メールで言い訳しない

在宅事務にもいろいろと種類があります。

メールの受付対応、営業のためのターゲットリスト作成、印刷発注などなど。

いずれにしても、依頼者との指示等やりとりは、チャットのようなものだけで行われ、それを元に業務を行っているものです。（込み入った話は、オンライン通話などを使いますが）

チャットって、誤解を生むことがありませんか？

言葉が足りなかったり、多かったり、勝手な思い込みをしたり…

端的に言い表すことができて、すんなりと業務が進むとベストですね。

何か誤解が生じてしまい、依頼者からお叱りのメッセージが来たとします。

私は、たとえこちらは間違っていないと思った時でも、まず謝ります。

余裕があれば、時系列で状況を把握してから謝ります。

「申し訳ありませんでした。確認します。」

きちんと経緯を把握して、フロー上問題がある場合はあらためて依頼者へ報告します。

「ほら、こっちは悪くなかったでしょ？」という内容でクレームを付けるのではありません。

○月△日　10:00-　Aという指示

　　　　　13:00-　指示確認。内容が理解できなかったため、13:30にチャットにて説明を求めるが、Bさんより回答なし。

これ以降、再確認を失念しておりました。申し訳ありませんでした。

こんな感じでしょうか。

「こちらはちゃんと確認したけど、そちらが返事くれなかったでしょ！」という怒りをぶつけるのではなく、最後に「再確認を忘れていた。申し訳ない。」と謝るのです。

「ん？こちらは悪くないじゃないか。なんで謝るの？」と思う人もいるかも知れませんが、これでお互い、一度カッとなった感情を抑えることができると思っています。

依頼者だって人間です。

「いや、そうだったっけ？こちらこそゴメンね。」という気持ちになってくれることもあるし、そのようにチャットを返してくれる方もいるでしょう。

チャット上でも、コミュニケーションが成立した瞬間です。

実は、ここで自身を振り返ることができます。

いかに冷静になり、この機会を自分のものにするか。いいチャンスなのです。

自分のミス→どうしてミスをしたのか。それはどうしたらなくせるのか。

依頼者の勘違いやミス→なぜ、こちらの連絡が伝わらなかったのか。どうしたら１回で伝わるようになるか。

ミスして恥ずかしい

叱責されて悔しい

いろんな思いが錯綜しますが、こんなときこそビジネスライクでかまいません。

まずは謝罪から始め、お互いの理解を深めるつもりでコミュニケーションを取るように心がけましょう。

【今日のおすすめ】

ロルバーンのメモ帳って、常に人気ですよね。

プレゼントに喜ばれる。

って、思うでしょ？

私、リングノート苦手なんです。

左のページ使う時、右手がリングに当たると書きにくい…

じゃ、なんでおすすめするのかって？

なんかみんな持ってるからｗ

メールで言い訳しない。まず謝る。