仕事ができるビジネスマンになるための仕事術 失敗したら「仕組み化」

「管理を徹底します。」「以後、気をつけます。」

失敗を犯してしまった人からよく聞くフレーズです(私も使ってしまうのですが・・・)。

一見すると反省しており、以後二度と同じ失敗はしないのでは・・・と期待してしまいますが、ちょっと注意が必要な発言だと思います。

なぜか？

それは、発言をしている本人が失敗をした原因や本質をつかめていない可能性があるということです。

気をつけますといっているということは、その仕事中は注意が行き届いていなかったのでしょうか？確かに注意力が散漫なときもあるでしょうが、大体みんな注意して仕事に取り組んでいます。

それでも、失敗はしてしまうものなんです。

「気をつける」などの人間の注意力に任せるのは危険ですし、「気をつけなさい」というのもちょっと酷だと思います。人間は本来、怠け者で忘れやすく、注意力散漫な部分がある生き物ですからね。

失敗をしてしまったときは、なぜ失敗したのかを考えて、原因を根本から解決するような仕組みを作らないといけません。

例えば、

Ａ君が毎月月末に上司Ｂ課長にあることを報告しなければいけないとします。

Ａ君は気をつけているのですが、時々忘れてしまいます。月１回のことなので忘れてしまうときがあるのです。そのたびにＡ君は「以後、気をつけます。」と謝り、「今度は忘れないようにしないと！」と肝に銘じます。しかし、また月日があくと忘れてしまう・・・

これが本人の注意力にまかせたパターンです。忘れるなんて馬鹿だというのはちょっとかわいそうだと思います。

そこで、Ａ君は考えました。

「どうして失敗したんだろう？」→「月１回しかないことだから」→「手帳に記録をしよう」→「以前、手帳に記入をし忘れてしまったから、違う方法も考えよう。」→「アウトルックで毎月末ごろに注意がでるようにしよう」→「これで大丈夫か？」→「念のためヤフーカレンダーで毎月末に自分のＰＣと携帯にメールがはいるように設定しておこう」

こうして、「記憶・手帳」から「アウトルック・ヤフーカレンダーのリマインダー機能」へと対策がかわりました。

覚えておく・手書きをするという人工的な方法から、通知機能・リマインダー機能を利用する自動的な方法=忘れない仕組みへと進化しました。

Ａ君は、以後忘れる事がなくなりました・・・


こんなに簡単にはいきませんが、人間の能力に頼らず、「仕組み」に頼る方法は非常に効果的です。しかも、その人個人の能力に頼っていないため、周囲の人にも広げやすいですよね。もちろん失敗だけではなく、成功したときにも同じように効果を発揮してくれると思います。

「仕組み化」で仕事は楽になります。