こんにちは。
兵庫県川西市でイケダ社労士オフィスの代表をしております社会保険労務士の池田洋平です。
欠勤が続く従業員への対応で困っている担当者の方も多いのではないでしょうか？今回はこのような従業員への初期確認から就業規則の運用、休職制度の活用、最終的な対応に至るまでを見ていきたいと思います。
対応の第一歩としては、感覚的に休みが多いと思うのではなく、データとして事実を整理することが大事です。欠勤日数・パターン・理由の種別（有給取得・無断欠勤・病欠など）を記録し、客観的な状況を把握することです。
具体的には、直近6ヶ月の欠勤日数と取得した有給日数、欠勤の曜日・休むタイミングのパターン（連休明けなど）、欠勤理由の内訳（私傷病、精神的不調、家族の介護）、事前連絡の有無（無断欠勤の有無）、業務への影響の程度（取引先・他のメンバーへの負担）などがあります。
欠勤が目立ってきたら、早めに面談の場を設けることが大事です。この段階では指導ではなく、「状況確認と支援」のスタンスで臨むことが重要です。面談ではまず、相手に面談の目的を明確に伝えます。「責めるわけではなく、困っていることがあれば相談に乗りたい」という姿勢で臨みます。次に、本人の話をまず聞くことが大事です。体調・家庭の事情・職場での悩みなど、欠勤の背景にある要因を本人の言葉で確認します。
体調不良が続く場合は、産業医や主治医への相談を勧めます。面談では日時・出席者・話した内容・本人の発言などを記録します。後々のトラブル防止を防ぐことができます。
欠勤が続く原因によって、会社が取るべき対応は変わります。
【身体疾患・精神疾患】
診断書の提出を求め、休職制度の適用を検討。注意点として業務起因の可能性も確認する
【メンタル不調（うつ病等）】
産業医との面談調整、主治医連携、休職の検討。注意点として職場のハラスメントが原因でないか確認必要
【家族の介護・育児】
介護休業・育児休業制度の案内、勤務調整の検討。注意点として不利益取扱い禁止に注意
【職場の人間関係・上司との問題】
相談窓口の活用、配置転換の検討。
【無断欠勤・連絡なし】
速やかに連絡を試み、就業規則に基づき対応。
病気やメンタル不調が原因で欠勤が続く場合は、休職制度の活用が会社・本人双方にとって重要な選択肢となります。
休職制度は法律上の義務ではなく、就業規則に定めがある場合に運用します。流れとしては、「休職命令書」を書面で交付し、①休職開始日、②休職期間、③休職期間満了時の取扱い（復職・退職等）を明記してください。
就業規則で定めた休職期間が満了し、なお就業できる状態にない場合は、「自然退職」または「解雇」の手続きに移行することになります。この判断は非常に慎重を要するため、必ず産業医の意見書や主治医の診断書を取得したうえで判断します。
疾患ではなく、勤務態度の問題（怠業・無断欠勤も繰り返しなど）が原因の場合は、就業規則に基づいた段階的な指導を行うことになります。具体的には、①口頭での注意・指導、②書面による指導、③懲戒処分（けん責・減給など）、④解雇（最終手段）となります。
休みがちな従業員への対応において、最終的に怪会社を守るのは適切な記録となります。労働審判や裁判になった場合、「言った・言わない」の水掛け論を防ぐためにも以下の点に注意しましょう。
・面談の日時・出席者・内容を記録したメモを作成し保管する
・指導書・警告書は本人に交付し、控えを保管する
・欠勤記録・連絡記録（メール・LINEのスクショ等）を保管する
・産業医・主治医の意見書を取得した場合は書面で保存する
本日もご覧いただきまして、ありがとうございました。
労務管理のご相談や就業規則の作成、助成金の申請なら、当事務所にお任せください。
ご希望に応じて、ご訪問による面談、電話相談、メール相談、オンライン相談にご対応させていただきます。
どんな些細な疑問やご質問でも大歓迎です。ご連絡をお待ちしております。
ホームページ↓
https://office-ike.com
兵庫県川西市でイケダ社労士オフィスの代表をしております社会保険労務士の池田洋平です。
欠勤が続く従業員への対応で困っている担当者の方も多いのではないでしょうか？今回はこのような従業員への初期確認から就業規則の運用、休職制度の活用、最終的な対応に至るまでを見ていきたいと思います。
対応の第一歩としては、感覚的に休みが多いと思うのではなく、データとして事実を整理することが大事です。欠勤日数・パターン・理由の種別（有給取得・無断欠勤・病欠など）を記録し、客観的な状況を把握することです。
具体的には、直近6ヶ月の欠勤日数と取得した有給日数、欠勤の曜日・休むタイミングのパターン（連休明けなど）、欠勤理由の内訳（私傷病、精神的不調、家族の介護）、事前連絡の有無（無断欠勤の有無）、業務への影響の程度（取引先・他のメンバーへの負担）などがあります。
欠勤が目立ってきたら、早めに面談の場を設けることが大事です。この段階では指導ではなく、「状況確認と支援」のスタンスで臨むことが重要です。面談ではまず、相手に面談の目的を明確に伝えます。「責めるわけではなく、困っていることがあれば相談に乗りたい」という姿勢で臨みます。次に、本人の話をまず聞くことが大事です。体調・家庭の事情・職場での悩みなど、欠勤の背景にある要因を本人の言葉で確認します。
体調不良が続く場合は、産業医や主治医への相談を勧めます。面談では日時・出席者・話した内容・本人の発言などを記録します。後々のトラブル防止を防ぐことができます。
欠勤が続く原因によって、会社が取るべき対応は変わります。
【身体疾患・精神疾患】
診断書の提出を求め、休職制度の適用を検討。注意点として業務起因の可能性も確認する
【メンタル不調（うつ病等）】
産業医との面談調整、主治医連携、休職の検討。注意点として職場のハラスメントが原因でないか確認必要
【家族の介護・育児】
介護休業・育児休業制度の案内、勤務調整の検討。注意点として不利益取扱い禁止に注意
【職場の人間関係・上司との問題】
相談窓口の活用、配置転換の検討。
【無断欠勤・連絡なし】
速やかに連絡を試み、就業規則に基づき対応。
病気やメンタル不調が原因で欠勤が続く場合は、休職制度の活用が会社・本人双方にとって重要な選択肢となります。
休職制度は法律上の義務ではなく、就業規則に定めがある場合に運用します。流れとしては、「休職命令書」を書面で交付し、①休職開始日、②休職期間、③休職期間満了時の取扱い（復職・退職等）を明記してください。
就業規則で定めた休職期間が満了し、なお就業できる状態にない場合は、「自然退職」または「解雇」の手続きに移行することになります。この判断は非常に慎重を要するため、必ず産業医の意見書や主治医の診断書を取得したうえで判断します。
疾患ではなく、勤務態度の問題（怠業・無断欠勤も繰り返しなど）が原因の場合は、就業規則に基づいた段階的な指導を行うことになります。具体的には、①口頭での注意・指導、②書面による指導、③懲戒処分（けん責・減給など）、④解雇（最終手段）となります。
休みがちな従業員への対応において、最終的に怪会社を守るのは適切な記録となります。労働審判や裁判になった場合、「言った・言わない」の水掛け論を防ぐためにも以下の点に注意しましょう。
・面談の日時・出席者・内容を記録したメモを作成し保管する
・指導書・警告書は本人に交付し、控えを保管する
・欠勤記録・連絡記録（メール・LINEのスクショ等）を保管する
・産業医・主治医の意見書を取得した場合は書面で保存する
本日もご覧いただきまして、ありがとうございました。
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