ToDoリストとタスク管理ってあるけど・・
そもそも違いは何かいとえば
「今すぐでなく、いつかすべきこと」がToDoで
「期限までにやらなくてはいけないこと」がタスクですね
タスク管理はついては以前から何度か書いていますが
GmailやLINEの個人メモを使うのが時間短縮のコツ
※簡単に書き込め、終わったものが視覚から消えます
ToDoリストはどうすれば、時間短縮が可能が考えてみました
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そもそもToDoリスト
明確な期限が設けられていないばかりに
煩雑かつ混乱した多くの言葉で埋められそうだよね
かといって
まとめて書いてたのではリストにならず
対応が遅れるばかりという矛盾もある
やらなくてはいけないことを可視化して
①いちいち頭の中で覚えてる必要をなくし
②そのリストを見ることで、フル回転で作業に没頭できる
③忘れるのではないかという不安もなくなる
というのが目的
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ToDoリスト作るときに大事なこと
この手のリストを作るとき何度も失敗したことといえば
①何のための仕事だったのか忘れたりすること
②もう何か月も書かれているので必要ないかもしれないこと
③究極の目的のような書き方で達成が困難で消せないこと
まず第一に、具体的な期限を決めることが大切ですね
ほかの解決策としては
例えば①でいうと
【相手方と連絡を取り意見を一致させる】
こんな書き方では
・・相手と何の話をするのかわからない
もしも、別の方法で内容を覚えてるのなら、ToDoリストの意味がない
<<解決策>>
【Ａさんと話し４月のイベント開催日を決定】
こーいう書き方で対応できます
例えば②でいうと
【群馬県へ旅行に行く】
こんな書き方では
・・群馬のどこにいつまでに何をしに行くのか
具体的でないと行く気も薄れてきます
<<解決策>>
【四万ブルーという自然現象が見たいから、紅葉の季節に四万温泉に行く】
こーいうので対応できます
例えば③でいうと
【スキルアップのための自己研鑽に努める】
こんな書き方では
・・研修会に参加なのか、読書で対応するのか
そもそも目的は何なのか
<<解決策>>
【この夏に実施する新しい取り組みのため、○○に関する研修に参加したり本を読む】
こーいうので対応で決まます
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ジャンルごとに分けることが必要ですね
ToDoリストの中に、色々なジャンルが混ざると、優先度がつけれなかったり、段取りが悪くなる原因になってしまいます
ジャンル分けさえしていれば
タスクをまとめて実施することもできるので時間短縮につながりますね
ジャンル分けの方法はあまり思いつきませんが
同じToDoに書くと意味がないので、単品掲示の姿勢は貫きましょう
見出し整理か・・並べ替えかだな
タスク管理と同じで
・書き込みやすい
・目につく
というのは絶対に必要
GmailやLINEの個人メモでの整理かと思います
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ToDoリストを作るデメリットも考えた
そもそもリストを作るのが面倒という人は
自分の記憶領域や時間を無駄遣いしながら
生きていけばいいわけなのでご自由に
俺は時間が欲しいのです
過去の経験でありますが
ToDoリストを作成したことに満足して
そのまま放置してしまうことがありませんか
先延ばしするために作ったような状態です
もちろん難しい課題が残っているわけですので
これが絶対にダメというわけではないですが
定期的に整理し、取捨選択が必要です
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ToDoリストは
必要なことを忘れずに作業を進めるためのものです
タスク管理とうまく使い分けて
自分の時間を確実に増やしていきましょう