先日の大きな会議で、偉い人が30分近く話したのをまとめることになりました。他の作業もあったのでそちらを先に処理していたところ。
一緒に話を聞いていた先輩が、1時間足らずのうちに議事録を仕上げて、みんなに送付してくれました。その出来が素晴らしい！！
偉い人は右に行ったり、左に行ったり、結論があるようなないような話し方をします。
議事録係だと思って、逐一話していることを書き留めていたのですが。
その人の議事録は、話の「言わんとしていること」が適度に補われて、順番もわかりやすく入れ替えられていて。読んだらすっとわかる内容になっていました。
あまりにもすっきりまとめられているので「どんなメモからこの議事録になってるんですか
？」と思わず聞いてしまいました。快くメモ書きを見せてくれた先輩。すると。
●メモ書きの段階で内容がほぼまとめ終わっている！
●「言わんとしていること」がメモ上ですでに形になっている！
聞くときに、考えながら書かれているんですね。
聞きながらブロックごとに分けて、一つのテーマが終わったら自分の中で翻訳しなおして書いてしまう。
テープ起こしのように言ったことをそのまま追っていてはだめ。
自分はA4の紙1枚半くらいにずらずら書いていたのと同じ内容が、先輩の手帳の見開きの中に収まっていました…。
その先輩は、英語のスキルがあるので通訳のようなこともよく業務でやっています。
通訳は言ったことを全部訳すのではなく、肝だけを捕まえてコンパクトに伝える。
議事録にもその考え方が生きていました。
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効率の良い文書とはどんなものか
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