タスク管理における「優先順位を見直す」

私は、その役割上、タスク管理の方法について、よく相談をされます。
私も20年間の社会人生活の中で、手帳管理やクラウド管理など、さまざまな方法を試してきました。そこから得た結論は、結局、付箋紙での管理が最も効果的だということです。
タスク管理において、最も重要なポイントは、「すぐに確認できること」と「すぐに入れ替えできること」の２つですが、それは手帳やクラウドでは難しいのです。その点、「タスク」を付箋紙に記入して管理する方法は、容易に実現できます。

ここでは私が使用している「４象限のＴＯ ＤＯリスト」と呼ぶシンプルなタスク管理の方法を紹介します。

まず、「タスク」を「ビジネス」と「プライベート」に分けます。
その上で、「今日やるもの」と「明日以降でいいもの」に分けます。
さらに、その中で、優先順位の高いものから順番に、付箋紙に記入していきます。
この作業を前日の夜の内省の時間に行い、翌朝改めて確認をしてから、仕事に入ります。

その付箋紙は、一番目につく場所に貼るようにしましょう。仕事中にすぐに目につく場所が良いです。
私の場合は、モバイルＰＣのタッチパッドの左側に「今日やるもの」、右側に「明日以降やるもの」をそれぞれ「ビジネス」と「プライベート」の２段に分けて記入し、貼るようにしています。
「タスク」を完了させたら「外す」、「タスク」の優先順位が変更になったら「入れ替える」ということを行いましょう。
このように「タスク」を見える化すると、完了させるたびに付箋紙が綺麗になっていくので、モチベーションを継続させる効果も期待できます。
 

次回はムダなタスクをやめる決断をすることについてお話します。

仕事ができる人の最高の時間術 (アスカビジネス)

忙しいから解放される「時間の使い方」ステップ②優先順位を見直す

あなたの「時間の使い方」を見直す上で最も大切なことは、「重要度」の高いものだけに取り組むことです。つまり、「第Ⅰ領域」「第Ⅱ領域」だけに時間を投資することが大切です。
そのためには、「第Ⅳ領域」は「避ける」、「第Ⅲ領域」は「最小限に減らす」ことが必要です。

さらに、「第Ⅱ領域」に「集中する」ことで、「第Ⅰ領域」を「管理する」ことが大切です。
ここで言う「管理する」とは、「第Ⅰ領域」の「タスク」に対して、「やらされ仕事」として取り組むのではなく、主体的に取り組み、やりくりしていくという意味です。
ただ、頭では、これらの優先順位を理解していても、「第Ⅱ領域」に時間を投資することはなかなかできません。なぜなら、実社会では、「緊急度」の高い「タスク」が横入りしてくるためです。そのようなことが頻繁に発生することは、あなたもよく知っているでしょう。
そこで、「第Ⅱ領域」に時間を優先的に投資するために必要な考え方を紹介します。それが「大きな石から入れる」という考え方です。

私が講師契約をしているフランクリン・コヴィー・ジャパン社が提供する『７つの習慣』セミナーの中で使用される有名な映像（https://7habits.jp/learning.html）があります。
その映像では、スティーブン・Ｒ・コヴィー博士の前に、２つの同じ大きさのバケツが置かれています。加えてそこには、複数の「大きな石」と数多くの砂利のような「小さな石」が置かれています。
コヴィー博士は、片方のバケツの中に、最初に「小さな石」を流し込みました。そして、セミナー受講者のひとりに、「このバケツの中に、残りの『大きな石』をすべて入れてください」と依頼しました。
依頼された受講者は、すでに「小さな石」が流し込まれているバケツの中に、「大きな石」を捻じ込もうとしますが、結局、すべてを入れることはできませんでした。
そこで、コヴィー博士は、もう一方のバケツに「大きな石」から入れてみることを提案します。最初にすべての「大きな石」を入れ、その上で、「小さな石」を流し込みました。すると、同じ大きさのバケツであるにもかかわらず、今度は「大きな石」も「小さな石」もすべての石がバケツの中にきっちり入りました。

