EXCELを使ったサイトマップの作り方（第1回：データベース作成）
ブログ記事をたくさん書いてくると、過去のあの記事どこへやったかなー？とか、あの記事もう一回読み返してみたいんだけど？ってことが結構出てきます。
ブログの場合、カテゴリ分けはあるにしても、基本的には書いた記事が時系列的に羅列されて行きます。だから特に過去の記事を探すのは難しくなってきます。
そんな時に便利なのがサイトマップ。サイトマップとは目次のようなもので、これまで思いつくがまま、バラバラに書いてきた記事を効率的に整理することができます。
たとえば、かーずが先日書いたこの記事 のようなものです。このブログの場合、過去のデータを参照することが多いので、サイトマップというよりは、データの集計結果見たいな感じになっていますが・・・(;^_^A
でも、ぱっと見て分かると思いますが、これを手作業で書くとなると結構大変だと思いませんか？データを集計して、各項目ごとに整理して、記事の体裁を整えて、最後に見出しにリンク付けをする・・・
ほとんどの人がこんな苦労をしたいとは思わないはずです。
実はこれ、ほとんどエクセルによる自動化作業で作成した記事なんです。だから、数字の打ち間違えはないし、リンクの貼り間違いもありません。体裁もきっちり整っていて綺麗です。
ということで、今回から数回に分けてかーずが作ったこのサイトマップについて、かーず的作成方法を開設して行きたいと思います。これからサイトマップを作ろうとしている人のヒントになりそうなことを書いていきたいなと思っていますので、どうぞよろしくお願いします。
では早速始めます。
で、今回はまず基本的なことだけを開設します。
まずは、エクセルによるデータベース作りからです。
データベースとは、1件のデータに付き1行複数列にデータを蓄積していく手法のことです。これをまず作ってみましょう。
こんな感じで、一番上の行に見出しをつけます。この例でいくと左から「日付」、「発電合計」、「売電合計」、・・・、「url」となっています。
それから、各日付ごとのデータを横に入力して行きます。最後の列のurl欄には、記事のURLを入力しています。これは後でまとめてコピペでもいいですが、記事をアップした直後にすぐ入力しておくと後で作業が楽になります。その他にも記事の「タイトル」などを記録してもいいかもしれません。
ここまではできたと仮定して話を進めますね。
次に、この表の中のどこでもいいので、1カ所をクリックして、キーボードの「Cｔｒｌ＋A（Ctrlを押しながらAを押す）」を押してください。※AはALL（全部）と覚えるといいですね。
すると、表全体が選択されるはずです。
次に、選択された範囲をエクセルに「これはデータベースですよ。」と認識させてあげましょう。
表が選択された状態のまま、すかさずメニューの「挿入」→「テーブル」をクリックしてください。
そしたら、こんな小窓が出てきます。
データ範囲を確認して（表全体を選択しているはずなのでデータが途切れたりしていない限り間違いはないはずです。）、「OK」をクリックします。
そしたら、データが見やすい状態に勝手に書式が変更されます。そして、オートフィルタボタンも自動で付いてきます。オートフィルタについては別の記事で説明しますが、データの並べかえなどでとても活躍します。
これで準備は完了。エクセルもこのデータはデータベースだとしっかり認識してくれているはずです。こうすることによって、後でデータを追加したり、列を追加したりしたときも自動でその範囲までデータベースとして認識してくれるようになります。また、これも別の記事で説明しますが、数式で計算する場合もすごく便利な事ができます。
今回はここまで。次回に続きます。
ブログの場合、カテゴリ分けはあるにしても、基本的には書いた記事が時系列的に羅列されて行きます。だから特に過去の記事を探すのは難しくなってきます。
そんな時に便利なのがサイトマップ。サイトマップとは目次のようなもので、これまで思いつくがまま、バラバラに書いてきた記事を効率的に整理することができます。
たとえば、かーずが先日書いたこの記事 のようなものです。このブログの場合、過去のデータを参照することが多いので、サイトマップというよりは、データの集計結果見たいな感じになっていますが・・・(;^_^A
でも、ぱっと見て分かると思いますが、これを手作業で書くとなると結構大変だと思いませんか？データを集計して、各項目ごとに整理して、記事の体裁を整えて、最後に見出しにリンク付けをする・・・
ほとんどの人がこんな苦労をしたいとは思わないはずです。
実はこれ、ほとんどエクセルによる自動化作業で作成した記事なんです。だから、数字の打ち間違えはないし、リンクの貼り間違いもありません。体裁もきっちり整っていて綺麗です。
ということで、今回から数回に分けてかーずが作ったこのサイトマップについて、かーず的作成方法を開設して行きたいと思います。これからサイトマップを作ろうとしている人のヒントになりそうなことを書いていきたいなと思っていますので、どうぞよろしくお願いします。
では早速始めます。
で、今回はまず基本的なことだけを開設します。
まずは、エクセルによるデータベース作りからです。
データベースとは、1件のデータに付き1行複数列にデータを蓄積していく手法のことです。これをまず作ってみましょう。
こんな感じで、一番上の行に見出しをつけます。この例でいくと左から「日付」、「発電合計」、「売電合計」、・・・、「url」となっています。
それから、各日付ごとのデータを横に入力して行きます。最後の列のurl欄には、記事のURLを入力しています。これは後でまとめてコピペでもいいですが、記事をアップした直後にすぐ入力しておくと後で作業が楽になります。その他にも記事の「タイトル」などを記録してもいいかもしれません。
ここまではできたと仮定して話を進めますね。
次に、この表の中のどこでもいいので、1カ所をクリックして、キーボードの「Cｔｒｌ＋A（Ctrlを押しながらAを押す）」を押してください。※AはALL（全部）と覚えるといいですね。
すると、表全体が選択されるはずです。
次に、選択された範囲をエクセルに「これはデータベースですよ。」と認識させてあげましょう。
表が選択された状態のまま、すかさずメニューの「挿入」→「テーブル」をクリックしてください。
そしたら、こんな小窓が出てきます。
データ範囲を確認して（表全体を選択しているはずなのでデータが途切れたりしていない限り間違いはないはずです。）、「OK」をクリックします。
そしたら、データが見やすい状態に勝手に書式が変更されます。そして、オートフィルタボタンも自動で付いてきます。オートフィルタについては別の記事で説明しますが、データの並べかえなどでとても活躍します。
これで準備は完了。エクセルもこのデータはデータベースだとしっかり認識してくれているはずです。こうすることによって、後でデータを追加したり、列を追加したりしたときも自動でその範囲までデータベースとして認識してくれるようになります。また、これも別の記事で説明しますが、数式で計算する場合もすごく便利な事ができます。
今回はここまで。次回に続きます。