仕事ができるビジネスマンになるための仕事術 クリアファイル活用法

PCを仕事で使うようになり、紙を使う量が減っている職場も多いかもしれませんが、まだまだ紙の書類は使われています。

紙の書類は、きちんと整理していないとすぐにどこかに行ってしまいます。

そこで私がやっている整理方法を紹介したいと思います。

私は数種類のクリアファイルを使って仕事を分類しています。普通の透明なクリアファイルでも良いと思いますが、ファイルを見ただけで何のファイルかわかるように色や柄のあるファイルの方が良いと思います。

私は日々の仕事を、以下の5つに分けています。

・To do today　・・・今日やるべき仕事。
・℡、メール　　・・・連絡しなければいけないこと。
・Wait　　　　　　・・・書類待ちや回答待ち、承認待ちなど。
・保存　　　　　　・・・今後使用する可能性があるためファイリングするもの。
・未分類　　　　・・・上記のどれにも当てはまらないため、一時的に保存

仕事の種類によってファイル数が増えたりするとは思いますが、私の仕事ではこれで十分。

「To do today」がなくならないと基本的には帰れません。よって、自然と優先順位が高い仕事がはいってきます。
「℡、メール」は上司や同僚、お客様へ連絡が必要な事項。
「Wait」は場合によっては、さらに細分化されます。書類の返送待ちが多い人は「返送　Wait」などを作ったほうが良いでしょう。
「保存」は、絶対使うと分かっているものに限るようにしましょう。そう決めないと無制限に増えて困ります。
「未分類」には、基本的にはいれないようにしましょう。今判断している時間がない、だから未分類へ、というぐらいにしましょう。

このクリアファイルと以前紹介した「アウトルック」を合わせて使うと管理がぐっと楽になります。

例えば、「Wait」ファイル。
お客様となんらかのやり取りをして、1週間後にはお客様から書類が来るという話しになったとします。やり取りの経過の書類は「Wait」ファイルに入れて保管します。が、これだけだとそのまま忘れてしまうケースがあります。量が少なければファイルを毎日チェックすればよいのですが、増えてくると面倒・・・そこで、アウトルックのタスク管理と連動させます。ファイルをしまったら、アウトルックに「【返送待ち】　○○件、○月×日までに△□社」といれて、1週間後の日付でアラーム通知機能の設定します。この状態にしておけば、どこに書類があるかも忘れることなく、ファイルをがさごそと探さなくてもアウトルックを見ればファイルの中身が分かり、期限を忘れることもなくなるのです。

長くなってしまいましたが、うまく活用すれば仕事がぐっと楽になりますよ。