仕事でお客様へ一筆箋でサービスに関する文章を書き、研修を教えてくださっている方に確認をしていただいたところ、
「要求だけ書かれていて内容がストレートすぎる。お客様に送るにはどうかと思う。」
と指摘をいただきました。
いかに要件を簡潔にまとめるかにとらわれすぎて、お客様という相手の立場になりこれを受け取った時どう思うかなどの配慮が足りていませんでした。
そしてコロナの影響もありまだお会いできていないお客様への手紙。
確かに用件だけを書いた一筆箋だけは失礼ですね。
指摘を受けている時は何枚も書いたのにとショックを受けていましたが、このままお客様へこの手紙を送り不快な思いをさせてしまう可能性を防げたことはむしろ救われたのだと冷静になりました。
ここからは私が思った事と頭に入れておきたい考えを書いていきます。
決して教えるために書く目的ではありません。
ビジネスマナーや例文集なら色々なサイトのほうが段違いに参考になります。
今日学んだこと。
まずお客様にお手紙を送るときは初めの挨拶を。
私はここからお客様が送り主をどう思うかが大きく決まると思います。
初めてのご挨拶でも顔を見たことがある・ないで印象も随分変わってくることでしょうし、回数を重ねてお会いしたお客様にはお客様自身やご家族などお客様の身の周りに関することへの言葉を送ると後にお会いした時に自然な会話が生まれることが多いです。
いかに相手の立場になるか、このことを書き終わるまでしっかり頭の中で意識し続けていきます。
私はあまり本を読まない、手紙を書かないほうなのでこれを機に文章力を鍛えてパッと気の利いた事をすぐに書けるよう、言葉の引き出しを増やしす訓練をするためにこのブログを使っていこうと思いました。
まずはこういった個人的な記事で練習をしていこうと思います。
「こんな常識もわからないのか。」と思う方もいらっしゃるでしょうが、ビジネスマナーに関しては赤ちゃんレベルなのでどうかお気軽に読むことをお勧めします。
時々砕けた言葉の文章で書くこともありますがよろしくお願いします。