前回で紹介したビジネスメールで必須の事項は下記の5ポイント。
１ 先方の会社名・部門名・氏名・役職
２ 「お世話になっております」の挨拶
３ 本文
４ 締めの挨拶
５ 自分の会社名・部門名・氏名と連絡先
その続きです。
４は、お願いするメールであれば
「お忙しいところお手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」
という内容は必須。相手はあなたがお願いする仕事以外にもいろいろなことを抱えています。その中の時間を割いてやってもらうので、「よろしく」の言葉は必ずつけるようにします。
何往復もお願いのやり取りをしているときは、
「何度も申し訳ないのですが、どうぞよろしくお願いいたします」
「たびたびのお願いで恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」
など、「何回もお願いしていることは認識しているけれど、申し訳ないがやってほしい」というニュアンスを伝えます。
お願いする文面ではない場合、私はなるべく「ありがとうございました」という言葉で締めるようにしています。良い読後感を持ってもらい、このメールに対しても良い印象を残せるように、という工夫です。
何かクレームや苦情のメールが届いたときも、基本姿勢は「ありがとうございます」です。そのメールによって知らさせる情報はありがたいものだからです。理不尽な内容で来たものであっても「このやり方を選ぶと、こういった種類の批判を受けることがある」という立派な情報です。
「ご連絡をいただきまして、どうもありがとうございました」
と締めることで、推敲をする自分の気持ちにもケリをつけることができる効果があります。
５は、署名として設定している人も多いと思います。
略称ではなく正式な名称を用いた一番公式なもの
（株）などを省いたちょっとカジュアルなもの
部内のやり取りなど、ある程度の情報で済む一番簡略なもの
を定型文として登録しておくと作業が楽です。
私は、業務によって送る内容が固定されているものがいくつかあるので、１～５を踏まえたひな型をつくり、メール全体を定型文として登録しています。全部で20近くありますが、業務をポップアップから選んで名前や内容の必要な部分のみを入れればよいので、効率よく作業が進められます。
私が使っている一番簡単なひな型は
○○会社 ○○様
いつもお世話になっております。
○○部の○○です。
表題のデータをお送りいたしますので、
よろしくご査収ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
○○会社 ○○部 ○○
メアド＋電話番号
です。毎日何度もやり取りをして実際に何度もお会いしているところなので、マナーとしては一番簡略なところではありますが、失礼の域には入らないようにします。
用件はデータを決まったところへ送付するだけなのですが、名乗ったりせずにただ
送付します。
○○
とするよりは100倍（管理人体感比）印象が良いメールになります。これも毎回打たずに定型文を選ぶだけなので、それで礼儀を欠かずにすむならば、使わない手はありません。
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感謝(ノ＾＾)ノ