アドビ株式会社が今年の秋に予定されている郵便料金の値上げを受けて、ビジネスにおける帳票郵送業務に関する調査を実施しました。
▽ 調査概要 ▽
調査年月：2024年２月28～2024年３月３日
調査対象：デスクワーカーとして働く20～59歳男女500人
▽ 紙とデジタルの重複送付 ▽
現在の郵送業務の状況を調べたところ、紙の見積書や請求書、領収書を使用していると回答した291名のうち85.6%が、印刷や郵送業務を行っていることがわかりました。
また、そのうちの約７割が、印刷・郵送業務の前後に同じ書類をPDFなどのデジタルファイルとしても重複して送っていること明らかになりました。
▽ 紙の使用頻度と種類 ▽
紙の書類の使用頻度については、約半数が「毎日」と回答。
「週に１回以上」は全体の87.4％にも上りました。
毎日 …………………… 49.6％
週３～４日 …………… 20.4％
週１～２日 …………… 17.4％
全く使用していない … 12.6％
紙の書類を使用していると回答した437名に対し、種類を聞いたところ、「見積書/請求書」が最も多く51.9%、次いで「領収書」の46.7％、「契約書など社外との重要書類」と続きました。
見積書／請求書 ………………… 51.9％
領収書 …………………………… 46.7％
契約書など社外との重要書類 … 45.5％
打ち合わせ資料 ………………… 43.7％
報告書など組織内の提出書類 … 39.8％
また、併せてデジタル化により印刷を減らせる orなくせると思う業務を聞いたところ、こちらも最多は「見積書／請求書」で36.9%という結果でした。
後編では、トラブルや今後の郵送業務の意向についてご紹介します！
※後編に続きます。
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～後編～
▽ 郵送トラブル ７割近くが経験 ▽
請求書や支払い確認書の郵送が遅れたことで業務進行や締め切りに支障が生じる、あるいは業務が中断するなど、郵送物の配送に関連した時間的な制約が業務の進行に影響した経験について聞いたところ、全体の68％が「経験あり」と回答しました。
▽ 毎月３時間以上 ６割超 ▽
紙の書類を印刷して郵送していると回答した249名を対象に、ひと月の平均量を聞いたところ、最も多かったのは「11通～100通ほど」49％、次いで「1通～10通ほど」「101通～1000通ほど」と続きました。
1通～10通ほど ……… 31.7％
11通～100通ほど …… 49.0％
101通～1000通ほど … 15.3％
1001通以上 …………… 4.0％
印刷・郵送業務にかけている時間を聞いた設問に対して、３時間以上かけていると回答した割合は62.2％でした。
１～２時間 … 22.5％
３～４時間 … 26.5％
５～６時間 … 17.3％
７～８時間 … 6.4％
９～10時間 … 5.2％
11時間以上 … 6.8％
わからない … 15.3％
多くの業務担当者にとって印刷・郵送業務が負担になっていると判明しました。
▽ 今後は削減傾向 ▽
今秋に予定されている郵便料金の値上げが実現した場合の郵送業務に関する会社の意向を聞きました。
とても削減すると思う ………………… 16.8％
どちらかというと削減すると思う …… 35.2%
どちらかというと削減しないと思う … 30.8％
全く削減すると思わない ……………… 17.2％
削減すると思う派が半数以上という結果です。
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by事務SOLマン
