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今回は、補助科目の設定及び使い方について書きたいと思います。
会計ソフトの機能の中で最も使われるのが、この補助科目だと思います。その使い方を工夫すれば、ワンランク上の情報が浮かび上がってきます。
補助科目とは
一つの科目の内訳表示をすることです。
どの様な効果が得られるか
１．試算表上での残高の内訳がすぐに判る。例、借入金に補助科目を設定すると、どこからどれだけの借入残が有るかが一目でわかる。
２．科目内の特定の取引を他と別に表示ができるので、取引の動きが良く分かる。例、売掛金に得意先別の補助科目を設定する。特定の得意先の売上及び入金を選び出すことが可能になるので、回収ができているかすぐに判る。
使い方の例
１．普通預金、当座預金を口座別に補助科目を設定する（一番、多く使われている使い方）
２．売掛金、買掛金、未払金などを取引先別に補助科目を設定する（取引先数が多くなると、選ぶのが大変ではあるが、残高管理及び取引内容の確認が楽になる）
３．売上や費用科目の内訳に補助科目を設定する（科目内の特定の取引内容や累計を知りたいとき、例、車両費の中のガソリン代と通行料）
ポイント
１．重要性の低い課目には設定しない（補助課目を設定すると入力時に補助課目を選ぶという動作が増えます。動作が増えることは時間と労力が増えることになり、ミスをする確立もあがります。）
２．辞書機能をうまく使う（売上や仕入などで、ほぼ毎月でてくる仕訳は辞書機能をつ使いあらかじめ登録しておくと入力が楽になり、ミスの確立も激減します）
３．他の機能や設定での代用を考える（補助課目の設定をするのがよい場合と、独立した課目にするほうがよい場合、また、部門別管理を使ったほうがよい場合があるので、最初にどれがよいか検討する）
補助課目は非常に便利で役に立つ機能なので、いろいろ使い方を工夫して使ってみてください。
科目の設定
通常は、それまでの試算表または決算書の科目をそのまま使います（業績の比較がしやすいので）。科目を追加したり、科目名を変えるのもOKです（厳密には、科目名を変えた場合は決算書の注記が必要になります）。
科目名には２種類あります。試算表用の科目名と決算書用の科目名です。例として、現金や普通預金は試算表ではそのまま表示されますが、決算書では現金および預金となります（法人の場合）。
新しい科目を作成すると最初に登録する名前が試算表用で登録の画面の中で、決算書用の科目を選ぶことになります（決算書用の科目名登録可能ですが別の画面になります）。
科目設定のポイント
①売上や仕入れなどは複数の科目を使うと見やすくなる場合もあります（例、商品売上と修理売上、店舗売上とインターネット売上、など）。同じような事が部門管理や補助科目の利用でも可能なので、状況に合った方法を選んでください。
②科目を増やすことも可能ですが、あまり多くすると一覧性が悪くなります。
科目設定の注意点
科目の追加、削除、名前の変更は可能な限りしないようにしましょう。上記で述べましたが、比較性が悪くなります。