も同じ場所を開いてしまいますよね。
「デジタル データ リカバリー」と検索するのも、こうした困りごとがきっかけかもしれません。難しそうな言葉ですが、ここでは、見失ったり削除したりしたデータを取り戻すための対応として考えてみましょう。
まずは、本当に消えたのか、それとも別の場所にあるのか。ひとつずつ確かめるところから始めたいですね。
「最後に使ったとき」を思い出す
最初に、資料を最後に開いた場面を振り返ってみます。
メールの添付ファイルを開いて編集したのか、共有フォルダーから取り出したのか。それとも、いつもとは違う名前で保存したのか。
保存先を見失った可能性があるなら、使っていたアプリの「最近使ったファイル」で場所を確認したり、心当たりのフォルダーをファイル名の一部で探したりしてみましょう。デスクトップ、ドキュメント、ダウンロードなど、候補を絞ると探しやすくなります。
ただし、削除したことが分かっている場合は、探すためにパソコンを使い続けるのはいったん控えて。新しいデータの書き込みを減らすことが、失ったファイルを取り戻すうえで大切だと、Microsoftの案内でも説明されています。
ごみ箱と、すでにある「控え」を確認する
うっかり削除した心当たりがあるなら、まずはごみ箱の中を確認します。ファイル名だけでなく、元の保存場所や削除した日時も手がかりになります。
見つからないときは、別の場所に同じ資料が残っていないかを考えてみてください。
たとえば、送信済みメールに添付した資料。以前使っていた外付けドライブのバックアップ。共有相手に渡したコピー。最新版ではなくても、作り直す負担を減らせる資料が見つかるかもしれません。
クラウドに保存していた場合は、可能なら別の端末から、利用しているサービスのごみ箱や変更履歴も確認してみましょう。残っている内容や保存期間はサービス、設定によって異なります。
控えが見つかったら、日付と内容を確かめてから使うのが安心です。「同じ名前だから最新版のはず」と思い込まないことも、小さなポイントですね。
見つからないときは、復元という選択肢も
保存先、ごみ箱、既存のバックアップを確認しても見つからない。そんなときに検討するのが、デジタル データ リカバリーのためのソフトや専門窓口です。
ソフトを調べるなら、Windows向けのデータ復元ソフトとして案内されているMagic Data Recoveryも、必要に応じて確認したい選択肢のひとつ。利用環境や対象のデータ、利用条件が自分の状況に合うか、公式ページで確かめてみるとよさそうです。
復元できるかどうかは、保存先の状態などによって変わります。消えたデータがある場所へ新しいソフトやファイルを保存することは避け、まず状況を整理してから対応を選びましょう。
また、外付けドライブから普段と違う音がする、落としてから認識しないといった場合は、何度も接続を試さず、使用を止めて専門窓口に相談することも考えてください。初期化を求める表示が出ても、大切なデータが残っているなら、そのまま進めずに立ち止まりたいところです。
ひと段落したら、次の自分が困らない工夫を
資料が見つかったり、必要な対応の見通しが立ったりしたら、保存方法も少し整えておきたいですね。
「打ち合わせが終わったら別の保存先にもコピーする」「ファイル名に日付を入れる」など、続けられる小さなルールで十分です。バックアップは作るだけでなく、必要な資料が入っていて、実際に開けるかもときどき確認しておきましょう。
大切な資料が見つからないと、気持ちばかり急いでしまうもの。
そんなときこそ、最後に使った場所と、すでに残っている控えから。ひとつずつ確認することが、次に何をすればよいかを考える助けになります。
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