とある業務に対しての仕事の考え方について、
少し長くなるけど、備忘録がてら書きます。
うちの会社では、パソコンでいろいろなデータ入力処理をするんだけど、入力する担当者ひとりで完結する処理と、上司の許可が必要となる処理がある。
許可を得ずに無断で処理することも可能だが、重大なミスが発生する可能性があるので、その許可を得るために承認票というものを作成し、上司の許可を貰ってから処理をするルールとなっている。
さらに、その日の業務終了時に、「上司の許可が必要な処理」と「許可を必要としないが重要な処理」が一覧表として出力され、先ほどの承認票と突合して、無許可で処理を行った形跡がないかチェックをしている。
そのチェック作業の考え方について、人によって以下の２つのパターンに分かれることが判明。
パターン①
承認票をチェックすることが仕事だと思っている。
パターン②
一覧表をチェックすることが仕事だと思っている。
具体的に記載すると、
パターン①の場合、複数枚ある承認票１枚ずつ見て、その内容が一覧表に載っていれば一覧表にチェックマークを書くというもの。
対してパターン②は、一覧表に載っている内容を１行ずつ確認し、その内容の承認票があれば一覧表にチェックマークを書くというもの。
この２つの作業、結果は一緒かもしれないが、意味合いが大きく異なる。
前述の通り、一覧表には「上司の許可が必要な処理」と「許可を必要としないが重要な処理」の２種類が記載されている。
なぜ「許可を必要としないが重要な処理」が記載されているのか。それはもちろん"重要な処理"だから。
有事の際、この一覧表を見て、誰がいつ処理したのかを確認するためだ。
そしてつい先日、有事が起きて「許可を必要としないが重要な処理」を行ったかどうかを部門リーダーのAさんに確認したのだが、「わからない」との返答があり、「一覧表に載ってると思うけど見た？」と聞いたら、「そんなもの見てない」とのこと。
うーん、、、
きっとパターン①の考え方の人なんだな、、、と。その時に思いました。
このチェック作業を何のためにやっているのか、物事の理屈をちゃんと理解できているのか。
きっと「承認票をチェックする」という行為そのものが仕事だと思っている。
本人の仕事に対する意識も問題だが、
承認票を作成すること、承認票をチェックすることが大事だと勘違いさせてしまうような職場環境にも問題があるなぁと感じた日でした。
分かりづらい文章になってしまったかもしれません。すみません