筋金入りの戦略屋 中野です。
今日は、仕事における重要性と緊急性について整理します。
これ迄の「知的生産性向上カテゴリー」の記事で、なぜ「優先順位」が、タイムマネジメントや生産性向上のキーワードなのかは、十分おかわりいただけたことと思います。
では、実際のところ、優先順位はどうやってつけたらいいのでしょうか ?
一言で「優先順位」と言っても、その判断基準は様々です。
書店に並ぶ多くのタイムマネジメント本の多くは、優先順位の重要性や、パレートの法則について述べた後、「優先順位のマトリックス」と称して、その判断基準に「重要性」と「緊急性」を挙げています。
これらは、本当に有効な判断基準なのでしょうか。
実際の業務に照らして考察してみましょう。
一般の本の中で語られている「優先順位」のつけ方は、おおよそ次の通りです。
まず、皆さんの今抱えている仕事を、全部紙に書き出してみよう。
次に、それらの仕事を、
①重要性・緊急性共に高いものをＡ、
②重要性は低いが緊急性が高いものをＢ、
③重要性は高いが緊急性は低いものをＣ、
④重要性・緊急性共に低いものをＤ
という四つの基準にそって分類してみます。
当然、優先順位は、Ａが一番高く、Ｂから順に低くなっていきますが、優先順位をつけたら次は、優先順位の高いＡの仕事から着手し、最後にＤの仕事をするようにすれば、パレートの法則によって、仕事の生産性は目に見えて向上する
…といったところです。
この考え方は、一見、理にかなったものの様に見えます。
皆さんも、この作業をしただけで、何だか頭のモヤモヤが晴れた様な気になるかもしれません。
しかし、それも多分、長続きはしないだろうと思われます。
なぜかと言えば、実際は途中で、上司から声がかかったり、お客様からクレームがはいったりといった突発業務が待ち受けているからです。
こうたびたび突発業務が発生したのでは、折角振り分けた優先順位も、すぐに無意味なものとなってしまいます。
では、どこに問題があるのでしょうか。
まず言えることは、このマトリックスでは、不測の事態を想定していないということです。
そもそも私達は、他人との関わりの中で仕事をしています。
言い替えれば、当然、自分では把握しきれない事態が起きるということです。
ということは、仕事をする際には、事前にはわからない仕事への対処も、心得ていなければならないということなのです。
にもかかわらず、上記のマトリックスのみでは、事前にわかる仕事のみをリストアップしているところに問題があるのです。
実際に重要なことは「優先順位マトリックス(P-MX)」は、「雑用優先の法則」と組み合わせて使わなければ有効に機能しないことを覚えておいてください。(雑用優先の法則はいずれ説明します)
ここでちょっと、前回お伝えした「水路化現象」の一項目を思い出してください。
私達の頭の中には、「重要な仕事よりも緊急の仕事」を優先させてしまう無意識の回路が存在するという事実です。
とすれば、私達は、「緊急性」によって、「重要性」の判断を誤り易いということが言えるのです。
これは、私たちの仕事のこれまでの環境が作り出した「落とし穴」です、パブロフの犬現象と言ってもよいでしょう。
多くの人々は、突発業務が発生すると、つい、そちらに目がいって、優先順位を誤ってしまうのです。
「P-MX」で言う、②と③の判断の中に、既に優先順位の落とし穴が潜んでいるということです。
これでは仕事がうまくいくはずはありません。
では、どうしたらよいのでしょうか。
「雑用優先の法則」を説明するまでの対処法として、緊急避難的ですが対処法を説明しておきます。
優先順位の判断基準を、まず、
イ．「自分か他人か」
ロ．「今か後か」で分類する。
そして更に、突然やってくる仕事を
「Ｘ業務」
として、上記のイとロの基準に従って、優先順位をつけることが必要です。つまり、
今、自分がやる仕事がＡ、
後で自分がやる仕事がＢ、
他人でもいい仕事がＣ。
更に、突然発生して、
今自分がやる仕事がＡＸ、
後で自分がやる仕事がＢＸ、
他人でもいい仕事がＣＸ
という、合計６つの優先順位を設定し、 Ａランク（Ａ及びＡＸ）の仕事から着手するのです。
他人でもいい仕事は、即、他人に委任すればいいのであって、優先順位の判断に、「いつやるか」までは必要ありません。
まずは、「急がば回れ」の精神を持つこと。
いくら突発業務が起こっても、慌てず、騒がず、優先順位をはっきりと見極めてから仕事にかかることこそが、生産性向上の鍵と言えるでしょう。
＜重要ポイント＞
１） 優先順位のマトリックスの落とし穴。
２） 自分か他人かの判断。
３） 今か後かの判断。
４） 仕事には必ず突発業務（Ｘ業務）がある。
次回に続く
では、また。