豆知識…メールの閲覧（モニタリング） その３

豆知識の目次こちらからどうぞ。


トラブル予防策

◆就業規則に私用メールを禁止する規定を設ける

前回の記事で記載しました
（こちらの記事を参照ください）

裁判例では、
社員による私用メールの禁止が
徹底されていませんでしたが、
やはりトラブルを防止するためには
就業規則で私用メールを禁止することを
記載されているか
確認しましょう。

また、
業務に関係のないホームページの
閲覧についても禁止してあるかどうか
確認しましょう。


◆メールを閲覧（モニタリング）する可能性が
　あることを社員に告知する

裁判例では、
電子メールの閲覧
（モニタリング）
の可能性が社員に告知されたこともなく、
就業規則に定められていなかった
にもかかわらず、
会社によるモニタリングを認めています。

しかし、裁判例のように
社員によっては
電子メールのプライバシーが
保護されるとの誤解が存在することも
事実です。

これを解消するために、
就業規則に、
会社は電子メールを閲覧
（モニタリング）する可能性があることを
記載するなどして、
社員に知らせておくべきです。
不意打ち的に行えば
トラブルになりやすいです。


◆モニタリングの必要性を明確にする

電子メールを閲覧
（モニタリング）する必要性がなく、
好奇心で閲覧することは認められません。

メールを閲覧（モニタリング）する際は、
私用メールの防止、
企業の機密情報や個人情報の
漏洩による損害防止、
企業内の情報システムの安全確保など、
モニタリングを行う必要性を整理して下さい。


◆責任者だけが閲覧できるようにする

関係のない者が閲覧することは
プライバシーの問題がありますので、
電子メールを閲覧する責任者を決めて、
その責任者だけが
閲覧するようにしておくべきです。


違反した場合は

就業規則で私用メールの禁止規定を
定めてあれば、
これに違反したときは
懲戒処分の対象となります。

ただし、実際の処分の軽重は、
私用メールの頻度や内容から
職務遂行に支障のある程度かどうか、
企業に与えたダメージや
危険の程度を考慮して
判断となります。

私用メールが発覚したときは
懲戒処分が行われますので、
就業規則の確認は必ず行いましょう。

それ以前に私用メールは
行うのは止めましょう。



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※すみません、携帯から閲覧できません。PCから再度ご覧ください。




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