いまや、ビジネスに不可欠な存在となってきたｅメール。
打合せに、画像や文書データの送信にと、それなしでは何も進まないほど浸透してきました。
しかし、
便利ゆえに諸刃の剣ともなりかねません。
この新しいメディアのメリット・デメリットを把握しているかいないかで、ビジネスに大きな差がでてきます。
ｅメールのマナーとは？
メールをやり取りする上でのマナー、それが
「ネチケット」と
言われているもので、
ネット上のエチケットという
この2つを合わせた造語です。
元祖はＳ．ハンブリッジ氏の著書「ネチケットガイドライン」であり、円滑なコミュニケーションを図る事を目的としています。ですが、そのほとんどが一般社会でのマナーとほとんど変わりがないものだとも言えます。
これらのマナーを「必ず守れ」というわけではありませんし、ガイドラインですから他人に強要されるべきでも強要すべきでもありません。
以下に記述する事柄は「ネチケットガイドライン」を参考に、最近のビジネスメールマナーのほんの1部です。
円滑なビジネスメールを心がける上、ヒントになれば幸いです。
件名はすぐに開いてもらえる表現に
先方の「受信メール一覧」に件名が多数並んだとき、一番最初に開いてもらえるような件名をつけることを心がけてください。通常のビジネス文書の標題と違い、具体性があるだけではだめです。
まず、頭に「緊急」「重要」をつける方法もよいでしょう。しかし、これは本当に緊急性のある場合だけに限ってください。何度も同じ表現を使い、本文がそれほど緊急でないようなメールを送ると、次回から狼青年扱いを受けかねません。
参考例
「Aの納期について」⇒「至急：Aの納期が5日に変更になりました」
次には、具体性と同時に「どんな内容だろう」と興味を持たせる要素があることです。そのためには、はじめに本文を書き、その中から「キーワード」を見つけ出すとよいでしょう。そのキーワードを元に、それなりの工夫を凝らした件名をつけることをお勧めします。
参考例
「打合せのご連絡」⇒「明日の打合せを5日に延期します」
自分であれば、どのメールを真っ先に開くか、先方の立場にたって考えてみましょう。
本文の書き出し
本文に用件を書く前に「ちょっと一言」を入れましょう。
「拝啓」「前略」などと書き始める人はいないと思いますが、「昨日はご苦労様でした」「最近の仕事の調子はいかがですか」など、相手への気遣いの言葉が一言あればよいでしょう。
また、メールが社外への相手の場合には送った相手が送信者欄だけでは正確に表示されない場合もあります。このため、「いつもお世話になっております。（株）○○会社の○○です。」と名乗ることも大切です。
自分用の署名を自動的に追加する。
また、会社のアドレスの場合、必ずしも相手の常に利用しているパソコンに届くとは限りません。社内の特定なパソコンにメールが届き、それを複数の人で共有して利用していることも考えられます。そのような場合には、「（株）○○○ ×××部 ○○様」と送り先を特定させることも必要になります。
相手先を書いておけば、もし、間違った相手に送信してしまっても、「自分宛のじゃないヨ」、と相手が判断することもできます。
場合によっては、本文より書き始めることもありますが、送り先がどのような人か、どのようなポジションかなども考慮しておく必要があります。親しい間柄であれば、なれなれしい文句も許されますが、ひとつ間違えると「礼儀知らず」「横柄だ」などと円滑なコミュニケーションを阻害される元となります。
アフリカ産のカエル