さて、ＰＴＡはそろそろ新旧役員の交代の時期が迫り、引き継ぎ作業にお忙しいと思います。
私も今日は小学校のＰＴＡの副会長の引き継ぎと市全体をまとめるＰＴＡ連合の進路検討委員の副委員長も兼務していましたので、そちらの資料作りと忙しい一日を過ごしました
５月の理事会から新しい役員さんが進行されるのですが、やはり普段人前で話し慣れていらっしゃらない方は今から「ドキドキする～！」と緊張されていましたね
きっと役員に当たられた多くのＰＴＡ役員の方が同じ思いをされていると思いますので、少しだけコツをお伝えしますね！
【理事会などの会議についてのコツ】
１．挨拶はしっかりと
会議が始まる前は、談笑されたりとがやがやしている場合が多いので、大きな明るい声で
「皆さん、おはようございます。
ただ今より第一回理事会を始めさせていただきます。
私司会進行を務めさせて頂きます、副会長の〇〇です。
よろしくお願いします。」
第一声をしっかり発言することで、スムーズに会を開催する事ができます。
司会進行がもそもそ話すと、参加されている他の役員さんも聞きづらく、不快に思いますので、しっかりと声を出してくださいね。
そして、会長挨拶へバトンタッチです。
「続いて、〇〇会長よりご挨拶を申し上げます。」
会長は、忙しい中参加して下さったお礼、天候のことや、協力の依頼、自身の気持ちなど、毎回いろいろ考えて自分らしく発言されるといいと思います。
２．質問にはしっかり答える
新役員さんが一番恐れているのが、質問がきたらどうしよう！！という事です。
質問されて、同席されている校長、教頭、役員の誰かが答えられる場合は、しっかり回答を述べればいいですが、まだ慣れていない場合はその場ですぐに答えられない場合もあります。
その時に大切な事は、焦らない事
まずはしっかり質問を受け止めて、分からない時にはおどおどせず、分からない事をしっかり伝えて下さい。
「この件については、分かりませんので、後程お調べして改めてご報告させて頂きます。」
このようにしっかりと伝える事で、参加している方々は安心するのです。
総務役員が自信がなさそうに振る舞えば、この役員に任せて大丈夫なのかと不満を持たれます。
分からないのはＯＫです。
それをどのように対処するかをしっかり伝える事が大事です。
３．事前に打ち合わせをしておく
事前にレジメを作られると思いますが、それに合わせてしっかり流れを確認しておいて下さい。
誰がどの部分で発言（報告）するかという事が分かっていれば焦らずに発言できます。
会議をする場合はこの流れがとても大事です。
すーっと川の流れのようにスムーズに流れて行けば、気持ちよく終われます。
決して、「次は何だった？誰だった？」などという事のないように、きれいな流れで気持ち良く進行してくださいね。
すると時間も短く収める事ができます。
経験のない事をする場合、人によってはとても緊張されます。
先日の選挙でも、夜何度も目が覚めて眠れなかったと話されていた役員さんもおられました。
緊張されなくても大丈夫ですよ
役員は一人でしている訳ではありません。
先の事を案じすぎず、目の前の一つ一つを丁寧にこなしていけば、うまくいきます。
ハプニングはつきものです。私自身予想もしなかった出来事が起こる事もありましたが、冷静に対処する事で、スムーズに事は運びました。
その時も、一人ではなく、周りの役員と一緒に考えながら進めました。
何か起こっても、何とかなる
やるからには楽しんでやってくださいね
終わりが近づくにつれ、笑い話も多くなってきましたよ
第一声をしっかり発言することで、スムーズに会を開催する事ができます。
司会進行がもそもそ話すと、参加されている他の役員さんも聞きづらく、不快に思いますので、しっかりと声を出してくださいね。
そして、会長挨拶へバトンタッチです。
「続いて、〇〇会長よりご挨拶を申し上げます。」
会長は、忙しい中参加して下さったお礼、天候のことや、協力の依頼、自身の気持ちなど、毎回いろいろ考えて自分らしく発言されるといいと思います。
２．質問にはしっかり答える
新役員さんが一番恐れているのが、質問がきたらどうしよう！！という事です。
質問されて、同席されている校長、教頭、役員の誰かが答えられる場合は、しっかり回答を述べればいいですが、まだ慣れていない場合はその場ですぐに答えられない場合もあります。
その時に大切な事は、焦らない事
まずはしっかり質問を受け止めて、分からない時にはおどおどせず、分からない事をしっかり伝えて下さい。
「この件については、分かりませんので、後程お調べして改めてご報告させて頂きます。」
このようにしっかりと伝える事で、参加している方々は安心するのです。
総務役員が自信がなさそうに振る舞えば、この役員に任せて大丈夫なのかと不満を持たれます。
分からないのはＯＫです。
それをどのように対処するかをしっかり伝える事が大事です。
３．事前に打ち合わせをしておく
事前にレジメを作られると思いますが、それに合わせてしっかり流れを確認しておいて下さい。
誰がどの部分で発言（報告）するかという事が分かっていれば焦らずに発言できます。
会議をする場合はこの流れがとても大事です。
すーっと川の流れのようにスムーズに流れて行けば、気持ちよく終われます。
決して、「次は何だった？誰だった？」などという事のないように、きれいな流れで気持ち良く進行してくださいね。
すると時間も短く収める事ができます。
経験のない事をする場合、人によってはとても緊張されます。
先日の選挙でも、夜何度も目が覚めて眠れなかったと話されていた役員さんもおられました。
緊張されなくても大丈夫ですよ
役員は一人でしている訳ではありません。
先の事を案じすぎず、目の前の一つ一つを丁寧にこなしていけば、うまくいきます。
ハプニングはつきものです。私自身予想もしなかった出来事が起こる事もありましたが、冷静に対処する事で、スムーズに事は運びました。
その時も、一人ではなく、周りの役員と一緒に考えながら進めました。
何か起こっても、何とかなる
やるからには楽しんでやってくださいね
終わりが近づくにつれ、笑い話も多くなってきましたよ