こんにちは。すぎやまです。
昨日は、業務改善に関する研修の設計をしておりました。
「業務改善」って、よく使う言葉だとは思うんですが、
実際、具体的に何を指しているのか、
説明できますでしょうか?
そうなんです。
業務改善って、なかなか上手く
説明できませんよね。
ちょっと視点を変えてみましょう。
企業活動でいうところの「仕事」には
様々な業務・作業・手順があると思うのですが、
これらには全て、だいたいの決まった「やり方」が存在しますよね。
逆に言えば、企業活動の中で、
「やり方」が全然決まっていない仕事なんて、
ほとんどありません。
そもそも、新規事業を立ち上げるにあたっても、
その「やり方」を考えるところから始まりますし、
事業の流れ、システムも、全て「やり方」で構成されているんです。
では、「やり方」って何でしょうか?
そう！
決まった「手順」。決まった「流れ」。決まった「意思決定構造」
です。
つまりは、この全ては、なんとなくでも「しくみ化」されていて、
もっと言えば、その企業の仕事の「習慣」、ということなんです。
ですから、
企業の業務改善って、
結局のところ、「習慣」の改善なんです。
業務改善を望まない企業はいないと思うんですが、
そこには当然のこと、目的があります。
大きく分けると４つ。
・業務の効率化
・ミス・クレームの抑制
・業績・成果の向上
・業務時間・期間の圧縮短縮
そして、それによって、コストの削減や、企業価値が上がっていくことが
ゴールなんですが、
じゃあ、どうするのっていう話になると、
「どこからどう手を付けるべきか分からない。」
「これ以上、時間圧縮されたら、目が回る。」
「余分な仕事が増えるだけでしょ。」
「やりたい人がやれば～（関係ないし～）」
っていう職場の反応が出てきてしまったりするんです。
「業務改善」っていう、どことなく「やらされ感」あるこの
キーワード、大きな括りで言われちゃうのが、
良くないんですね。
特に、小さな会社では、
（大きな組織でも業務活動の単位は10～50人程度でしょうから、
改革する単位としては同じなんですが）
一足飛びに大きなことを成し遂げようとして、
「大きなこと」を言っても、
なっかなか上手くは行きません。
では、どうするか。
「習慣」をひとつづつ変えていく。
ということです。
先ほど述べましたように、
決まっている「やり方」というのは、企業の「習慣」なんですね。
ですから、そのひとつひとつの「習慣」を
「それでいいのか、悪いのか」
「どこをどう直せば、もっと良くなるか」という視点で、
”棚卸し”していくんです。
人間というのは、基本的に
「今、取り入れている習慣が、なんだかんだ言っても、
一番自分に合っていて、だから、
なかなか変えられない。」
そういう生き物です。
これは企業も同じ。
「変わりたい」と思っていても、
なかなか違う自分、違う習慣には変わらないんです。
今の自分（今の組織）が、抵抗してしまうんですね。
これは、脳の仕組み上、しょうがないことなんですが、
やっかいですね。
それでも、「習慣」を変えなくては、
やはり、改善にはつながっていかないですから、
そこをどうするか。
こたえは、
「変えられる習慣から、一個づつ変えていく」
です。
「これなら取り入れられそう」というところからでいいんです。
それを「一週間に１つずつ、企業の中でやっていく」
と決めます。
これは、やはりダイエットと一緒ですが、
「緊急的に回避したいこと」の周辺作業から、
「習慣」の見直しをすることが正しいですよね。
「業務改善」という大きなテーマで
コンサルティングをする時にも、
結局は、その今の「習慣」を探り、
（習慣は当たり前すぎて、中の人は意識できていないんです）
ヒアリングし、要素の全部出しをし、
「いいところ」を残して、「良くないところ」を一緒に見つけ、
「出来そうな習慣」と入れ替えて、
「ひとつひとつ流れを再構築する」
という作業をサポートすることになります。
ですから、収益安定、接客力向上ということでも
そこへ確実に繋がる「習慣」というものがありますので、
その習慣を取り入れていくことが
大切なんですね。
習慣は、慣れてしまえば、「無意識」になっていきますからね。
それをビジネス用語で
わざわざ「歯止め」とか「標準化」とか
もっともらしい言葉でかっこよくいっているだけで、
やっていることは、
自分の企業の価値を上げるために、
効果的な「習慣」を取入れて、
不要な「習慣」を断ち切っていこう、
っていうただ、それだけのことなんです。
ただし、お分かりの通り、
個人のレベルでいっても、
「悪しき習慣」ほど、自力解決が難しい。
あるいは、自分では気が付かない。
そういうものです。
「業務改善」のご相談は、無料です。
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「習慣」を変えれば、
会社は変わります。