仕事ができるビジネスマンになるための仕事術 机ルールを作成しよう。

最近はフリーデスクが増えてきていると聞きますが、まだまだ個人に仕事机が与えられていると思います。

机は人によって使い方が様々です。机の上に写真を貼っている人もいれば、引出に書類を山のよういれている人もいます。机には、使用している人の個性と仕事の情報が詰め込まれています。

ある書類を毎日社員に配っている会社があるとします。たとえば、その日の契約リストです。Ａ君はファイリングしてしまっておく、Ｂ君は封筒にいれる、Ｃさんはクリアファイルにいれる・・・しかし、この状態にしておくと当人がいなくなってしまうと他の人が全く対処できなくなってしまいます。

この書類がよく使う書類であればあるほど、脱・個性化し保管方法を統一化・ルール化しましょう。

ルール化しておけば、書類の整理整頓に迷うことがなくなります。
ルール化しておけば、整理整頓が苦手だということがなくなります(少なくなります)。
ルール化しておけば、書類を探す手間が省けて、失くす確立も減ります。

統一化しておけば、誰でも重要情報を確認できます。
統一化しておけば、いざというときに代理で対応がしやすくなります。

どのように保管するのか、机のどの引き出しに保管するのかなどは関係者全員で話し合って決めたほうが良いと思います。

ルール化については、反発する人がたくさんでてくると思います。そういう方は思い出してみてください。書類をどこにしまおうか迷った時、書類がなくてあせった時を。辛くありませんでしたか？

「ルール化」できるところはどんどん「ルール化」して生産性をあげましょう。

ある程度ルール化してあるほうが人間は楽に動けるのです。ルール化することによって、個人ではなく組織として仕事ができるようになるはずです。