この映像に出てきた「大きな石」は「第Ⅱ領域」を表し、「小さな石」はそれ以外の領域の「タスク」を表しています。
つまり、私たちの時間も「大きな石」に該当する「第Ⅱ領域」から予定を入れ、余った「隙間時間」に「小さな石」に該当するその他の領域の「タスク」を入れていくことが大切だと示唆しています。
この考え方を「習慣化」することで、『仕事ができる人の最高の時間術』の土台が完成します。「第Ⅱ領域」は「重要度」が高いにもかかわらず、「緊急度」が高くないために、後回しになりがちです。それらを防ぐためにも、「第Ⅱ領域」の「タスク」こそ、最初に予定に組み込んでしまうことが大切なのです。

このように、「重要度」の高い「第Ⅱ領域」「第Ⅰ領域」の順に予定を入れ、「重要度」の低い「第Ⅲ領域」「第Ⅳ領域」の「タスク」は、その「隙間時間」に処理するという優先順位で考えることが大切です。とにかく「重要度」を最優先で考えることが大切なのです。
 

次回は付箋でのタスク管理についてお話します。

仕事ができる人の最高の時間術 (アスカビジネス)

忙しいから解放される「時間の使い方」ステップ①何に時間を使っているか分析する

「忙しい」「忙しい」と言う割に、「何に」「どれくらい」時間を奪われているのかを正しく把握できている人は少ないものです。「心」を「亡」くすと書いて「忙しい」なので、「忙しい」から解放されるためには、まずはその「意識」を変えることが大切です。
私の場合は、10年程前から「忙しい」という言葉を使わないように心掛けていて、「忙しい」ときは「大変だ」と言うようにしています。「大変」という言葉は、「大」きく「変」わると書くので、「大きく変わる」ティッピング・ポイントを迎えているのだと自分に言い聞かせるために、そのような言葉遣いを選択しています。
このように「意識」を変えた上で、あなたが遂行してきた「タスク」に「投資」した「時間」と「頻度」を把握することが大切です。あなたの忙しさを見える化することが、あなたを「忙しい」から解放する第一歩になるのです。

では、あなたの忙しさを見える化して分析していきましょう。
２つの手順に分けます。
 

具体的な手順については書籍で紹介しています。ぜひあなたの時間の使い方分析をしてみてください。

次回はこの分析結果を踏まえ、優先順位を見直すことについてお話します。

仕事ができる人の最高の時間術 (アスカビジネス)

効率が良くなる「１日のスケジュールの組み方」ルール④すべての予定を45分単位で管理する

集中力が持続する時間の限界は90分間と言われています。これには諸説あり、45分間が限界という説もあるようです。
いずれにしても、集中力を生み出すドーパミンが脳内で分泌され始めるのは、実際にその行動を起こしてから約15分後と言われています。ですから、30分間集中すれば完了できる見込みの仕事については、45分間のスケジュールを確保しておきましょう。
同様に、75分間集中すれば完了できる見込みの仕事については、90分間のスケジュールを確保しておきます。
このように、時間管理の単位は、45分単位で管理することをおススメします。

アポイントも会議もすべての予定を45分単位で設定します。
仮に、予定よりも早くアポイントや会議が終わった場合は、余った時間は「ご褒美タイム」とし、メール対応や電話対応の時間に充てます。
また、集中力が予定通りの時間まで持続しなかった場合は、速やかに他の予定に切り替えましょう。
ただし、人は、面白いと感じることに取り組んでいるとき、脳内でドーパミンが分泌されますので、集中力が持続できなかったということは、その仕事に対する意味づけがまだまだ甘いことを意味します。その仕事をする「目的」を再度見直してみください。

また、「当初、予定していた時間」と「実際に費やした時間」のギャップがどれくらいあったのかを記録しておくこともおススメします。
もともとのスケジュールの右側に、実際のスケジュールの結果を記入して見比べることを習慣化すると良いでしょう。
なんとなく時間が「消費」されてしまう仕事の進め方になっていたことを自覚し、自分の意外な強みや弱みを発見する手助けにもなるはずです。あなたの「スケジュールの組み方」を見直す上で、「なんとなく」を「見える化（数値化・言語化）」しておくことは、とても重要な判断材料になるでしょう。
 

「ルール⑤３つの時間割で管理する」、「ルール⑥ランチタイムを戦略的に活用する」、「ルール⑦１日15分間の内省の時間を設ける」についてはぜひ書籍でお読みください。

内省の時間については必読ですよ。

次回からは忙しいから解放される「時間の使い方」についてのお話です。

仕事ができる人の最高の時間術 (アスカビジネス)

