いつも、ご訪問＆お読みいただいて
ありがとうございます😊💕
前回よりお送りしている
文章が苦手な方への
ワンポイントレッスン、
書く事が苦手な皆さまにとって、
何か少しでも
お役に立つ事があれば幸いです🌸
早速、今回も
クライアント様からのご相談をもとに
ご案内させていただきます😊
今回のテーマは「ビジネスメール編」です。
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【ご相談】
大手企業の本社に在籍しています。
主に、取引先や社員などに送っている
アンケートのデータ集計作業などを
担当していますが
メールの回答率が低かったり、
期限までに回答が集まらず困っています。
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今回のクライアントさんが配信した
ビジネスメールを拝見したところ、
メール本文はとても的確で
きちんと整理された内容で
相手に伝わる内容でした😊✨
では、なぜ返信が集まらないのか。
１箇所だけ気になる点がありました。
それは…
「メールタイトル」です。
ご本人了解の上で、
過去に出したメールタイトルを
ご紹介させていただきます。
・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*
【タイトル１】 ご連絡
【タイトル２】 お願い
【タイトル３】 新プロジェクトの件
【タイトル４】 アンケートの件
【タイトル５】 データ集計のご連絡
【タイトル６】 ご協力お願いします
・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*
というようなタイトルでした。
皆さん、どう思われますか？
メール本文には詳細が書かれているので
タイトルとしては
一見、問題無いように見えますが…
実は、このようなタイトルが一番、
開封率や回答率・返信率を下げる
原因となっているのです。
（原因）
■要回答のものなのか、ただのご案内なのか不明
■自分に関わるご連絡なのか、大勢に発信しているダイレクトメール的なものなのかが不明
■至急かそうでないかの判断が出来ない
■重要度が分かりにくい
■ご挨拶メール程度と思われてしまう
・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*
私の知っているビジネスマンや
起業家さんの中には
１日に200～300件ものメールが
届く方もいらっしゃいます
そういう方々にとっては
メールを捌くのも時間との戦いです。
なので皆さん
タイトルで「重要度」や「至急度」を
判断しています。
メールを開いてみて、
「あ、急ぎじゃないんだ、
じゃあ、未読に設定しなおして…」
なんて作業は
時間の無駄になってしまいます。
メールをお送りした相手に、
余計な負担を掛けさせず
効率よく情報をお届けしたいですよね😊🌸
では
どういうタイトルがいいのでしょうか。
以下が、修正とアドバイスを加えた
文章になります。
・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*
【修正後】
■重要：要返信（○月○日迄）：新プロジェクト賛否お伺い
■要返信（○月○日迄）：会議室利用頻度のご確認
■ご賛同の方ご返信ください：展示会開催の有無について
・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*
◆修正ポイント
・要回答かどうかの明記
・回答締切の明記
・重要度の明記
・具体的な内容の明記
（具体例）
▪️プロジェクトの件
→ プロジェクト賛否のお伺い
▪️会議室の件
→ 会議室利用頻度のご確認
▪️展示会の件
→ 展示会開催の有無について
◯◯の件、だけではなく
◯◯の「何」について「どう聞きたいのか」を
詳細に明記することで
どんなメール内容かを
イメージしやすくなります。
判断しやすいタイトルで
メールをお送りすることによって
相手の時間を奪うことなく
（コレとっても重要です！）
確実・迅速に相手に要件を
伝える事ができますよね😊
そして、結果として
ご自身の業務の効率化にも
繋がってくるのです✨
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【今日のまとめ】
ビジネスメール、
気の利いたタイトルの作り方は…
■要返信かどうか
■回答期限の明記
■具体的な内容の明記
（ポイント）
お送りする相手の状況を想像して、
短い時間で判断できるタイトルで
ご案内しましょう😊❣️
たったこれだけを気にするだけで
相手に与えるビジネスメールの印象は
180度違ったものになります✨
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さて、今日のワンポイントアドバイス、
いかがだったでしょうか。
ほんの少しでも、
皆さまのお役に立てれば嬉しいです
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ビジネス・ライティング・ビレッジでは
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お手伝いをさせていただいております
■思うように文章が書けない
■メールで誤解される事が多い
■伝えたい事が言葉に出来ない
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