そのビジネス文書、伝わりやすい構成ですか
書くことが苦手、文章が書けないで
悩んでいるあなたへ贈る
ワンポイントレッスン
今日もお読みいただいて
ありがとうございます😊
ちょっとした言葉のマジックを加える事で
あなたのメールや文書が
洗練されたものになります✨
早速、今日のレッスンスタートです！
今回のライティング講座は…
【今日のワンポイント】
◆ビジネス文書の上手な構成
◆言葉と視覚から伝わる表現方法
ビジネス文書で大切な事は
「誰が見ても解り易く」
「伝えたい事を明瞭簡潔に」
という事はもちろんなのですが、
特に私が重要視している事は下の2点です。
◆必要な項目を、漏れ・誤解なく伝える
◆相手に「読み解く」時間を与えない
難しく聞こえてしまったかもしれませんが
実はとっても簡単な事なんです！
どういうことか
ひとつずつ説明していきますね
ビジネス文書で大切な事は
正しい情報や項目を、
「漏れなく」「誤解なく」
全てきちんと伝えるという事です。
そんなの当たり前じゃ～ん笑！
って声が聞こえてきそうですが
意外と見落とされてしまうケースがあります。
それは…
「項目ごとではなく、
文章にして伝えてしてしまう」
という事です。
ちょっと一例を挙げてみましょう。
これまで使用してきた社内システムについて、使用効率のアップやセキュリティの観点などから、新たなシステムを取り入れようと検討しております。そこで、社員の皆さまのご意見をいただきたく、アンケートをお送り致します。添付の概要をご覧の上、新システム導入についてのメリット・デメリット・疑問点の入力及び、テスト画面の使いやすさを10段階で評価していただき、システム戦略部・〇〇宛てに〇月〇日までに、このメールに返信の形で、お送りした資料を添付してくだい。
さて、皆さま、
この文書を読んでどう感じましたか？
発信者の伝えたい事は
全部盛り込まれていますし、
文章の表現や文脈に誤りはありません。
でも…
受け取った側からしたら
「何が言いたいのか」
「いつまでに何をすればいいのか」
何度も読み返さなければなりません。
実は
ここが落とし穴なんです！
ビジネス文書においては
何度も読み返さなければならないような文章ほど、
受け取る相手によっては
重要な項目を見落とされてしまったり
誤った解釈をされてしまう可能性が高いのです。
どんな目的で
誰が誰に対して
いつまでに
何をどうすればいいのか
という事を
読み解いて理解する必要があります。
文章を読むのが苦手な人にとっては
それだけで時間も掛かります。
もしかしたら違った解釈をしてしまう事も
あるかもしれません。
長々と書き連ねた文章は
「何度も読み返して理解する」という
余計な時間を相手に与えてしまいます。
では、この文書をどう再構成すればいいか、
答えは簡単です！
「項目化する」
ということです。
項目化すれば、
必要な事項がスッと入って来るだけではなく、
視覚からも整理された情報が飛び込んできて
相乗効果があります。
では、上記の文書を
項目化してみましょう。
「アンケートのお願い」
新システム導入にあたり、下記の通り
アンケートをお願い致したく
ご連絡申し上げます。
■目的
社内システムのセキュリティ強化及び
管理システム効率化の為
【入力方法】
お送り致しました添付ファイルに
新システム導入について
下記４点をご入力ください
（複数入力可）
①メリットと思われる点
②デメリットと思われる点
③疑問点
④テスト画面の総合評価
（１～１０段階で選択）
【返信先】
システム戦略部 〇〇次郎 宛
【返信方法】
このメールを返信の際に
入力済みのファイルを添付
【締切】
○○月○○日（○曜日）
項目毎に列挙する事で
何をどう回答すべきか
解り易くなりましたよね✨
視覚的にも一目瞭然です😄
そして、受け取り側にとって
「文章を読み解く」ための、
時間も労力も不要です。
これを意識して文書を発信する事で
回答の不備不足の回避は勿論の事、
受け取った方の時間の無駄も省けます。
是非、皆さまも
ビジネスメールを発信する際には
「項目化」してみてくださいね😊
さて、今日のワンポイントレッスン、
いかがだったでしょうか。
ほんの少しでも、
皆さまのお役に立てれば嬉しいです😊
ビジネス・ライティング・ビレッジでは
書く事が苦手な方のお手伝いを
させていただいております。
✅思うように文章が書けない
✅メールで誤解される事が多い
✅伝えたい事が言葉に出来ない
✅自分の言葉に自信がない
✅文章を書く事が苦手
✅ビジネスメールで失敗ばかり
などなどのお悩みを持つ、
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アドバイスを加えながら
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