おはようございます
成田です
今日は久しぶりの、
おはようございますになります。
さて、
巷には、報告書などを書く時には
"起承転結”で書け。
なんて言われますが、
本当にそうでしょうか。。
僕もそう習いそう書いていましたが、
上司や仕事をしている仲間に対しては
伝わらない、ということが多々ありました。
これは社会人になったばかりの方や
僕らエンジニアなどにはきっと多い感情だと思います。
起承転結で書けって言われてその通りに書いても
反応がなかったり、突き返されることが多々あるのは何故でしょうか。
論文なんかもこの形式で書けって言われますよね。
僕の結論としては、、、
論文は良いんですよ、起承転結で。
論文はこっちなのかな。。↓
序論・本論・結論
おおまかには変わらないと思うんですけどね。
少し要素分解しただけで。。
でも、社内向けの報告書などは
起承転結、序論・本論・結論では伝わらないんですよ。
伝わらないというのはちょっと語弊がありますから
伝わりにくい、と言っておきます。
何故かと言うと、
読み手である側の意識が論文と報告書では差があるからです。
どういうことかと言うと、、
論文を読むときって、その内容自体を参考にしたり
やり方に重点を置いて読む時が多いと思うんですよね。
画期的なアイデアであったり技術であったり・・
その他にも、
例えば論文の発表される場は何かの学会なんかが多いと
思うんですが、、
それそのものを聴きにくる人って多くはないと思うんですよね。
僕もそうだったし、
・なんかこのタイトル面白そうだから・・
・この新技術になんとなく興味があるから
という軽い意識。
だから論文の読み手やそれを発表する場での聞き手の意識って
漠然としている人が多いと思うんですよね。
※これは主観ですので悪しからず(笑)
で、報告書っていうのは
読み手は上司かそれ以上の上級管理職が主だと思うんですが、
意識としてその内容については問題意識や関心が高いと思います。
社内の問題や議題についてなので当然ですよね。
なので、結論や結果が早く知りたいと思っているはずです。
だからこそ、
こちらが報告する際には必ずと言っていいほど、、
『で？結論は？』とか
『結局何が言いたいの？』
とか言われてしまうわけです。
これが、まず結論を言え、
という真理なんだと思います。
でも、巷には起承転結が一般的になっていて
どうしてもそれが拭えない。。
だから伝わらない。
この悪循環が起きていると思うんですよね。
で、報告書においてもこの起承転結が当てはまらないことが9割。
何故かというと、仕事内容をまとめて報告する内容を紙を媒体として
書いただけだから。
だから、企業内の報告書においては起承転結ではなく
起承結転(＋まとめ)の順でこれで9割はOKなんじゃないかなと思う。
起承結転(＋まとめ)ではなんだか分かりずらいから、
僕の場合は、、
・[タイトル]
①目的
②背景
③結論
④手順、方法
⑤詳細結果
⑥まとめ、考察、今後の展開など、、
としています。
これをA4一枚に書く。
二枚目以降は結果の羅列に過ぎない。
①②で起承として、
重要なのは①～③まで。
ここまでで、報告書の出来が8割決まるといっても過言ではないと思う。
現にあなたもいつも指摘されるのは①～③のどこかではないかなと思います。
④、⑤はその都度論理の展開によって順不同かな。
最後のまとめもあってもなくても場合によって書けばいいと思う。
必要なら書くってスタンスで。
まとめると、、、
・報告書は論文ではない。
・なので素早く伝えることが必要な報告書やレポートには
起承転結の定型を用いると、実は伝わらない。。
この観点で報告書を読んでみると
たぶんわかりずらい内容の報告書が多いのではないかなと感じます。
では、今日はこの辺で。
今日も良い一日を。
成田重治
PS
場合によっては多少文字数がかさむこともありますが、
ここは一文又は2文くらいで簡潔に書いた方がいいですね↓
①目的
②背景
③結論