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効率が良くなる「１日のスケジュールの組み方」ルール③出社・退社時間を決める

平日の出社時間と退社時間を決めて、スケジュール帳に記入しましょう。これが、あなたの人生の貴重な時間の中で、あなたが仕事に「投資」する時間ということになります。
私は、朝８時から夜７時までが理想的な業務時間だと考えていますが、業務内容にもよるので、あなたに合う時間帯を選択してください。
特に大切なポイントは、退社時間は現実的に帰れそうな時間を記入するのではなく、あなたの理想とする退社時間を設定することです。「この時間に帰ることができたらワクワクする」とあなたが思える時間を設定してください。

残業時間の多い人の共通のマインドに「仕事が終わらなければ残業すればいいや」というものがあります。このマインドが根底にある限り、仕事の生産性は絶対に上がりません。このマインドに陥らないようにするために、出社時間だけでなく退社時間も自分で決めるのです。

１９５８年、英国の歴史学者・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソンが提唱した「パーキンソンの法則」では、次のような法則が結論づけられています。

（第一法則）仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張
する
（第二法則）支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

まさにこの２つの法則と同じことが、現代の私たちの仕事についても当てはまると思うのです。
仕事に「投資」する時間をあらかじめ制限しない限り、仕事の量の膨張を抑えることはできません。また、「消費」する時間をあらかじめ制限しない限り、ムダな時間の「消費」も防ぐことはできないのです。

設定した時間内に仕事を終えることを「習慣化」するためのポイントも、３つ紹介します。
まず、１つ目は、平日の夜に予定を入れることです。
これも休日の朝と同様に、「心技体」を磨く予定が望ましいです。
一般的に、幼児を育てながら働くワーキングママの「ＲＯＴ（時間生産性）」は非常に高いと言われています。それは保育園にお迎えに行かなければならない時間が決まっているからです。つまり、退社する時間が決まっているからです。限られた時間の中で結果を出すことを前提に仕事をしているので、「ＲＯＴ（時間生産性）」が高くなるのです。

２つ目は、上司や同僚に宣言しておくことです。
残業時間の多い人の共通のマインドに「上司が帰らないから帰りづらい」というものがあります。
本書を読んでいるこの時間ですら、あなたの人生の寿命時間は確実に減っています。増えることは絶対にありません。そんな中、あなたの貴重な時間を上司の残業につき合うことに「投資」していていいのでしょうか。それは「投資」ではなく、ただの「消費」です。
帰りづらい気持ちが払拭できないのであれば、「毎週月・水・金曜日は習い事に行きます」などと、先に周囲に宣言してしまいましょう。
これが許されない職場なら、本当にあなたがそこにいるべきかを見直す機会と捉えましょう。

３つ目は、利便性の良い場所に住むことです。
私は、新卒で入社した会社の寮に入っていたことがあるのですが、そこは会社から１時間掛かる所にありました。寮の設備は申し分なく、同期や先輩との交流も楽しかったのですが、それが不規則な生活習慣を生み出す要因にもなっていました。
また、往復２時間の通勤時間を有意義に活用することも試みたのですが、通勤ラッシュの激しい沿線だったため、本を読むことすらできない状況でした。そこで、社会人２年目からは、通勤30分圏内の所にしか住まないことにしました。
ムダに疲弊する時間を減らすこともできましたし、会社と自宅の間に「心技体」を磨く場所を見つけることで、それらを「習慣化」しやすくもなりました。
仮に家賃が上がったとしても、あなたの人生時給を考えれば、安い「投資」と言うことができます。
 

帰りづらい気持ちが払拭できないのであれば、「毎週月・水・金曜日は習い事に行きます」などと、先に周囲に宣言してしまいましょう。
これが許されない職場なら、本当にあなたがそこにいるべきかを見直す機会と捉えましょう。

