いつもご訪問＆お読みいただいて
ありがとうございます😊
前回のビジネスメール編では
「スマートなメールタイトル」
という内容でお届けしました🌸
今回は、「効果的な発信曜日」という事で
クライアント様からのご質問を元に
お伝えしたいと思います。
:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:
【ご相談】
業務改善を担当する部署に勤務しています。
支店の社員たちに、
様々な見直しデータを送付し、
分析・回答を求める事が多いのですが、
締切日を過ぎた回答や
未回答が多く困っています。
:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:
送って終わりの、
「ご案内やご連絡」のメールでしたら
相手のご都合のいい時に
読んでいただけるので、
送信日や時間などは
24時間いつでも問題ないですよね。
ですが、そのメールが、
今回のクライアント様のように
分析等、何か課題を与えるものや
集計・見直しが必要なものであったり
返信を求めるものであった場合は
メール発信する「曜日」や「時間」も
重要なポイントになってきます。
・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*
このクライアント様に、
メールの送信の曜日や時間をお伺いしたところ
普段から、発信する曜日は
木曜日や金曜日、そして時間も、
朝イチではなく午後や夕方、夜との事でした。
理由をお伺いしたところ、
クライアント様の細やかなお心遣いが
垣間見えてきました😊😭
課題や集計・レポート作成等の
返信を求めるものは
「考えるのに時間も掛かるだろうし…」
「まとまった時間も必要だよなぁ…」と考え
なるべく、日中の業務に差し障らないよう
あえて、週後半の曜日や夕方の時間帯に
発信していたのだそうです。
特に課題が重ければ重いほど、
週末などまとまった時間でも対応出来るよう
金曜日の夕方に発信していたとの事でした。
・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*
お相手の事を考えた
とても細やかなご配慮だと思います。
ですが、このご配慮が、
逆にお相手の負担や、
回答が遅い・未回答、などの結果に繋がる
要因となっています。
・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*
ここで皆さん、
ご自身に置き換えて
是非、想像してみてください！！
一週間フル稼働で仕事をやり遂げ、
「今週も頑張ったぞ～😆✨」と
達成感に浸っていた金曜日の夕方、
本部や本社から、
重～い課題（時間の掛かる複雑な課題・指令）
が届いたとします。
でも、締切はまだ2週間も先となっています。
さて、皆さん、どうされますか？
私のクライアント様で、
会社員の方を中心にお伺いしてみたところ、
▪️締切は先だし、時間も掛かりそうだから
来週取り掛かかろうと思う
▪️プライベートな時間を使ってまで
週末にやろうとは思わない
などなど、ほぼ100%で、
「来週以降に対応」との回答でした。
まさに、これこそが
「回答が遅い」「未回答」となる
落とし穴なのです‼️
金曜日の夕方にチラッと見たメール、
土日を挟んで、月曜日になったら
すっかり忘れているケースが多いのです。
（祝日などで3連休となったら尚の事！）
もちろん、受信者の方それぞれで
・未読に設定し直しておく
・フラグ付けしておく、
・時間指定で自分に転送予約しておく
…などなど、忘れない為に
色々な工夫もされているかと思いますが
ですが、一旦開いたメール、
「じゃ、月曜日以降に対応しよう」と、
その時は思っていても、
ついうっかり、そのまま埋もれてしまって
忘れられてしまうケースが多いのも事実です。
24時間、いつでも配信出来る
24時間、いつでも見る事が出来る
それがメールのいいところでもあるのですが、
逆にそれがあだになっている事もあるのです。
でも、ちょっとした小技を挟む事で、
効率よく回る事もたくさんあります😊✨
┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏
返信が必要な配信メールは
月曜日の朝一番など
週の始まりに出すと
返信率や返信スピードが
飛躍的にぐんと上がります✨
┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏
どういうことかというと…
お仕事をしている方なら殆どの方が
実践していると思うのですが、
日々の業務をこなしていく上で、
とても重要な「スケジューリング」
皆さんも
週の始まりや、朝、出社した時などに
届いたメールやFAXを確認した上で
一週間のスケジュール、
一日のスケジュールなど
大枠ではあっても、
ある程度の作業工程を考えて
業務にあたっていると思います。
なので、
月曜日の朝イチバンに届いた案件は
自分の作業の流れの中で、
1週間に分けて作業行程を組める為、
届いた相手にとっては
効率よくスケジュールが組めるのです😆✨
重要な案件であればあるほど、
「開封されたけど、埋もれて忘れられてしまった」
なんて事は避けたいですよね。
ちょっとした発信のタイミングを変えるだけで
劇的に効率よく業務が回る事がよくあるのです。
・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*
もちろん
今回のご案内は一例であって
業種や業務内容、立場によって
ベストな配信時間や曜日も
異なってくると思います。
ですので、
皆さんそれぞれの立ち位置で
ご参考していただければ幸いです😊💕
そうそう、以前にお伝えした、
回答率を上げる為の
「スマートなメールタイトル」も
併せてご参考になさってくださいね
■過去のリンクはこちら
https://ameblo.jp/littlesky310/entry-12729137977.html
:*.｡o○o｡.*:._.:*.｡o○o｡.*:._.:*.｡o○o｡.*:._.:*.｡
さて、今日のワンポイントアドバイス、
いかがだったでしょうか。
ほんの少しでも
皆さまのお役に立てれば嬉しいです
*.｡o○o｡.*:._.:*.｡o○o｡.*:._.:*.｡o○o｡.*:._.:*.｡
ビジネス・ライティング・ビレッジでは
書く事が苦手な方の
お手伝いをさせていただいております
✅思うように文章が書けない
✅メールで誤解される事が多い
✅伝えたい事が言葉に出来ない
✅自分の言葉に自信がない
✅文章を書く事が苦手
などなどのお悩みを持つ、
書けない方の文章に
アドバイスを加えながら添削・修正したり
時には、ゼロから原稿を作る
お手伝いもしています。
どんな小さなお悩みでも全部受け止めます
いつでもご相談くださいね！
以下のリンクから、
公式ラインのお友達にご登録いただくと、
個別のやりとりが出来るようになります。
お悩みがありましたらいつでも
ラインのほうからご相談くださいね
🌷公式ラインはこちらから
