英文メールを書く際は「導入」、「要件」、「終わりのメッセージ」という３つの部分を意識すると良いです。英語では最初に要件を書くと言われることもありますが、初めてメールする相手にいきなり要件から書いてしまうと、相手はびっくりしてしまうかもしれません。また、久しぶりに連絡する相手に出すメールでは、何か挨拶など入れるほうが感じがよくなるものです。
導入
「導入」では、初めてメールをする相手には、どうしてこのメールを書いているのかの説明や、自己紹介などから始めると良いです。しばらくぶりに出すメールでは、相手の状況を尋ねたり、こちらの近況を報告するなどと何か最初に簡単な挨拶などがあるほうが感じがよくなります。
例：
My name is Taro Ashigara and I am researching agricultural technologies at Agritech Co., Ltd. I heard from Mr. Smith at Chiyoda Research Institute that you are organizing this year’s conference on new agricultural technologies.
「私の名前は足柄太郎で私はAgritech社で農業技術について研究しています。私は、千代田研究所のスミス氏からあなたが今年の新農業技術学会を準備していると聞きました。」
例： I hope everything is going well for you. I’m doing well still working for ABC.
「あなたにとってすべてがうまく行っていると願っています。私のほうは上々です。まだABCで働いています。」
※「すべてがうまく行っていると願っています。」と日本語で書くと、うまくいっていないように気にかけているようにも聞こえますが、そのようなニュアンスはないです。
例： How have you been doing lately? I have just been transferred to the Yokohama office. I am doing quite well but have to put a lot of time in preparation for the presentation I give at the conference in L.A.
「最近はどうしていますか？私はhttp://横浜事務所に転勤になったばかりです。調子は上々ですが、LAの学会で行うプレゼンの準備に時間がかかっています。」
注意：
ウェブサイトにある問い合わせのアドレスに問い合わせを出すような場合は、いきなり要件から初めてしまっても問題ありません。
要件
「要件」では、メールを書く目的そのものを伝えます。
例： I would like to attend the conference, so I would appreciate it very much if you could send me information about it.
「学会の出たいので、資料を送っていただけるとありがたいです。」
例： I was wondering if you could help me put together the presentation file I will use at the conference.
「学会で使うプレゼンファイルの準備を手伝っていただけないでしょうか。」（丁寧な依頼）
例： Please send me a catalog of the product.
「商品のカタログを送ってください。」
終わりのメッセージ
「終わりのメッセージ」は、メールを締めくくる挨拶などとなります。感じの良い終わり方をするのが基本です。でも、催促のメールなどでは念押しをすると良いです。
例： I am looking forward to hearing from you.
「お返事お待ちしております。」
例： Please reply to this email by Friday.
「金曜日までにお返事ください。」
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