３つ目は、利便性の良い場所に住むことです。
私は、新卒で入社した会社の寮に入っていたことがあるのですが、そこは会社から１時間掛かる所にありました。寮の設備は申し分なく、同期や先輩との交流も楽しかったのですが、それが不規則な生活習慣を生み出す要因にもなっていました。
また、往復２時間の通勤時間を有意義に活用することも試みたのですが、通勤ラッシュの激しい沿線だったため、本を読むことすらできない状況でした。そこで、社会人２年目からは、通勤30分圏内の所にしか住まないことにしました。
ムダに疲弊する時間を減らすこともできましたし、会社と自宅の間に「心技体」を磨く場所を見つけることで、それらを「習慣化」しやすくもなりました。
仮に家賃が上がったとしても、あなたの人生時給を考えれば、安い「投資」と言うことができます。

コメント：次回はすべての予定を45分単位で管理することについてのお話です。
 

仕事ができる人の最高の時間術 (アスカビジネス)

”こんなときだからこそ、こんな言葉に励まされた〜全財産なくした過去があるから今がある”

効率が良くなる「１日のスケジュールの組み方」ルール②７時間睡眠を確保する

２０１７年６月に放送されたＮＨＫスペシャル『睡眠負債が危ない』で、興味深いデータが紹介されていました。
国の調査（国民栄養・健康調査）によると、日本人の睡眠時間が年々短くなり続けているそうです。睡眠時間が６時間以下の人の割合が、平成20年には全体の３割未満だったものが、平成27年には４割近くに急増しているとのことです。逆に、睡眠時間が７時間以上の人の割合は34・５％から26・５％に減っていました。

また、米ペンシルバニア大学などの研究チームは被験者を「徹夜のグループ」と「睡眠時間６時間のグループ」の２つに分け、注意力や集中力の成績がどう変化するのかを調べました。
予想通り「徹夜のグループ」の成績は、初日、２日目と急激に下降しました。
一方、「睡眠時間６時間のグループ」は、最初の２日間はほとんど変化がありませんでしたが、その後、徐々に脳の働きが低下していきました。そして、２週間後には、「徹夜グループ」の二晩経過後とほぼ同じレベルになってしまったのです。
つまり、「６時間睡眠を２週間続けた脳は、二晩徹夜した脳とほぼ同じ状態」になってしまうということです。しかも、「６時間睡眠のグループ」は、脳の働きが衰えていることを自覚することもできないそうです。

他にも睡眠不足は、「心」や「体」にも悪影響を及ぼすことは言うまでもありません。仕事ができる人になるためには、睡眠不足の解消は絶対条件です。成人の最適な睡眠時間は、７～８時間と言われていますので、１日のスケジュールを決める際に、まずは最低ラインの７時間の睡眠時間を確保してスケジュール帳に記入しましょう。

７時間睡眠で朝から最高のパフォーマンスを上げるためのポイントを３つ紹介します。
まず、１つ目は、平日も休日も同じ時間に起床・就寝することです。
７時間睡眠を「習慣化」するためには、平日と休日で生活リズムを変えないようにすることがベースになります。
２つ目は、休日の朝から予定を入れておくことです。
仕事のできる人は「ワークハード　プレイハード」と言われ、仕事も遊びも一生懸命な人が多いです。そもそもオンとオフの区別がなく、何事においても好きなことだけに一生懸命取り組んでいるように思います。
休日の朝に「心技体」を磨く予定を入れておくことで、一定の生活リズムで活動できるようにします。また、休日を有意義に過ごせている自分を味わうことで、モチベーションの高まりを感じることができるでしょう。

３つ目は、朝から日光とシャワーを浴びることです。
起床したときに頭がボーッとしているのは、副交感神経が優位な状態だからだと言われています。交感神経を働かせるために有効なスイッチは「日光」「シャワー」「水分・栄養」の３つです。
ちなみに私の寝室の窓には、レースのカーテンしかついていません。日の出とともに日光を浴びて、起床の準備を始めます。ベッドの中で、ついついまどろんでしまうこともありますが、それでもその間に体内時計が調整され、リズムが整えられるという効果が期待できます。日光を浴びると、体内時計を調整しているメラトニンの分泌が止まり、体内時計がリセットされるのです。
さらに、起床後すぐにシャワーを浴びることで、副交感神経に支配された脳を交感神経に切り替えることができます。身体を温めて代謝を良くすることで交感神経が活発になり、目覚めが良くなるのです。

また、起床後すぐに、コップ１杯の水を飲むことやフルーツを食べることによって、神経を刺激し、脳を目覚めさせることも有効です。
最も高い生産性が期待できる朝の時間を有効活用するために、朝からトップギアで活動するための仕掛けをしておきましょう。
 

