会議の残り時間

会議・・・面白いですか？

面白くなければ、なぜそう思うのですか？




多くの会議は、上からの報告伝達事項や、現場からの進捗報告、実績報告という報告のみの会議となってしまっており、自分の番が来て少し話ししたらそれで終わり。それ以外は、待っているだけで暇を持て余してしまっているという感じでしょうか。

ある人が言うには、会議は面白くないので、『ほぼ日手帳』の隅に書いてある名言を読んで時間を潰しているとかいないとか（笑）



せっかくの会議なんだから、面白くしたいですよね。

参加者が意見を出し合い、皆でコンセンサスを築きながら次の行動へと繋がるアウトプットを出していくというのが本来の会議の姿だと思います。

そんな会議を目指すべく、今回は会議を時間内に終わらせる工夫についてちょっと纏めました。


会議を行うときには、時間を指定すると思います。「開始時間は１３時から。終了時間は１５時」という風に。


では、終了時間をしっかり守って会議は進行できていますか？

できていない場合は、何が原因ですか？


先ず最初に当たり前の認識として、会議の主役は議長ではなく、参加者であるということ。
つまり、会議が時間内に終われない原因は、議長ではなく参加者にあるということ（議長を擁護している訳ではありません）。


議長の役割りは、議事がスムーズに進行する手助けをする。これのみ。
答えは議長が持っているわけではありません。

参加者が「時間内に会議の目的であるアウトプットを出す」という意識があれば、時間内に会議は終了するのです。



それでは、会議の時間を意識させるには・・・


①時計を目だつ位置にする

②一定時間経つたびに残り時間を伝える

③議論の整理も参加者に任せ、議長は、「議論の目的は？」「議論のポイントは？」などの問いかけをしましょう。



上記のように参加者が主体的に時間を意識して取り組めば、予定通りに質の高いアウトプットが出てくるようになります。

これも訓練です。
いきなりでは、なかなか達成できません。何度も何度もくり返しやっていく中で、時間の使い方がわかってくるのです。




もうひとつ加えると、「他に意見はありませんか？」との質問は止めておきましょう。
この質問がある限り、なかなか纏めに入れませんので。



最後に、万が一アウトプットが出ずに時間が来てしまったら「残り時間がなくなってしまったので、今後の議事進行はどうしましょう？」と問いかけてみましょう。

きっと、次に繋がる答えが出てくると思いますよ。