またまた、間が空いていしまいました（冷汗）
ちょっと油断するとひと月も経ってしまうのは何故でしょうか？
時間の進行が速かった
いや、サボっただけ・・・
【アクセスネットが求める人物像】シリーズ第３弾
「相手に理解される文書が書ける人」です。
これは、難しいテーマですね・・・いきなり落ち込んではだめですが（苦笑
）
コミュニケーションの手段に ｢書いて伝える｣ があります。
これが得意！という人は少ないですよね。私もそうなんです。
でも、仕事には報告書、手紙、案内、稟議書、説明書、設計書、反省文、
始末書、退職届おっと！これはもらいたくない文書でした。
とにかく、普段身の周りに溢れていますね。当然、ご自身が作成する機会も
多いはずです。そのとき、誤字脱字、意味不明な文、誤解を招く表現・・・
では困りますね。ですから、先ず第一に
・正確な文章
ですね。小学校から国語や習字などを習っているんですから、
書けて当然なんですが、もう一度勉強し直しが必要かもしれません。
特にお客様宛の文書では敬語の使い方に注意する必要がありますし、
（尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分けには特に注意を！）
誤用されやすい同音異義語の使い分けも正確にしなければなりません。
読む、書くは自分一人でもいくらでも勉強できます。
恥をかかないよう、お互い努力しましょう。次に
・目的に応じた表現
です。目的によって様々な種類の文書があり、それごとに形式や表現が
異なります。これは、「文書の書き方」本が書店にたくさんありますから、
それで基本をマスターしておきましょう。自分なりにパターンや表現を
いくつか用意しておけば「鬼に金棒！」（古いかな？）です。
私たちの業界では、形のないシステムを具現化するための「設計書」
なるものに取組む機会が多く、お客様だけでなく関係者全てに納得を
いただく文書に仕上げる必要があります。次に
・正しく伝わる文章
です。文書もその目的を遂げなければ作成する意味がありません。
誰に、何を、どう伝えるか。これがそもそも文書の作成意義ですね。
そのための基本をいくつか
①目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。
②発信日、実施日、期限、期間、開催日時等日付は間違いのないように。
③場所についても必要で有れば地図など添付して記載する。
④発信者名、受信者名等、文書の責任の所在、対象者をはっきりさせる。
⑤件名、なるべく具体的に相手にわかりやすく簡潔を心がける。
⑥目的、方針等は作成者の意図、理由、根拠が伝わるように書く。
次に伝えるための工夫：これが文書の上手さでしょうか。そのためには
・興味を惹き、訴え掛ける表現
等が必要になります。具体的に書いていくと本１冊ということに
なってしまいますので、ポイントだけを
①簡潔な文章を書く
②短い文章にまとめる
③長い文章には要約を付ける
④箇条書きでわかりやすく
⑤省略と整理に心がける。
⑥読む人は誰か意識して書く
⑦結論を先に言うことも必要
最後に作成した文書を見直す時のポイントを
①表題、件名と内容があっているか？
②誤字・脱字はないか？
③意味が不明瞭ではないか？
④伝えたい内容に漏れはないか？
⑤数字、名称に間違いがないか？
⑥難解な言葉、漢字、略語を使用していないか？
⑦内容が首尾一貫しているか？
以上、次回は「好奇心が旺盛で、情報収集に貪欲な人」です。
ちょっと油断するとひと月も経ってしまうのは何故でしょうか？
時間の進行が速かった
いや、サボっただけ・・・【アクセスネットが求める人物像】シリーズ第３弾
「相手に理解される文書が書ける人」です。これは、難しいテーマですね・・・いきなり落ち込んではだめですが（苦笑
）コミュニケーションの手段に ｢書いて伝える｣ があります。
これが得意！という人は少ないですよね。私もそうなんです。
でも、仕事には報告書、手紙、案内、稟議書、説明書、設計書、反省文、
始末書、退職届おっと！これはもらいたくない文書でした。
とにかく、普段身の周りに溢れていますね。当然、ご自身が作成する機会も
多いはずです。そのとき、誤字脱字、意味不明な文、誤解を招く表現・・・
では困りますね。ですから、先ず第一に
・正確な文章
ですね。小学校から国語や習字などを習っているんですから、
書けて当然なんですが、もう一度勉強し直しが必要かもしれません。
特にお客様宛の文書では敬語の使い方に注意する必要がありますし、
（尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分けには特に注意を！）
誤用されやすい同音異義語の使い分けも正確にしなければなりません。
読む、書くは自分一人でもいくらでも勉強できます。
恥をかかないよう、お互い努力しましょう。次に
・目的に応じた表現
です。目的によって様々な種類の文書があり、それごとに形式や表現が
異なります。これは、「文書の書き方」本が書店にたくさんありますから、
それで基本をマスターしておきましょう。自分なりにパターンや表現を
いくつか用意しておけば「鬼に金棒！」（古いかな？）です。
私たちの業界では、形のないシステムを具現化するための「設計書」
なるものに取組む機会が多く、お客様だけでなく関係者全てに納得を
いただく文書に仕上げる必要があります。次に
・正しく伝わる文章
です。文書もその目的を遂げなければ作成する意味がありません。
誰に、何を、どう伝えるか。これがそもそも文書の作成意義ですね。
そのための基本をいくつか
①目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。
②発信日、実施日、期限、期間、開催日時等日付は間違いのないように。
③場所についても必要で有れば地図など添付して記載する。
④発信者名、受信者名等、文書の責任の所在、対象者をはっきりさせる。
⑤件名、なるべく具体的に相手にわかりやすく簡潔を心がける。
⑥目的、方針等は作成者の意図、理由、根拠が伝わるように書く。
次に伝えるための工夫：これが文書の上手さでしょうか。そのためには
・興味を惹き、訴え掛ける表現
等が必要になります。具体的に書いていくと本１冊ということに
なってしまいますので、ポイントだけを
①簡潔な文章を書く
②短い文章にまとめる
③長い文章には要約を付ける
④箇条書きでわかりやすく
⑤省略と整理に心がける。
⑥読む人は誰か意識して書く
⑦結論を先に言うことも必要
最後に作成した文書を見直す時のポイントを
①表題、件名と内容があっているか？
②誤字・脱字はないか？
③意味が不明瞭ではないか？
④伝えたい内容に漏れはないか？
⑤数字、名称に間違いがないか？
⑥難解な言葉、漢字、略語を使用していないか？
⑦内容が首尾一貫しているか？
以上、次回は「好奇心が旺盛で、情報収集に貪欲な人」です。