次回は出社・退社時間を決めることについてのお話です。

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効率が良くなる「１日のスケジュールの組み方」ルール①アポ設定は自分が主導権を握る

あなたは、仕事で誰かにアポイントを取る際に、「いつが宜しいですか」「いつが空いていますか」と訊いていないでしょうか。
もしそのようにしているのであれば、今後はやめてください。仕事のできる人は、「３日の13時からか15時から、もしくは４日の10時からはいかがですか」という風に、こちら側から候補日を３つほど提示しているはずです。

これは相手がお客様だろうが先輩だろうが関係ありません。もちろんごく僅かな例外はありますが、普段やり取りをする人とのアポイントは、必ず自分が主導権を握るようにしましょう。
主導権を握りながらも、相手にも複数の選択肢の中から選んでもらうので、相手からの心証が悪くなることはありません。

営業マン時代の私は、担当する１００社近いお客様をエリア別にグルーピングし、Ａ社とアポを取ったら、エリアの近い同じグループのＢ社にもアポを取るというようにしていました。

　また、社内のプロジェクトリーダーや飲む会の幹事なども率先して引き受けましょう。
　一見、自ら面倒くさい仕事を増やしているように思われるかもしれませんが、実はリーダーや幹事の役割には、自分の都合で予定を組むことができるようになるというメリットがあります。
　さらに、周囲からの信頼や評価を得る絶好のチャンスにもなります。周囲に振り回されるのではなく、自分の影響力を広げる機会にしましょう。

　自分の予定を自分で管理することができるポジションを早く獲得してしまうことが大切なのです。
 

次回は７時間睡眠についてのお話です。

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年間スケジュールを立てる際の６つのルール③８割の成果を生み出す２割の時間を確保する

さまざまな事象に対して経済学者がよく用いる「80対20の法則（パレートの法則）」は、「80％の結果は、20％の原因から生まれる」という法則です。実際、営業部の売上の80％は、20％のクライアントから生み出されています。
それはまた、「時間の使い方」にも当てはまります。
あなたが仕事で結果を出す際に、最大の価値を生み出している20％の時間があるはずです。それがどのようなことに「投資」した時間なのかを客観的に分析し、意識することが大切です。

営業マン時代の私は、担当することになったクライアントのことを期初に徹底的に調べ上げ、「戦略」を考え抜きました。
当時の私の売上の８割も、やはり２割のクライアントにより構成されていました。つまり、この２割のクライアントが、私の売上を支えてくれている優先すべきクライアントということになります。
そこで、「それらのお客様に加え、業種や規模をふまえ、その２割に入る見込みがあると判断したクライアントを優先して、予定を入れていく」という戦略を立て実行していました。
私の行動量（顧客訪問件数）は営業部内でも最下位レベルだったのですが、常にトップクラスの営業成績を残し続けることができたのは、この「戦略」のおかげなのです。

『仕事ができる人の最高の時間術』という書籍の著者がこのようなことを書くのはどうかと思いますが、正直言って、これまでの仕事人生の中で、私のことを「仕事ができる人だ」と高く評価してくれている人は多くないかもしれません。
なぜなら私は、絶対に結果を出さなければならない20％の仕事でしか本気を出さないからです。残りの80％の業務については、いかに楽をするかということだけを考えて、仕事をしてきました。ですから、「仕事ができる人」というより「要領の良い人」という印象のほうが強いかもしれません。

でも、それこそが最高の仕事術の秘訣だと思うのです。
楽をすることは決して悪ではありません。あなたが本当に優先すべきことに時間を「投資」するための重要な「戦略」の１つなのです。

あなたの仕事において、結果に大きな影響を与える「顧客」や「仲間」は誰ですか。そして、結果に大きな影響を及ぼす「行動」は何ですか。
それらに対して優先的に時間を投資する「スケジュールの組み方」を選択することができれば、８割の成功は間違いありません。
 

「ルール④１年間の予定を逆算して組む」、「ルール⑤定例業務・恒例行事のスケジュールを確保する」、「ルール⑥心技体を磨く時間を確保する」についてはぜひ書籍で詳細をお読みください。

次回は効率が良くなる「１日のスケジュールの組み方」についてのお話です。

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